Charakter der Konferenz

Für die Grobplanung der Organisation ist es wichtig fest zu legen, welchen Charakter die Konferenz haben soll. Um die Finanzierung angemessen abschätzen und beantragen zu können, sollten Sie als erstes den Rahmen definieren.

  • Soll die Veranstaltung eher den Charakter einer Konferenz oder eines Symposiums mit Einzelvorträgen und kürzeren Diskussionen haben, oder soll es eine Arbeitstagung oder ein Workshop mit längeren Diskussionen sein?
  • Soll die Tagung in thematische Schwerpunkte gegliedert sein und wenn ja, sollen diese aufeinander folgend oder in parallelen Sitzungen erörtert werden?
  • Soll die Veranstaltung auf den nationalen oder deutschsprachigen Raum beschränkt bleiben, oder ist ein internationaler Kongress geplant?
  • Welche Sprachen wollen Sie ggf. als Vortragssprachen zulassen?
  • Zu welchem Termin soll die Konferenz stattfinden und wie lange soll sie dauern? Gehört sie zu einer Reihe, bei der ein fester Monat üblich ist (Herbsttagung o. ä.)?
  • Gibt es konkurrierende Veranstaltungen zu gleicher Zeit oder könnten Teilnehmer aus Übersee zwei aufeinander folgende Tagungen mit einer Reise besuchen?
  • Fallen wichtige, ausländische Feiertage mit dem geplanten Termin zusammen (an jüdische Feiertage wird z. B. in Deutschland selten gedacht)? Welches Wetter kann man zum Zeitpunkt der Tagung in der Regel erwarten?
  • Wie viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wollen Sie erreichen?
  • Wie viele Teilnehmer werden wirklich kommen und auch zahlen? Ist z.B. eine Gebührenbefreiung für Mitglieder des Programm- und Organisations-Komitees, Keynote-Speaker, Osteuropa-, Dritte-Welt-Teilnehmer vorgesehen? Ist mit säumigen Zahlern zu rechnen?

Damit haben Sie ein Raster, das es Ihnen ermöglicht, den Ort oder die Orte der Veranstaltung festzulegen.
Veranstaltungen in den Räumlichkeiten der Universität haben zwei Vorteile: Sie entwickeln in der Regel einen etwas intimeren, akademischen Charakter und sie helfen Kosten zu sparen, da die Infrastruktur der Universität genutzt und oft als Eigenmittel in eine Finanzierung eingebracht werden kann.
Der größte Hörsaal an der Universität Trier – das Audimax – fasst 550 Personen. Am Campus II bietet die ehemalige Kapelle (Raum K 101) je nach Bestuhlung Platz für 100 bis 180 Personen. Gute Tagungsmöglichkeiten bieten aufgrund der leichten Zugänglichkeit von zusätzlichen Seminarräumen und Freiflächen (Foyers) zudem die Hörsäle im A/B- und im C-Gebäude mit einem Fassungsvermögen von 150 bis 350 Personen.
Um Ihnen die Vorbereitungen zu erleichtern, wurden Anfahrts-, Campus-, und Raumpläne auch in deutscher und englischer Sprache und in verschiedenen Dateiformaten erstellt, die für die Erstellung der Tagungsmaterialien wie auch die Planung genutzt werden können. Diese sind im Internet abrufbar. Die Adresse lautet: www.lageplaene.uni-trier.de
Beliebte Tagungsstätten außerhalb der Universität stellen beispielsweise das Tagungszentrum der Industrie- und Handelskammer, das Robert-Schumann-Haus (Katholische Akademie), die Ungers-Vitrine auf dem Viehmarkt oder – für kleinere Veranstaltungen – auch der Wissenschaftspark dar. Daneben steht eine ganze Reihe von Tagungshotels zur Verfügung.