1.1

Das Beschaffungswesen an der Universität Trier ist seit ihrer Gründung im Jahre 1970 zentral organisiert. Damit hat die Universität Trier den Forderungen sowohl der Landesregierung - Kultusministerium - als auch dem Rechnungshof Rheinland-Pfalz von Anfang an Rechnung getragen.

1.2

Anläßlich einer örtlichen Prüfung des Beschaffungswesens im Haushaltsjahr 1985 hat der Rechnungshof Rheinland-Pfalz in seinem Prüfungsbericht vom 30.12.1985 die Notwendigkeit einer Zentralisierung des Beschaffungswesens noch einmal betont und gefordert, entsprechende Beschaffungsrichtlinien zu erlassen. Mit der nachfolgenden Neufassung und Aktualisierung der Beschaffungsrichtlinien kommt die Universität dieser Forderung nach.

1.3

Die Beschaffungsrichtlinien sind nicht nur als eine Regelung zur Vermeidung von Mißbräuchen zu verstehen. Sie dienen vielmehr einer effektiveren Gestaltung des Beschaffungswesens und sind daher insbesondere auch von den verantwortlichen Bediensteten der Zentralen Beschaffung zu beachten.

2.1

Das Beschaffungswesen wird im Auftrag des Kanzlers von der Universitätsverwaltung zentral für alle Universitätsbereiche abgewickelt. Ausgenommen ist die Beschaffung von Literatur und literaturähnlichen Informationsmitteln, für die gemäß § 87 HochSchG der Direktor der Universitätsbibliothek zuständig ist.

2.2

Zuständige Stelle in der Universitätsverwaltung ist die “Zentrale Beschaffung”, die der Abteilung I - Allgemeine Verwaltung, Haushalt, Zentrale Beschaffung, Liegenschaften - angegliedert ist.

1.

Optimale Ausnutzung der Haushaltsmittel

2.

Vermittlung bzw. Aneignung grundsätzlicher Markt- und Warenkenntnisse.

3.

Wirtschaftliche Auftragsvergabe insbesondere durch Zusammenfassung gleichartiger Aufträge , intensive Preisverhandlungen, Rahmenabkommen, einheitliche Gestaltung des Einkaufs und der Verträge.

4.

Fachkundige Zollbearbeitung und Frachtabwicklung.

5.

Wirtschaftliche Gestaltung der Liefer-, Kunden,- und Wartungsdienste.

3.1

In Beschaffungsangelegenheiten ist auf die wirtschaftliche Verwendung der Haushaltsmittel und eine rationelle Durchführung aller Vorgänge zu achten. Lehre und Forschung sowie die anderen Universitätsbereiche sollen dabei von Beschaffungsmaßnahmen entlastet werden.

3.2

Zur Durchführung der zentralen Beschaffung haben die verantwortlichen Bediensteten auf folgende Forderungen, Regeln und Voraussetzungen zu achten:

4.1

Die mit der Zentralen Beschaffung betrauten Bediensteten besitzen aus-schließlich die Befugnis, für die Universität Aufträge zu erteilen und Verträge abzuschließen, soweit diese Befugnis nicht vom Präsidenten zusammen mit dem Kanzler oder vom Kanzler allein wahrgenommen wird.

4.2

Die Befugnis zur Unterzeichnung von Lieferaufträgen bzw. zum Abschluß von Verträgen wird gesondert geregelt.

4.3

Andere Bedienstete der Universität - ganz gleich in welcher Funktion - sind zum Abschluß von Verträgen, zur Erteilung von Verträgen nicht berechtigt. Bei unvermeidlichen sogenannten “Direktkäufern” ist die Zentrale Beschaffung möglichst vorher zu unterrichten. Eine Übernahme der Kosten auf den Universitätshaushalt ist nur in soweit zulässig, als ohnehin eine Ausgabe notwendig geworden wäre.

