Nachbereitung
Dank an Aktive und Auswertung mit Mitarbeitern
Nach der Konferenz, von deren Inhalten Sie als Organisator relativ wenig mitbekommen haben, schlafen Sie 24 Stunden tief und traumlos, um vom Zustand totaler Erschöpfung auf ein mittleres Erschöpfungsniveau zu kommen. Dann sollten Sie in der Lage sein, einen Dank an alle Aktiven (die Vortragenden, die Leiterinnen und Leiter der verschie-denen Sitzungen, die Mitglieder von Programm- und Organisations-Komitee) auszu-sprechen. Einen besonderen Dank sollten Sie an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Stabes, von der Sekretärin, dem Techniker bis zu den Hilfskräften aussprechen. Sollte noch genügend Geld in der Kasse sein, laden Sie diese zu einem gemeinsamen Essen ein. Werten Sie die Tagung auch aus der Erfahrungssicht dieser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Vergessen Sie bei Ihrem Dank die Pedelle und die Reinigungskräfte nicht, wenn Sie mit diesen zufrieden waren.
Abrechnungen
Für die verschiedenen Förderer und Sponsoren müssen Sie jetzt Abrechnungen (wofür ist das Geld verausgabt worden) und Sachberichte (was waren die wichtigen und vor-wärtsweisenden Vorträge und Ergebnisse der Konferenz) vorlegen. Den inhaltlichen Bericht müssen nicht unbedingt Sie, sondern können z. B. Mitglieder des Programm-Komitees machen. Vergessen Sie nicht, den jeweiligen Berichten und Abrechnungen einen Tagungsband beizulegen.
Ein Sponsor will in der in der Regel nur einen groben Überblick haben, wie viel Geld von wem zur Verfügung stand und für welche Zwecke es ausgegeben wurde. (Öffentliche) Förderer wie z. B. die DFG oder das BMBF benötigen nach den jeweiligen Richtlinien eine sehr detaillierte Ausgabenauflistung und einen Bescheid der Haushaltsabteilung, dass die verwendeten Mittel ordnungsgemäß (d. h. für die nach den jeweiligen Richtli-nien erlaubten Zwecke) ausgegeben und ordentlich verbucht worden sind. Dieser Ver-wendungsnachweis wird in Zusammenarbeit mit den MitarbeiterInnen der Drittmittel-verwaltung (Abteilung I) erstellt.
Datensicherung
Als Letztes sichern Sie die Daten für die nächste Tagung (z. B. die Teilnehmerliste mit Anschriften und E-Mail-Adressen, Übersicht über die geplanten und tatsächlich veraus-gabten Mittel). Und zum nächsten Weihnachtsfest schicken Sie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen guten Wunsch, damit sich alle noch einmal an die Konferenz in Ihrer Stadt erinnern.