Vorbereitende Aktivitäten

Der Inhalt einer Konferenz wird in der Regel von Ihnen und einem Kreis von Fachkolleginnen und Fachkollegen diskutiert und bestimmt. Diskussionsleitend sollten dabei immer die Zielsetzung und die Zielgruppen sein, die man mit der Veranstaltung „bedienen“ möchte. Bei Konferenzserien, etwa durch eine Fachgesellschaft, sind diese Grundlagen oft vorgegeben und nur der jeweilige thematische Schwerpunkt variiert von Konferenz zu Konferenz. In anderen Fällen ergeben sich diese Punkte quasi von selbst, z. B. aus der Bearbeitung eines spezifischen wissenschaftlichen Themas bzw. der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Forschungsgemeinschaft heraus. Es kann jedoch nicht schaden, auch in solchen Fällen Ziele und Zielgruppen der Veranstaltung möglichst genau zu beschreiben (und dies auch festzuhalten).

Mit dem Inhalt und der/den ausschreibenden Person(en) bzw. Organisation(en) wird auch bestimmt, wen man erreichen kann oder will und mit wie vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern man rechnen muss.In der weiteren Vorbereitung spielt das Zeitmanagement eine große Rolle. Von Anfang an sollten daher Termine und Verantwortlichkeiten für das Erreichen bestimmter Meilensteine (z. B. Festlegung des inhaltlichen Programms und Terminierung des „Call for Papers“, Auswahl und Benennung der Referenten/innen, Festlegung der organisatorischen Details und Terminierung des „Call for Participation“, Anmeldefrist etc.) festgelegt und – im weiteren Verlauf – nach Möglichkeit auch eingehalten werden. Die Zeitplanung sollte dabei straff genug sein, um motivationshemmenden Leerlauf zu vermeiden, gleichzeitig jedoch auch flexibel genug, um Verzögerungen in der Zusammenarbeit aller Beteiligten sowie kleinere Mängel in der Planung oder unvorhersehbare Ereignisse auffangen zu können.

Inhaltsverteichnis

  • Vorbereitende Aktivitäten
  • Charakter der Konferenz
  • Organisationsstrukturen
  • Finanzierung
  • Informationsplattform
  • Aufruf für Vorschläge zur Konferenzbeteiligung
  • Programmentwicklung
  • Pressearbeit
  • Rahmenprogramm
  • Aufruf zur Teilnahme
  • Anmeldung
  • Organisatorischer Vorlauf
  • Vor der Tagung
  • Ablauf der Tagung
  • Publikation
  • Nachbereitung
  • Schlusswort
  • 11 Tipps für die Tagungsorganisation
  • Ansprechpartner