Vor der Tagung
Rechtzeitig vor Beginn machen Sie letzte Überprüfungen, ob die von Ihnen benötigten Ressourcen bestellt, reserviert und/oder vorhanden sind und ob alle noch zu erledigen-den Aufgaben verteilt sind. Machen Sie diesen Check
1 Monat vorher, 2 Wochen vorher, 3 Tage vorher.
Was sollte auf Ihrem Spickzettel stehen?
- Sind genügend Hilfskräfte vorhanden (Registrierung, Auskünfte, Technikbetreu-ung in Vortragsräumen und Ausstellungen, Pausenbetreuung mit Kaffee) und ha-ben alle einen Vertrag unterschrieben?
- Sind die Hilfskräfte in ihre Aufgaben eingewiesen worden?
- Sind die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben eindeutig, z.B. durch schriftlich festgelegte Aufträge/Vermerke, geregelt? Haben Sie die Pedelle in die Verantwortlichkeiten mit einbezogen?
- Ist laut Dienstplan immer mindestens einer der Hauptverantwortlichen (im Tagungsgebäude) erreichbar?
- Haben Sie eine Liste mit Ansprechpartnern/Mitarbeitern und deren Aufgaben und Telefonnummern (dienstlich und privat) angelegt (Pedelle, Studierendenwerk, Catering- und Bus-Unternehmen, Blumenlieferant)?
- Sind die reservierten Räume noch einmal abgegangen und ist die Nutzung und Einrichtung klar festgelegt worden? Würde mit der Hausverwaltung besprochen, woher fehlende Tische und Stühle geliefert und/oder wohin überzähliges Material gebracht werden soll? Sind mit dem Reinigungspersonal die notwendigen Maß-nahmen geklärt worden?
- Ist die Technik vorhanden und einsatzbereit?
- Wurden die Tagungsunterlagen erstellt oder geliefert? Welches Werbe-Material soll überreicht werden? Sind die Tagungsmappen und ggf. die Tagungstaschen geliefert worden? Wann sollen Mappen und Taschen von wem und in welchem Raum gepackt werden?
- Sind für eine etwaige Dokumentation Technik und Personal organisiert?
- Wurden ggf. Verträge mit Dolmetschern/Übersetzerinnen abgeschlossen?
- Ist der Blumenschmuck/Pflanzenschmuck bestellt worden? Wann wird er wohin geliefert?
- Ist die Verpflegung organisiert?
- Ist das Tagungsticket als Fahrausweis vom VRT akzeptiert?
- Sind die Eingänge der Teilnehmergebühren überprüft worden? Wer ist säumig? Weisen Sie schon in den ersten Ankündigungen darauf hin, dass bei der Regist-rierung bar bezahlt oder ein Überweisungsbeleg vorgelegt werden muss.
- Gibt es für diese Fälle eine Geldkassette, genügend Wechselgeld, ausgedruckte Rechnungen oder einen Quittungsblock? Besteht die Möglichkeit, das Geld abends wegzuschließen oder einzuzahlen?
- Sind für Barzahlungen, die während der Tagung zu leisten sind (z. B. Direktzah-lung von Reisekostenvergütungen für ausländische Teilnehmer), im Vorfeld Ab-schlagszahlungen bei der Verwaltung (Abt. I oder III) beantragt worden?
- Haben Sie einen Fotografen engagiert oder kann einer der Hilfskräfte oder Mitarbeiter gut fotografieren?
- Sind die Absprachen mit den universitären Stellen angekommen und umgesetzt worden? Ggf. ist ein gemeinsames Gespräch dort hilfreich.
- Und nicht zuletzt: Gibt es Bauarbeiten, die eine Umleitung der anreisenden Teil-nehmer notwendig machen? Und sind alle Tagungsstätten rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung auch geöffnet und zugänglich?
Fordern Sie von den Vortragenden, die das noch nicht gemacht haben, noch einmal die Zusendung ihrer Präsentationen und testen diese, ob sie auf ihren Geräten mit ihrer Software lauffähig sind. Erinnern Sie dabei noch einmal an das festgelegte Zeitbudget für den Vortrag und die Aufteilung der Zeit in Vortrag und Diskussion. Geben Sie den Sitzungsleitern eine Checkliste: zu betreuende Sitzung, welche Sprecher, Ablauf, Redezeit, Diskussionszeit, Nachbereitung.