Prozessmanagement

Prozessmanagement der Verwaltung ist ein weiteres Aufgabengebiet der Stabsstelle Organisationsentwicklung, da nicht nur die Strukturen innerhalb der Universität weiterentwickelt werden, sondern diese auch an bestehende Prozesse, Abläufe und Verfahrensweisen angepasst werden müssen und umgekehrt.

Prozesse sind logisch aufeinander abgestimmte Abläufe und Verfahren innerhalb der Universitätsverwaltung und bestehen in der Regel aus mehreren Teilprozessen.

Das Prozessmanagement hat die Hauptaufgabe, die komplexen Zusammenhänge der Universität zu erfassen und alle Prozesse und Teilprozesse optimal zu verknüpfen, um nicht nur die Abläufe miteinander in Einklang zu bringen, sondern auch die strategischen und operativen Ziele bestmöglich und effizient zu erreichen.

Das Prozessmanagement reagiert auf Änderungen der Rahmenbedingungen ebenso wie auf Neuentwicklungen oder strukturelle Veränderungen und bildet dadurch eine verlässliche Grundlage für Ressourcenplanungen.

Ziele und Maßnahmen des Prozessmanagements sind insbesondere:

  • Verringerung von Medienbrüchen
  • Übersichtliche Darstellung sowie Transparenz und Verbesserung der einzelnen Abläufe und Zusammenhänge und dadurch
  • Akzeptanz der Verfahrensweisen in allen Bereichen
  • Klar definierte Zuständigkeiten sowie deren Dokumentation, um u.a. auch Doppelarbeit etc. zu vermeiden
  • Minimierung bzw. genaue Beschreibung organisatorischer Schnittstellen
  • (Weiter)Entwicklung von Konzepten zur Prozessoptimierung
  • Bei dezentraler Prozesserfassung: Verwaltung der Ergebnisse

Die Stabsstelle Organisationsentwicklung entwickelt, in Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen, bestehende Prozesse und Abläufe weiter und ist unterstützender Ansprechpartner bei Neukonzeptionen - immer nach der Devise:

„Ist-Analyse, Soll-Analyse und Umsetzung unter Berücksichtigung der beteiligten Personen, der notwendigen technischen Ausstattung und der gesamten Organisationsstruktur“

Die dabei erstellten Prozessmodelle dokumentieren das jeweilige Verfahren.