Der Aufruf für Vorschläge zur Konferenzbeteiligung ist erfolgt. Jetzt müssen die einge-gangenen Vorschläge für Vorträge, Poster u. a. vom Programm-Komitee bewertet und diejenigen ausgewählt werden, die während der Konferenz präsentiert werden sollen. Bedenken Sie, dass mit jedem angenommenen guten Beitrag mindestens ein zahlender Teilnehmer gewonnen werden kann, mit jedem abgelehnten schlechten Beitrag die Qualität der Tagung steigt. Das Programmkomitee muss groß genug sein, um die erwartete Anzahl eingehender Vorschläge zu begutachten. Dazu muss berücksichtigt werden, dass jeder Vorschlag von mehr als einem Mitglied beurteilt wird und dass Ex-perten für jedes in der Tagungsankündigung aufgeführte Themengebiet vertreten sind. Um die Begutachtungsergebnisse vergleichbar zu machen, ist es sinnvoll, den Gutach-tern/Mitgliedern des Programm- Komitees die vorgegebenen Bewertungs-Kategorien zur Verfügung zu stellen. Mögliche Kriterien sollten sein:

Ergebnis der Begutachtung: Annahme/Ablehnung (und ggf. auch „Annahme unter Auflagen")

• Relevanz für das Thema der Tagung auf einer Skala von 1 (passt exakt zum Thema) bis 5 (irrelevant)
• Neuheit des Inhalts auf einer Skala von 1 (absolut neu) bis 5 (kennt man schon) (und ggf. auch „schon vorher veröffentlicht“ – was je nach Ausrichtung der Konferenz ein Ablehnungsgrund sein kann)
• Verständlichkeit der Darstellung auf einer Skala von 1 (sehr gut verständlich) bis 5 (vollkommen unverständlich)
• Falls bei der Tagung entsprechende Unterschiede gemacht werden: Annahme als längerer Plenarvortrag, als normaler Vortrag, als Poster, in einer Diskussions-sitzung
• Weitere Kommentare für das Programmkomitee
• Und ganz wichtig: Hinweise für die Autoren, wie sie den endgültigen Beitrag und seine Präsentation während der Tagung noch verbessern können

Die gesamte Bewertung und Auswahl sollte den Autoren gegenüber anonym ablaufen, weshalb die Hinweise an die Autoren von den anderen Angaben getrennt sind.

Das Organisations-Komitee hat zusammen mit dem Stab die Rahmenbedingungen ausgelotet: Welche Möglichkeiten sind organisatorischtechnisch (Räumlichkeiten, vor-handene oder zu mietende Technik, Unterkunftsmöglichkeiten) und finanziell für die Durchführung der Konferenz gegeben? Die Räumlichkeiten sind vorsorglich in maxima-ler Planung vorab reserviert worden. Bei sehr großen Tagungen steht evtl. für teilneh-mende Studierende die Sporthalle als Übernachtungsmöglichkeit zur Verfügung. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Universität soweit wie möglich von allen damit ver-bundenen Haftungsrisiken freizuhalten ist. Bitte sprechen Sie hierzu die zuständigen MitarbeiterInnen der Abteilung I an!

