Finanzierung

Mit der Durchführung einer Tagung sind auch Kosten verbunden. Je präziser Sie diese benennen können, umso besser können Sie auch etwaigen Geldgebern die Notwendig-keit dieser Ausgaben verdeutlichen und Anträge zur Finanzierung formulieren.

Welche Kosten müssen Sie einplanen?

  • Honorare, Reise- und Aufenthaltskosten für Referentinnen und Referenten: Sie sind im Allgemeinen entweder in voller Höhe oder als knapp kalkulierter Pau-schalbetrag zu finanzieren; hier sind mögliche Höchstsätze und Richtlinien der Geldgeber zu beachten. Bei größeren Tagungen sind zumeist nur die Haupt- oder Plenarvorträge (der sogenannten Keynote-Speaker) finanzierbar.
  • Organisationskosten als da sind

in Vorbereitung der Tagung:

  • Honorare/Vergütungen/Aufwandsentschädigungen für die Leitung, Konzeption, Koordination oder vorbereitende Organisation der Veranstaltung (z.B. für Infor-mationsrecherchen durch studentische Hilfskräfte oder die Besetzung eines Or-ganisationsbüros mit (einer) Person(en))
  • Sitzungen eines Programm- und/oder Organisations-Komitees
  • Erstellung oder Kauf einer Informations- und Organisationsplattform (im Internet) und deren Implementierung mit Daten, die z. T. erst beschafft werden müssen
  • Information der scientific community über die Tagung (Internet-, Druck- und Portokosten, wobei das Format der Druckerzeugnisse großen Einfluss auf die Portokosten hat!).
  • Pressematerial

beim Ablauf der Tagung

  • Kosten für die Nutzung der Räume
  • Bereitstellung der Technik (Overhead, Video, Dia, PCs, Internetzugang, Mikrofone für Vortrag und Diskussion, Telefon, Fax, Kopierer, Drucker)
  • Einrichten und Betreiben eines Tagungsbüros
  • Tagungsunterlagen (Programm, Reader, Proceedings, Teilnehmerlisten, Kopien, Info-Material zum Ablauf und zum Ort) und -materialien (Ta-gungsmappen, Namensschilder, Stifte, Schreibblöcke, Flipchartpapier, Metaplankarten etc.)
  • Verpflegung
  • Dokumentation (Protokoll, Tonbandmitschnitt)
  • Übersetzungen, Dolmetschen
  • Servicepersonal (Hilfskräfte, Pedelle, Reinigung, Wachpersonal)
  • Kosten für Versicherungen (Grundsätzlich kann die Universität keine Versi-cherungen abschließen, weil sie als sog. Selbstversicherer auftritt. Im Rahmen von Tagungen können sich aber Risiko-Konstellationen ergeben, für die der Abschluss einer Versicherung dennoch erforderlich wird. Bitte in Zweifelsfällen unbedingt Kontaktaufnahme mit der Abteilung I der Verwaltung)

 nach Ablauf der Tagung:

  • Abrechnung und Dokumentation der Tagung
  • Publikation der Ergebnisse

das Rahmenprogramm:

  • Treffen am Abend
  • Konferenz-Dinner
  • Besuch von Sehenswürdigkeiten

 

Der finanzielle Aufwand lässt sich in drei Bereiche einteilen:

  • Eigenmittel: Hierzu gehört z. B. Ihr persönlicher Aufwand in der Vorbereitung oder der von weiterem Personal, oft auch die Ankündigung der Tagung, aber auch die Infra-struktur wie Räume und Technik, die die Universität bereitstellt.
  • „harte“ Tagungskosten: Hierzu gehören Honorare einschl. der Reise- und Aufenthaltskosten für Referenten/innen und Moderation sowie die Organisations-kosten, sofern sie nicht aus Eigenmitteln (auch der Gäste) bestritten werden. Auch die Publikation von Ergebnissen sollte hierin erfasst werden. Ein beträchtlicher Teil der Organisationskosten sind Personalmittel, mit denen oft und überwiegend studen-tische oder wissenschaftliche Hilfskräfte bezahlt werden müssen. Auch die Anmie-tung von eingesetzten Medien, Kopierkosten und das Kongresstelefon gehört dazu.
  • Rahmenprogramm Hierzu zählt in der Regel alles, was eine harte Arbeitstagung angenehmer und in der Regel auch kommunikativer macht. Der Pausenkaffee mit Gebäck, der mittägliche Lunch, der gesellige Abendempfang, der (kleine) Ausflug zu wissenschaftlich, kulturell und/oder historisch interessanten Orten in der Umgebung des Tagungsortes.