5.1

Im Wege der Zentralen Beschaffung werden alle Gegenstände, Geräte und Verbrauchsmaterialien erworben., die die Universität zur Erfüllung ihrer Aufgaben in Lehre und Forschung (mit Ausnahme der Literatur), zur Durchführung ihrer Verwaltungsaufgaben sowie zur Unterhaltung und zum Betrieb ihrer Mobilien und Immobilien benötigt.

5.2

Anschaffungsgegenstände sind im wesentlichen:
- Möbel, Geräte und sonstige Ausstattungsgegenstände
- wissenschaftliches Gerät
- Großgeräte
- Lehr- und Forschungsmittel
- Maschinen und Werkzeuge für technische Einrichtungen sowie für die Werkstätten
- Büro- und Verbrauchsmaterialien

1.

Für alle notwendigen Beschaffungsfälle ist der Zentralen Beschaffung eine Bedarfsanforderung nach Vordruck vorzulegen.

2.

In der Bedarfsanforderung ist der zu beschaffende Gegenstand ausreichend zu beschreiben und die Notwendigkeit der Anschaffung nach haushaltsrechtlichen Erfordernissen zu begründen. Die bloße Angabe des Verwendungszweckes genügt dabei nicht. Aus der Begründung muß erkennbar sein, daß die zu beschaffende Sache unabdingbar notwendig ist.

3.

Ersatzbeschaffungen sind als solche zu kennzeichnen. Dabei ist neben dem Grund der Ersatzbeschaffung anzugeben, was mit dem ausgesonderten bzw. auszusondernden Gegenstand geschehen soll.

4.

Bei höherwertigen und/oder längerlebigen Gegenständen, Geräten und Anlagen, sind die Folgekosten sowie die Kosten für evtl. notwendig werdende bauliche Maßnahmen darzustellen.

5.

Soweit die Beschaffungen von Universitätsbereichen beantragt werden, denen durch den Senat Haushaltsmittel zugeteilt sind, haben die Leiter dieser Einrichtungen die Finanzierbarkeit der anfallenden Kosten und der Folgekosten aus den zugeteilten Haushaltsmitteln unterschriftlich zu bestätigen. In allen anderen Fällen ist die Bedarfsanforderung von den jeweiligen Bereichsleitern zu unterzeichnen bzw. mitzuzeichnen.

6.

Die Bedarfsanforderung soll bereits von der anfordernden Stelle mit Hinweisen zur Verbuchung versehen werden (Titel, Kostenstelle).

1.

Die Zentrale Beschaffung prüft die Bedarfsanforderung, ob die Notwendigkeit der Anschaffung nach den haushaltsrechtlichen Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gerechtfertigt ist.

2.

Bestehen Zweifel, so hat die Zentrale Beschaffung diese ohne besonderen Verwaltungsaufwand mit der anfordernden Stelle zu klären. Können die Bedenken nicht ausgeräumt werden, hat die Zentrale Beschaffung ihre ablehnende Entscheidung der anfordernden Stelle mit Begründung mitzuteilen.

1.

Bei regelmäßiger wiederkehrenden Verbrauchsmaterialien soll auf Einkaufsvorteile durch Bestellung von Jahresmengen hingewirkt werden.
Dabei ist der jeweilige Jahresbedarf in einer Ausschreibung zusammenzufassen. Die Auftragserteilung erfolgt durch Rahmenverträge, in denen entsprechend den Lagerungsmöglichkeiten der Universität Teilabrufe vereinbart werden.

2.

Zur Auftragsvergabe mittels Rahmenverträgen bieten sich insbesondere folgende Verbrauchsmaterialien an:
- Büromaterial einschl. Papier
- elektronische Bauteile
- Kleinmaterial für die Werkstätten
- Leuchtröhren und Lampen
- EDV- Verbrauchsmaterial

3.