Jetzt muss das endgültige Programm erstellt werden, d. h. die einzelnen Programmteile in ein Zeitraster eingefügt werden. Dazu werden die vorgegebenen Zeitanteile für die jeweiligen Präsentationsformen (Hauptvorträge, Vorträge, Workshops, Poster-Präsenta-tionen, Übungen usw.), die Themenschwerpunkte, die Zahl der akzeptierten Vorschläge und die vorhandenen Ressourcen zur Erstellung des Zeitplans abgeglichen. Ein Puzzle! Legen Sie die interessantesten Beiträge an den Beginn der morgendlichen Sitzung und an den Beginn des Nachmittags (z. B. die Keynote-Speaker). Diskussionssitzungen mit offenem Ende legen Sie an das Ende des Tagesprogramms oder in den Abend. Achten Sie bei mehrtägigen Veranstaltungen darauf, dass Sie identische Zeitschienen anlegen. Sie sollten also z. B. Pausen und die Zeit für den Lunch immer zur gleichen Zeit anset-zen! Eine Mittagspause von nur einer Stunde führt erfahrungsgemäß dazu, dass viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu spät zum Nachmittagsteil erscheinen. Setzen Sie 90 Minuten an und organisieren ein zügiges Essen. Die Mensen der Universität bieten sich hierfür an! Regeln Sie mit dem zuständigen Studierendenwerk eine unkomplizierte Ausgabe von Essen gegen vorher ausgegebene Bons.
Wenn Sie ein repräsentatives Ereignis im Rahmenprogramm am Abend planen, sollten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Gelegenheit haben, sich zwischen dem Ende des letzten Vortrags des Tages und dem Beginn des Konferenz-Dinners in ihr Hotel zurückziehen zu können. Da viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Konferenz in der Regel am Abend vor dem Beginn anreisen, sollten Sie im Programm die Möglichkeit bieten, sich schon am Abend anmelden zu können. Bieten Sie den "Frühanmeldern" ein Glas Sekt zur Belohnung an, weil sich am Morgen vor dem Start der Konferenz die An-meldesituation sehr entspannen wird! Oder laden Sie diese zu einem zwanglosen infor-mellen Beisammensein in ein Restaurant ein, mit dem Sie zuvor eine Raumvereinba-rung getroffen haben.
Wenn Ihre Tagung nicht nur wissenschaftlich, sondern auch zwischenmenschlich ein Erfolg werden soll, dann werden die Teilnehmer nach dem letzten Vortrag die Tagung ausklingen lassen wollen. Planen Sie daher eine Abschlusssitzung ein, zu der alle noch einmal zusammen kommen, und lassen Sie genügend Zeit für die Verabschiedung.
Das Programm steht nun endgültig fest. Trotzdem kann es durchaus noch zu kleineren Änderungen kommen (Absagen von Vortragenden, Verschiebung von Programmteilen). Über die Informationsplattform im Internet lassen sich solche Veränderungen problemlos arrangieren. Verzichten Sie daher zu diesem Zeitpunkt auf ein gedrucktes Programm.

Bestellen Sie Sitzungsleiter aus dem Kreis der Teilnehmer, die selber in einer Sitzung keinen Vortrag halten. Diese sollen die Vortragenden aufrufen und kurz vorstellen, auf die Einhaltung der Redezeit achten und die Diskussion strukturieren. Beteiligen Sie sowohl erfahrene Fachleute als auch geeigneten Nachwuchs an der Sitzungsleitung.

Das Programm-Komitee muss nun die ausgewählten Vortragenden über die Auswahl und die Modalitäten informieren. Es ist durchaus sinnvoll, den Vortragenden dabei Hin-weise zu geben, wie eine den Zuhörern zumutbare Präsentation aussehen soll. Das fängt mit der Schriftgröße auf Folien an, geht über die noch erfassbaren Zeilen pro Folie weiter bis hin zur Anzahl von Folien, die innerhalb des Vortragszeitraums sinnvoll zu zeigen sind. Man ist immer wieder erstaunt, wie selbst so genannte „Vortrags-Profis“ immer wieder versuchen, in 15 Minuten 50 Folien zu präsentieren. Es sollte eindringlich daran erinnert werden, dass die Zuhörer durch die „Präsentation eines Daumenkinos“ eher abgelenkt werden als dass Aufmerksamkeit für den Inhalt des Vortrags erzeugt wird. Auch Hinweise zur Durchführung von Workshops und für die Erstellung von Postern sind durchaus notwendig. Machen Sie auch klare Vorgaben für Termine, Formate und den Umfang der jeweiligen Beiträge für die zu erstellende Publikation! Bitten Sie die Vortragenden um die Zusendung ihrer Powerpoint-Präsentationen (Version angeben) und testen diese, ob sie auf Ihren Geräten mit Ihrer Software lauffähig sind. Weisen Sie auf das festgelegte Zeitbudget und die Aufteilung der Zeit in Vortrag und Diskussion hin.
Fordern Sie strenge Zeitdisziplin, damit nicht die letzten Vortragenden wegen fehlender Zeit die Leid tragenden sind. Auch wenn Powerpoint weit verbreitet ist, sollten Sie auch mit anderen Formaten rechnen, zum Beispiel dem kostenlosen Open Office.
Es ist besser, alle Informationen, die für die Vortragenden wichtig sind, auf einmal zu geben, statt dies häppchenweise zu tun. Wenn Sie diese Informationen z. B. auf mehrere E-Mails zu verschiedenen Zeitpunkten verteilen, sind die Referentinnen und Referenten gezwungen, ein Puzzle zusammen zu setzen. Auch Ablehnungsschreiben sollten sorgfältig formuliert sein und vielleicht darauf hinweisen, dass alle Vorschläge sorgfältig geprüft wurden und auch mancher gute Beitrag zeitlich oder thematisch nicht mehr untergebracht werden konnte.