Informationsplattform

Beginnen Sie rechtzeitig mit dem Aufbau einer Informationsseite im Internet. Diese kann ggf. unterstützt werden durch eine webbasierte Datenbank. Sie haben dann damit (weltweite) Eingabemöglichkeiten über das Internet und den Service einer lokalen Datenbank. Die Eingabemöglichkeiten müssen nutzerfreundlich und leicht verständlich sein. Testen sie diese vorher genügend aus, damit nicht beim Normalbetrieb ein „Absturz“ kommt. Evtl. kann Ihnen bei der Auswahl und Implementierung der Informationsplattform der I&K-Beauftragte im Fachbereich und/oder das ZIMK (Rechenzentrum der Universität) Trier behilflich sein.

Die Informationsplattform dient nicht nur der Informationsverbreitung, sondern kann und sollte auch als Organisationsmittel genutzt werden.

Was sollte sie enthalten?

  • Informationen über den Inhalt und die Zielrichtung der Konferenz
  • Informationen zum Programm- und Organisations-Komitee
  • Kontaktadresse(n) (Tagungsleitung, lokale Organisation, …) mit E-Mail und Telefon
  • den Zeitplan (Abgabefristen für Aufrufe zu Vorträgen u. ä., Benachrichtigung der ausgewählten Vortragenden, Festlegung des endgültigen Programms, Anmeldefristen, Zeitpunkt und Dauer der Konferenz)
  • den Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen für Vorträge, Workshops, Poster und andere Präsentationen mit einem Eingabeformular
  • ein Formular zur Eintragung in einen Verteiler für neueste Informationen
  • das wissenschaftliche Programm in mehreren Fortschreibungsstufen (Preliminary, Final, Last Changes), mit Kostenangaben und Datum
  • das Rahmenprogramm
  • das Anmeldeformular für die Konferenz mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen
  • eine Teilnehmerliste ohne E-Mail-Adressen (Datenschutz abklären)
  • Unterbringungsmöglichkeiten (Hotels, Pensionen, Gästehäuser) mit Links, Fotos und Hinweisen auf günstigere Konditionen für die Konferenzteilnehmer
  • einen Stadtplan mit der Lage des Bahnhofs, des Tagungsortes und der empfohlenen Hotels (z. B. als Link auf den interaktiven Stadtplan der Stadt Trier: www.trier.de/cityguide/, bitte beachten Sie das Copyright)
  • Anreisemöglichkeiten mit Flugzeug, Bahn und Auto mit dem Hinweis, wie man z. B. von Frankfurt Airport zum Tagungsort kommt
  • Hinweise zur Tagungslokalität und Ihrer Stadt (Fotos von der Stadt, ihren Schönheiten, Hinweise auf bemerkenswerte Kultur- oder Naturdenkmale in der Umgebung)
  • Hinweise auf Förderer und Sponsoren
  • Links zu verwandten Organisationen und Tagungen (Seiten mit vielen Links finden schneller Eingang in die Suchmaschinen)

Während und nach Beendigung der Konferenz können problemlos Bilder und die Er-gebnisse von Evaluationen durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in eine solche Plattform eingefügt werden. Mit der Informationsplattform sollten Sie auch das Erschei-nungsbild der Konferenz festlegen. Dazu gehört ein Logo, das im Internet und auf allen gedruckten Materialien erscheinen sollte. Dazu gehören aber auch die Farbgestaltung und die zu verwendenden Schriftfonts. Die Universität Trier hat im Rahmen ihrer Corporate Identity ein Corporate Design erarbeitet. Die Basiselemente des Corporate Designs der Universität und einige exemplarische Anwendungen sind in Form eines Manuals verfügbar: www.uni-trier.de/index.php.
Darüber hinaus beraten Sie die Mitarbeiter des Bereiches Printmedien der Abteilung Technik in allen Fragen der Gestaltung und der Herstellung von Print- und Online-Medien. Und vergessen Sie nicht, weil das in Deutschland Pflicht ist, ein Impressum (wer trägt die Verantwortung für die veröffentlichten Seiten und ist wie erreichbar).