Der Gesichtspunkt eines vereinfachten Beschaffungsverfahrens mit einem möglichst geringen Verwaltungsaufwand ist bei Rahmenverträgen besonders zu beachten.

1.

Für die Durchführung der Beschaffung gilt grundsätzlich das Bestellverfahren über die Bedarfsanforderung. Handkäufe sind nur bei geringerwertigen Verbrauchsmaterialien zulässig, wenn aus zeitlichen Gründen das normale Bestellverfahren nicht mehr eingehalten werden kann. Fahrkosten dürfen dabei nicht entstehen.

2.

Für eilige Anschaffungen , für die kein Rahmenvertrag besteht, kann ein vereinfachtes Bestellverfahren angewandt werden.
Die Zentrale Beschaffung stellt dabei nach mündlicher Vorklärung einen Bestell- oder Lieferauftrag aus, mit dem die notwendige Sache sofort besorgt werden kann.
Der Bestell- oder Lieferauftrag ist von der Zentralen Beschaffungsstelle zu unterzeichnen.

1.

Liegen die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen nach Auffassung der Zentralen Beschaffung vor, so hat sie die Genehmigung zu erteilen und festzustellen, ob die Auftragsvergabe durch öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung oder durch freihändige Vergabe ermittelt wird.

2.

Die Zentrale Beschaffung soll vor der Auftragserteilung feststellen, ob eine vorherige Unterrichtung des Bestellers bzw. der anfordernden Stelle über die vorgesehene Vergabe und der in Frage kommenden Lieferanten geboten ist.
Auf die Vergabe hat die Meinung des Bestellers grundsätzlich keinen Einfluß, jedoch sollen evtl. Bedenken angehört und überprüft werden, vor allem dann, wenn es sich um spezielle Beschaffungen handelt, deren fachliche Beurteilung der Zentralen Beschaffung abschließend nicht uneingeschränkt möglich ist.
Einwände der Besteller, die zu Änderungen in der Auftragsvergabe führen oder nicht berücksichtigt werden, sind aktenkundig zu machen.

3.

Die Auftragserteilung und der Lieferant sind der anfordernden Stelle bzw. dem Besteller mitzuteilen.

1.

Für die Annahme aller an die Universität zu liefernden Waren ist eine zentrale Warenannahmestelle vorgesehen, die aber derzeit noch nicht eingerichtet ist. Bis zu diesem Zeitpunkt werden in der Regel alle Lieferungen direkt dem Empfänger zugestellt. Der Empfänger hat die Lieferung sofort auf ihre Vollständigkeit und den ordnungsgemäßen Zustand zu überprüfen. Fehler und Mängel sind unverzüglich der Zentralen Beschaffungsstelle anzuzeigen. Bei nicht sofort erkennbaren Transportschäden muß die Sendung nach Öffnung unverändert liegenbleiben. Der für die Beschaffung zuständige Sachbearbeiter der Zentralen Beschaffung ist sofort zu benachrichtigen. Dabei ist zu beachten, daß für Postsendungen die Gewährleistung der Post für Transportschäden bereits nach 24 Stunden erlischt.

2.

Der Empfänger bestätigt die Lieferung auf dem Liefer- bzw. Frachtschein mit Datum und Unterschrift und gibt den Schein unverzüglich an die Zentrale Beschaffung weiter. Die sofortige Weitergabe ist für die Einhaltung von Verhandlungsterminen (z.B. Skontofristen) wichtig. Sofern durch die verspätete Abgabe Zahlungsziele versäumt werden oder Mehrausgaben entstehen, hat die Zentrale Beschaffung die Frage des Schadenersatzes zu prüfen.

3.

Liegt einer Lieferung die Rechnung bei, ist diese mit der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit durch die hierfür zuständige Person unverzüglich der Zentralen Beschaffung zur Anweisung zuzuleiten.

1.