Woher bekommen Sie Geld für eine Tagung?

Forschungsfördernde Institutionen wie z. B.

  • BMBF (Kongresse und Tagungen)
  • DFG (Rundgespräche und Kolloquien, internationale wissenschaftliche Veranstal-tungen)
  • Thyssen-Stiftung (Tagungen)
  • Volkswagen-Stiftung (Symposien und Sommerschulen)
  • MBWJK (Druckkostenzuschüsse für die Tagungspublikation)

haben spezielle Programme aufgelegt. Auch kleinere Stiftungen fördern Tagungen, wenn sie ihrem Stiftungszweck entsprechen.

Das Forschungsreferat berät Sie gerne über etwaige Fördermöglichkeiten.


Vereinbarungen mit Spendern und Sponsoren (wie im Übrigen auch die Vereinbarungen mit den Referenten/innen) sollten schriftlich erfolgen und die Universität als Vertrags-partner ausweisen. Diese erhalten in der Regel eine Spendenbescheinigung, die den Erhalt einer Spende für wissenschaftliche Zwecke bestätigt. Damit können die o. a. „harten“ Tagungskosten gedeckt werden, aber z. B. nicht das Rahmenprogramm. Wenn ein Spender auf die Spendenbescheinigung verzichtet und ausdrücklich erklärt, dass seine Spende für alle Ausgaben der Konferenz genutzt werden kann, ist damit auch das Konferenz-Dinner finanzierbar. Sie können Spender und Sponsoren dankend erwähnen, aber Sie dürfen keineswegs auf deren Produkte hinweisen. In dem Fall würde es sich um Werbung handeln. So ist z. B. die „zurückhaltende“ Darstellung des Logos eines Sponsors auf der Internet-Plattform unschädlich. Aber schon ein Internet-Link auf eine Firma ist Werbung! Dann handelt es sich nicht mehr um eine Spende und es entsteht zudem Steuerpflicht. Für Auskünfte zu allen Vertragsangelegenheiten und steuerlichen Fragen steht Ihnen die Haushaltsabteilung der Universität mit kompetentem Personal gerne zur Seite.


Tagungsgebühren:
Mit den Tagungsgebühren, die bei einem internationalen Kongress durchaus mehrere hundert Euro betragen können, kann alles (von den Reisekosten bis zum Konferenz-Dinner) bezahlt werden, also auch das Rahmenprogramm. Überlegen Sie rechtzeitig, auch für eine kleinere Tagung eine angemessene Gebühr fest zu legen!


Werbung:
Verlage, Software-Hersteller, Apparate-Bauer u. a. sind daran interessiert, Ihre Produkte zu präsentieren. Das kann in Form von Prospekten und Informationsmaterial, aber auch durch den Aufbau eigener Informationsstände und Vorführungen geschehen. Hierfür sollte ein Nutzungsentgelt erhoben werden, das ggf. auch umsatzsteuerpflichtig sein kann. Bezüglich der Festsetzung des Entgelts und der Klärung der Steuerfrage, bitte in jedem Falle die Abteilung I einschalten. Bitte bedenken Sie, dass im Falle der Gebührenerhebung zudem auch die Nutzung dieser Räumlichkeiten innerhalb der Uni-versität kostenpflichtig wird.

Wie sollte ein Antrag aussehen?

In einem Antrag an forschungsfördernde Institutionen, Spender oder Sponsoren müssen Sie darlegen, warum diese Tagung / Konferenz wichtig ist und die Vorträge und Diskus-sionen einen wissenschaftlichen und praktischen Gewinn erwarten lassen. Dazu gehört, dass (ge)wichtige Personen für Hauptvorträge, die sogenannten Keynote-Speaker, als Beleg für die kompetente Behandlung der Tagungsthemen schon benannt werden.
Außer dieser inhaltlichen Beschreibung ist ein Finanzplan vorzulegen. Entsprechend den Anforderungen der meisten Geldgeber sollte er für gewöhnlich folgendes enthalten:

  1. Personalkosten
  2. Sachkosten
    1. Post- und Fernmeldegebühren
    2. Drucksachen und Büromaterial
    3. Geräte- u. Ausstattungsgegenstände
    4. Raummiete(n)
  3. Reisekostenzuschüsse
  4. Sonstige Sachkosten
  5. Rahmenprogramm

In der Regel will ein Förderer wissen, wie die Gesamtfinanzierung der Tagung aussieht. Dazu gehören folgende Angaben:

  • Eigenmittel
  • Spenden
  • Tagungsgebühren
  • andere öffentliche Mittel
  • beantragte Förderung

Zur Ermittlung der Tagungsgebühren ist nicht nur die projektierte Teilnehmerzahl wich-tig, sondern auch, wie viele davon befreit werden. Die Deutsche Forschungsgemein-schaft verlangt auch einen Zuschuss aus Landesmitteln. Sofern dieser nicht aus einer Sonderförderung des MWWFK sichergestellt ist, muss auch eine evtl. erforderliche An-teilsfinanzierung aus Universitätsmitteln (i. d. R. Fach- oder Fachbereichsmittel) darge-stellt werden.

Wie ermittle ich die Kosten?

Die Adressen, die wegen Raummiete, Reinigung, Tagungs-Technik weiterhelfen können, sowie für Essen und Trinken das Studierendenwerk, finden Sie am Ende dieses Heftes. Die aktuellen Kosten entnehmen Sie bitte den Informationen der zuständigen Abteilungen. Darüber, ob und welche Kosten hinsichtlich Raummiete, Erstattung von Betriebskosten, Personalkosten, Reinigungskosten sowie Kosten für die Nutzung von technischen Geräten anfallen, entscheidet der/die Kanzler/in der Universität. Die Höhe der dann festgelegten Kosten kann in der Haushaltsabteilung (Abteilung I) unter Vorlage einer Gesamtkalkulation erfragt werden.

Für die Frage, ob diese Kosten als „fiktive“ Eigenleistungen in die Finanzierung einer Veranstaltung einfließen können oder – im Gegenteil – „reale“ Nutzungsentgelte an die Universität abzuführen sind, ist entscheidend, ob es sich um eine Tagung „der Univer-sität“, „Im Interesse der Universität" oder „privater/kommerzieller Natur“ handelt. Bei Ta-gungen, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der wissenschaftlichen Tätigkeit von Hochschulangehörigen stehen, kann in der Regel vom ersten Fall ausgegangen werden, verbunden mit einer kostenfreien Zurverfügungstellung der vorhandenen universitären Infrastrukturen. Dennoch sollten die entsprechenden Kostenpositionen beziffert werden. Sie können dann als Eigenleistung in die Kostenkalkulation mit einfließen.

Kosten für Essen und Trinken erfahren Sie beim Studierendenwerk. Für alle Kosten, wie z. B. auch Kopien und Telefon, sollten Sie eine realistische Schätzung vornehmen, die die Zahl der zu erwartenden Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu Grunde legt. Eine Tasse Kaffee oder Tee am Vormittag, zu Mittag und am Nachmittag (Verhältnis Kaffee und Tee wie 2:1), dazu zwei Glas Mineralwasser, 20 Kopien pro Person, einmal Telefon, fünf Seiten pro Vortragendem für den Druck der Proceedings, so könnte eine Schätzung aussehen.

Als Grundlage Ihrer Kostenkalkulation legen Sie am Besten eine Tabelle an, mit der auch Prozesse dargestellt werden können. Nebeneinander sollten Sie damit problemlos die Zahlen

  • Ihrer Kostenkalkulation
  • der beantragten Mittel
  • der bewilligten Mittel
  • was bestellt / in Auftrag gegeben worden ist
  • was endgültig bezahlt und bei welchem Förderer gebucht worden ist

finden.

Nicht jeder Förderer kann und will alles, was Sie beantragt haben, finanzieren.
Sehen Sie sich daher die jeweiligen Bewilligungen genau an. Aus ihnen wird ersichtlich, was mit den Mitteln des jeweiligen Förderers bezahlt werden darf. Aus ihnen wird auch ersichtlich, wie und wann Sie das zugesagte Geld beim Förderer anfordern müs-sen, denn es kommt nicht automatisch auf Ihr Konto. Lassen Sie sich für die Tagung eine Drittmittelkostenstelle durch die Haushaltsabteilung einrichten. Achten Sie auch auf die Fristen für die Abrechnungen mit den jeweiligen Geldgebern.