ActiveSync: Ein Protokoll, das der Microsoft Exchange Server für die Kommunikation mit Windows Mobile-Clients sowie anderen mobilen Geräten, die ActiveSync lizensiert haben (z.B. Apples iPhone), verwendet.

Anti-Spam-Filter: Ein Filter der den Benutzer vor Spam schützt und die entsprechenden Nachrichten im Voraus kennzeichnet oder direkt löscht.

Aufgabe: Die meisten Menschen verwenden Aufgabenlisten auf Papier, in einer Tabelle oder mithilfe einer Kombination aus Papier und elektronischen Hilfsmitteln. In Outlook können Sie verschiedene Listen in einer Liste zusammenfassen, Erinnerungen ausgeben lassen und den Fortschritt von Aufgaben überwachen.

Beibehaltungsrichtlinien: Es können zwei Richtlinien unterschieden werden. Mit Löschrichtlinien lassen sich E-Mails nach einer festgelegten Zeit automatisch aus dem Postfach entfernen. Archivierungsrichtlinien bewegen Objekte in das persönliche Archiv des Anwenders. Beide Richtlinien können kombiniert eingesetzt werden und beziehen sich immer auf das Alter einer Nachricht.

Discovery (Multimailboxsuche): Benutzer können eine Vielzahl von Mailboxinhalten durchsuchen, einschließlich E-Mails, Dateianhänge, Kalendereinträge, Aufgaben und Kontakte.

Groupware (Collaboration): Eine Software die Gruppen bei der Zusammenarbeit unterstützt. Dies kann über zeitliche und/oder räumliche Distanzen geschehen. Dazu gehört die Kombination von E-Mail, (gemeinsame) Terminkalender, (gemeinsame) Adressbücher und (gemeinsame) ToDo-Listen (Aufgaben).

Kontakt: Der Ordner Kontakte ist der Ort an dem Sie Informationen zu Personen, Organisationen und Unternehmen verwalten und speichern. Selbstverständlich können Sie diese in unterschiedliche Gruppen sortieren.

Konversation: Bei einer Konversation vollzieht sich der Ablauf des Gesprächs wie die einzelnen Personen ihre Aussagen treffen. Dementsprechend werden im vorliegende Fall die Nachrichten in der chronologischen Abfolge des Empfang/Versand dargestellt.

MAPI: Mail Application Programming Interface. Ein von Microsoft definierter Standard, mit dem Mail-Programme kommunizieren. Insbesondere im Exchange Umfeld verwendet, ermöglicht es den Clients die volle Funktionalität auszuschöpfen.

Migration: Eine Umstellung von Programmen, z.B. von einem alten auf ein neues Betriebssystem, von einer Hardwareplattform auf eine andere oder von einem Datenformat auf ein anderes, bezeichnet man als Migration, was soviel wie "Wechsel" bedeutet. Im vorliegenden Fall ist damit der "Wechsel" Ihrer Daten (Mails, Adressbücher etc.) auf das neue System gemeint. 

mobile Geräte: Darunter versteht man Endgeräte, die aufgrund ihrer Größe und ihres Gewichts tragbar und somit mobil einsetzbar sind. Unter Mobilgeräten werden Mobiltelefone, Smartphones (Handys) und Personal Digital Assistants (PDA) zusammengefasst. Notebooks und Subnotebooks werden im weiteren Sinne ebenfalls der Gruppe der Mobilgeräte zugeordnet und mit den Smarthandys und Assistants als Mobile Computing bezeichnet. Für die Gruppe ist W-LAN- oder WiFi-Tauglichkeit typisch.

Newsgroup: Nachrichtenbereiche die alle jeweils ein bestimmtes Thema zum Inhalt haben. Zumeist in einer bestimmten (z.B. chronologischen) Abfolge.

Outlook Web Access: Mit dem Outlook Web Access (OWA) baut man mittels eines Internet-Browsers eine Verbindung zum Microsoft Exchange Server auf. Dabei wird eine Oberfläche angeboten, die sich optisch kaum von derjenigen des Microsoft Outlook-Clients unterscheidet. Neben dem Postfach mit den Ordnern "Posteingang", "Postausgang", "Gesendete Objekte" und "Entwürfe", erhält man ebenso Zugriff auf die von Outlook bekannten Funktionen wie Kalender, Aufgabenverwaltung oder Notizen. Der Zugriff ist mit den unterschiedlichsten Browsern möglich, so dass man nicht an den Internet Explorer gebunden ist.

Protokolle: Protokolle sind standardisiert und werden zur Kommunikation zwischen Computern benötigt. Vereinfacht gesagt ist ein Protokoll eine Definition, die bestimmte Regeln festlegt, an die sich Computer bei der Kommunikation zu halten haben. Im vorliegenden Fall sind dazu insbesondere Mail-Protokolle notwendig, die zur Abholung oder zum Versand benötigt werden. Wichtige Protokolle sind IMAP, SMTP oder MAPI. Das veraltete POP3 wird vom Exchange Server 2010 des ZIMK nicht mehr angeboten.

Resiliency (Elastizität): Exchange 2010 bietet ein verbessertes Speichermanagement und Speicherfunktionen, so dass Benutzer größere und zuverlässigere Mailboxen anlegen können. Exchange bietet damit Hochverfügbarkeit sowie verbesserte Systemwiederherstellung und Backups.

Spam: Als Spam (oder Junk) werden unerwünschte Nachrichten bezeichnet, die dem Empfänger unverlangt zugestellt werden und häufig Werbung beinhalten.

Termin: Termine sind in Ihrem Kalender geplante Aktivitäten. Indem Sie die einzelnen Termine als "Gebucht", "Frei", "Mit Vorbehalt" oder "Abwesend" kennzeichnen, können Sie anderen Outlook-Benutzern, die Ihren Kalender einsehen dürfen, Ihre Verfügbarkeit bekannt geben.

Unified Messaging: Derartige Dienste verknüpfen moderne Formen der Kommunikation (z.B. E-Mail) mit den "Klassischen" (Telefon, Fax, Anrufbeantworter). Damit lässt sich ein Fax an eine E-Mail oder per E-Mail eine SMS an ein Handy schicken.

Voicemail: Das gesprochene Wort ist oftmals persönlicher. Voice-Mails können als komprimierte Audio-Datei an eine normale E-Mail angehängt werden.

Volltextsuche: Einige Suchfunktionen beschränken sich nur auf Titel, Schlüsselworte oder die ersten Zeilen. Andere erfassen den gesamten Text, d.h. sie erlauben eine Volltextsuche. Dadurch ergeben sich bei Suchabfragen hohe Trefferquoten, die man aber mit etwas Geschick in den Griff bekommt.

Zugriffszeit: Beschreibt wie schnell der entsprechende Server nach dem Eintreffen eines Schreib- oder Lesebefehls den entsprechenden Vorgang ausführen bzw. die entsprechenden Daten bereitstellen kann.