Organisationsstrukturen

Zu Vorbereitung und Durchführung gehören Arbeits-Gremien. Bei größeren, internatio-nalen Konferenzen gibt es in der Regel:

• ein (internationales) Programm-Komitee, das sich um inhaltliche Fragen küm-mert. Dazu gehört die Wahl des Titels, die Definition der Schwerpunkte, die Aus-wahl von (hochkarätigen) Personen, die diesem Inhalt mit Hauptvorträgen Profil geben sollen, die Bewertung der eingehenden Vorschläge für Vorträge u. ä. und die endgültige Festlegung des Programms,
• ein (nationales) Organisations-Komitee mit in der Regel lokalen Persönlichkei-ten, das die notwendigen (technischen) Voraussetzungen schafft, sich um die Finanzierung kümmert und den Ablauf steuert,
• einen Stab von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die konkreten Aufgaben der Organisation zu bewältigen haben. In der Regel werden dessen Aufgaben in der ersten Vorbereitungsphase nur von wenigen Personen übernommen. In der heißen Phase der Vorbereitung und bei der Tagung selbst wird der Stab notwendigerweise anwachsen – am besten rekrutiert aus an der Tagung auch fachlich in-teressierten Studentinnen und Studenten, die entsprechend engagiert mitarbei-ten. Während der Konferenz ist der Stab zuständig für die Registrierung, Aus-künfte, Technikbetreuung in Vortragsräumen und Ausstellungen und für den geregelten Ablauf der (Kaffee-) Pausen. Zu den wichtigsten Aufgaben des Stabs gehört von Beginn an der Aufbau und die Pflege einer Informations- und Kommunikationsplattform, die in der Regel heute über das Internet eingerichtet wird.

Kalkulieren Sie eine arbeitsfähige Größe für diese Arbeits-Gremien: 10-15 Mitglieder für das Programm-Komitee, 3-5 für das Organisations-Komitee ermöglichen gutes Arbeiten und schaffen keine zusätzlichen, organisatorischen Probleme. Bei kleineren Tagungen werden die o. a. Funktionen meist von einigen Personen zusammengefasst oder mehrere Funktionen von einer Person allein übernommen.