11 Tipps für die Tagungsorganisation

  1. Rechtzeitig mit der Planung beginnen. Bei großen internationalen Tagungen mindestens 1 Jahr, besser 2 Jahre vorher!
  2. Zeitplan mit Meilensteinen festlegen. Bis wann muss was geregelt sein: Haupt-redner, Finanzierung, Vorträge, Programmablauf, Teilnehmerregistrierung, Per-sonalrekrutierung, Abrechnungen?
  3. Gute Organisationsstrukturen schaffen. Wer gehört in das Programmkomitee, das Organisationskomitee, das Sekretariat vor Ort? Welche Werkzeuge habe ich zur Information und Verwaltung von Aufrufen, Anmeldungen, Verausgabung und Abrechnung von Geldern?
  4. Realistischen Finanzierungsplan aufstellen und klare Finanzierungsregeln beachten. Welche Kosten entstehen (vom Kaffee bis zum Tagungsband) und wo soll das Geld herkommen? Mit welchen Mitteln (DFG, Spender, Sponsoren, Tagungsgebühren, Werbung) kann ich was bezahlen?
  5. Gute Auswahl von Rednern treffen. Nicht das oft „Gehörte“, sondern das Neue, Spannende, Innovative ist wichtig!
  6. Klare Hinweise für die Präsentation von Vorträgen geben. Zeit für Vortrag und Diskussion klar definieren „Wie verwende ich wie viele Folien, welche Soft-ware?"
  7. Das Zeitraster während der Tagung straff einhalten. Die erste stillschweigend geduldete Zeitüberziehung hat in der Regel Folgen bis zum Schluss.
  8. Ein „einmaliges“ Rahmenprogramm schaffen. Nicht das Aufwändige schafft Unverwechselbares, sondern das, was spezifisch für unseren Ort, unsere Region, unsere Universität ist!
  9. Die Tagung mit einem „Bonbon“ enden lassen. Ein kleiner Imbiss zum Schluss mit einer folgenden Präsentation (interessante Ausstellung, lokale Se-henswürdigkeit) holt auch die „Tagungstouristen“ zurück.
  10. Mit den Abrechnungen und Berichten an die verschiedenen Geldgeber sofort beginnen!!