Privatkäufe von Universitätsbediensteten im Namen der Universität sind unzulässig. Die Bediensteten der Zentralen Beschaffung sollen an Privatkäufen aus ihrer dienstlichen Stelle hinaus nicht mitwirken.

7.1

Laufend notwendige Materialien des Geschäftsbedarfs werden in der Materialverwaltung vorrätig gehalten. Vor Erstellung von Bedarfsanforderungen soll deshalb geprüft werden, ob die benötigten Materialien dort erhältlich sind.

7.2

Die Kosten der von der Büromaterialverwaltung erhaltenen Materialien werden monatlich ermittelt und nachträglich zu Lasten der jeweiligen Fachbereiche bzw. Fächer usw. verbucht.

7.3

Bei Materialentnahmen von Fachbereichen/Fächern und sonstigen Stellen, denen eigene Haushaltsmittel zugeteilt sind, haben die Dekan oder in ihrem Auftrag die Fachbereichsreferenten, ansonsten die Vorgesetzten die Materialentnahme im Einzelfall oder durch Festsetzung von Monatshöchstbeträgen generell zu genehmigen.

8.1

Rechtliche Grundlage für die Inventarisierung von Geräten und Ausstattungsgegenständen sind die Bestimmungen über das Inventarwesen im Geschäftsbereich des Kultusministeriums für den Hochschulbereich (Inventarordnung - Hoch-schulen), die durch Rundschreiben des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Weiterbildung vom 28.10.1994 (Az.: 1514 - 03 404/400) veröffentlicht wurden. Danach sind grundsätzlich alle beweglichen Sachen ( Geräte, Eigenbaugeräte, Ausstattungsgegenstände, Maschinen usw. ), die einen Anschaffungswert von mindestens 800 DM im Einzelfall und eine längere Lebensdauer als voraussichtlich 3 Jahre haben, nachzuweisen. Soweit es im Einzelfall geboten erscheint, sind auch Gegenstände von geringeren Wert als 800 DM nachzuweisen, wenn sie eine längere Lebensdauer als 3 Jahre haben. Die gilt nicht für den Geschäftsbedarf, Verbrauchsmittel sowie geringwertige Verbrauchsgegenstände ( Anschaffungswert bis 150 DM ). Nicht nachzuweisen sind alle Gegenstände, die mit baulichen oder maschinellen Anlagen niet- und nagelfest verbunden sind.

8.2

Die von der Zentralen Beschaffungsstelle (Inventarisierung) erfaßten Gegenstände erhalten eine Inventarnummer, die aus einer Zahlenkombination besteht. Die Geräte usw. werden mit einem weißen Schild, das die Inventarnummer enthält, als Landeseigentum gekennzeichnet. Bei allen Rückfragen, Reparaturen bzw. Wartungsangelegenheiten sollte diese Inventarnummer angegeben werden.

8.3

Das Inventar darf nur für dienstliche Zwecke benutzt werden und ist pfleglich zu behandeln.
Soweit ein Bediensteter der Universität ein Gerät außerhalb des Universitätsbereiches einsetzt oder einem Dritten für dessen Zweck überläßt, trägt er hierfür die volle Verantwortung.
Die Mitnahme von Landeseigentum zu privaten Zwecken außerhalb des Universitätsbereiches ist grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des Kanzlers.

8.4

Das Inventar ist pfleglich zu behandeln und so aufzubewahren, daß es gegen Schäden bestmöglich geschützt ist. Bei sehr wertvollen Inventargegenständen ist zu prüfen, ob besondere Schutzvorrichtungen vertretbar sind. Für Schäden an und für den Verlust von Inventararten haben die verantwortlichen Bediensteten nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften einzustehen.

8.5

Verlorengegangene sowie unbrauchbar oder entbehrlich gewordene Gegenstände dürfen nur aufgrund einer schriftlichen Verfügung aus der Inventarisierungskartei abgesetzt werden. Die Absetzung von Gegenständen genehmigt der Kanzler der Hochschule.