Rahmenprogramm

Ergänzend zum Programm gibt es in der Regel ein Rahmenprogramm mit einem zwanglosen Treffen am Abend und/oder einem Konferenz-Dinner, Besuch von Sehens-würdigkeiten oder was Ihnen aus Kenntnis der teilnehmenden Klientel und dem Angebot vor Ort noch einfällt. Das Rahmenprogramm trägt nicht unwesentlich zur Kommunikation und zum Klima einer Konferenz bei. D. h. nicht, dass alles sehr opulent sein muss. Aber es sollte etwas Spezifisches haben, das sich von anderen Konferenzen unterscheidet. Nutzen Sie wo möglich den Vorteil kurzer Wege. Tagungslokalität, Hotels und Orte des Rahmenprogramms sollten fußläufig oder mit kurzen Fahrten mit dem Bus erreichbar sein. Aufgrund der geographischen Lage der Campus-Universität Trier stellt insbeson-dere die Verbindung zwischen Universität und Stadtzentrum dabei eine Herausforde-rung dar, die es evtl. erforderlich macht, zu bestimmten Zeiten bzw. Programmpunkten einen eigenen Shuttle-Service einzurichten. Evtl. können hierzu die universitätseigenen Kleinbusse genutzt werden. Beachten Sie, dass Fahrdienste Dienstgänge bzw. Dienst-reisen für die betreffenden Mitarbeiter sind, die im Vorfeld von der Personalabteilung genehmigt werden müssen. Bei Benutzung von Dienstfahrzeugen ist zusätzlich eine entsprechende Fahrerlaubnis zu beantragen.

Ihre Tagung ist wichtig und Sie erwarten bedeutende Teilnehmer aus Ihrem Arbeitsge-biet? Bieten Sie dem Präsidenten der Universität an, die Tagung zu eröffnen. Es kom-men viele Teilnehmer aus der Industrie, die wirtschaftlich interessant sind? Bitten Sie den Oberbürgermeister der Stadt Trier, die Teilnehmer zu einem Empfang in das Rat-haus einzuladen. Es ist durchaus üblich, das Rahmenprogramm für begleitende Perso-nen gegen eine angemessene Bezahlung zu öffnen. Angemessen heißt, dass nicht nur die direkten Kosten (z. B. Essen und Getränke während des Dinners), sondern auch die Nebenkosten (Anmeldung, Druck von Einladungen, Service, Bustransfer o. ä.) damit abgedeckt werden.