Organisatorischer Vorlauf

Spätestens im letzten halben Jahr vor der Konferenz müssen Sie einen organisatori-schen Vorlauf sichern und sich mit folgenden Fragen beschäftigen:

  • Ist die Finanzierung gesichert? Müssen noch weitere Förderer und Sponsoren gefunden werden? Was ist entgegen der ursprünglichen Planung nicht zu finan-zieren?
  • Sind Konten für die Geldeingänge angelegt worden? Die Finanzierung der Tagung ist über ein Drittmittelkonto abzuwickeln (inkl. der Einnahmen aus Tagungsbeiträgen und Spenden).
  • Welches Personal inklusive Hilfskräfte soll für welche Zeiträume eingestellt wer-den? Wo finde ich geeignete Personen? Sind alle vertragstechnischen Fragen geklärt und die Vertragsabschlüsse beantragt/vollzogen?
  • Sind die benötigten Räume endgültig reserviert (Hörsäle für Vorträge, Seminar-räume für Workshops, das Foyer für Ausstellungen, Räume für Internet-Cafe, Ta-gungsbüro, Abstellräume (am letzten Tag bewacht zur Unterstellung der Koffer), großer Saal für Poster-Präsentation)? Haben Sie überprüft, ob die Räume (falls notwendig) zu verdunkeln sind?
  • Ist die Nutzungsvereinbarung zur Anmietung der Räume abgeschlossen und sind die damit verbundenen Überlassungskosten festgelegt worden?
  • Ist die tägliche Reinigung dieser Räume und der zugehörigen Toiletten/Wasch-räume geklärt worden?
  • Ist die Technik vorhanden/reserviert oder muss sie angemietet werden (Overhead, Video, Audio, Diaprojektoren, Flip-Charts, PCs für Tagungsbüro, Internet-Cafe und Präsentationen, Beamer, Internetzugänge, Mikrofone für Vortrag und Diskussion, Telefon, Fax, Kopierer, Drucker)? Denken Sie an die rechtzeitige Bestellung der richtigen Ersatzbirnen und daran, lieber einen PC oder einen Beamer in Reserve zu haben, falls einer defekt geht! Die Mitarbeiter des Berei-ches Medientechnik beraten Sie in allen Fragen der technischen Ausstattung der Vorlesungsräume. Ggf. ist bei Fragen zu Netzanschlüssen auch die Rücksprache mit dem Rechenzentrum zu halten, bzw. ist auch dort die Frage nach ggf. nutzbaren Geräten sinnvoll.
  • Sind Stellwände für Poster oder andere Informationsangebote notwendig? Wel-che „Quellen“ gibt es an der Universität? Reichen die in der Universität vorhandenen aus? Haben Sie das „richtige“ Format? Sollen sie reserviert werden? Wel-che anderen Bezugsquellen gibt es?
  • Welche Tagungsunterlagen sind vorzubereiten (Programm, Begrüßungsschrei-ben mit Tagungsmodalitäten, Reader, Proceedings, Kopien, Teilnehmerliste, per-sönliche Tagungsschilder (Badges), Lageplan vom Campus, Stadtplan (ggf. auf Englisch), Linienplan des öffentlichen Nahverkehrs? Welches Werbe-Material soll überreicht werden? Sollen Tagungsmappen und/oder Tagungstaschen, Kugelschreiber, Schreibblöcke (mit Tagungs- oder Uni-Logo) bestellt werden?
  • Soll das Programm gedruckt werden und wann?
  • Sollen Plakate gedruckt werden? Wer macht den Entwurf?
  • Welche Druckerei soll was wann zu welchen Preisen übernehmen? Falls nicht die Hochschuldruckerei tätig werden soll, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter der Zentralen Beschaffung (Abteilung I), weil in diesem Fall mehrere Angebote bei Fremdfirmen eingeholt werden müssen. Die Mitarbeiter des Bereiches Printmedien beraten Sie in allen Fragen der Gestaltung und der Herstellung von Print- und Online-Medien. Plakate in geringer Auflagehöhe können zudem im Rechenzentrum digital gedruckt werden. Hier ist ebenfalls eine Kontaktaufnahme sinnvoll.
  • Was soll wie dokumentiert werden (Protokoll, Bandmitschnitt, Videoaufzeich-nung)? Die Mitarbeiter des Bereiches Medientechnik beraten Sie in allen Fragen der elektronischen Aufzeichnung von Veranstaltungen. Ist dafür Technik und Per-sonal eingeplant?
  • Sind Übersetzungen notwendig? Woher nehme ich dafür das qualifizierte Perso-nal? Sofern hier Entgelte gezahlt werden, setzt dies den vorherigen Abschluss von Honorarverträgen voraus. Bitte setzen Sie sich rechtzeitig mit den Mitarbei-tern der Abteilung I in Verbindung. Hinweise zum Abschluss von Honorarverträ-gen finden Sie darüber hinaus auf der Homepage der Abteilung I.
  • Soll Blumenschmuck/Pflanzenschmuck eingesetzt werden? Woher bekomme ich den?
  • Wie soll die Verpflegung organisiert werden (in welchen Pausen gibt es Kaffee, Tee, Wasser, Kekse, wer kauft/liefert das)? Wo wird das Mittagessen eingenommen? Bitte denken Sie daran, dass der gastronomische Teil einer Veranstaltung und Tagung maßgeblich zum Erfolg derselben beiträgt. Das Studierendenwerk Trier begleitet ihre Veranstaltung von der Pausenverpflegung über die Tischdekoration bis hin zu kalt-warmen Buffets. Ebenfalls können mit den Tagungsunterlagen z. B. Bons für die Mensa ausgegeben werden. Damit lässt sich ein Menü nach freier Wahl zusammenstellen. Für eine kompetente Beratung bei der Planung ihrer Veranstaltung, sowie bei der Auswahl von Speisen und Getränken, wenden Sie sich bitte an das Studierendenwerk.
  • Erstellen Sie besonders gekennzeichnete Badges für das Funktionspersonal und geben Sie in den Teilnehmerunterlagen an, dass man damit immer einen Ansprechpartner findet. Das Tagungsschild sollte daher zum „ständigen Beglei-ter“ werden und auf allen gemeinsamen Veranstaltungen, inklusive des Rahmen-programms, sichtbar getragen werden. Das erleichtert die Kommunikation unge-mein, allerdings nur dann, wenn die Beschriftung groß genug ist. Wenn man sich einer Teilnehmerin so weit nähern muss, dass dies als aufdringlich empfunden wird, ist die Schriftgröße sicher zu klein.

Machen Sie einen Dienstplan für Ihre Hilfskräfte: Wer muss wann wo sein, wen ablö-sen, was tun? Setzen Sie Studierende möglichst dort ein, wo sie fachlich etwas lernen und lassen Sie sie nach dem Dienst auch an der Tagung teilnehmen.

  • Machen Sie eine Checkliste für die Hilfskräfte: Termine, Telefonnummern, An-sprechpartner. Wer ist in Erster Hilfe ausgebildet?
  • Ist ein Tagungstelefon für das Tagungsbüro bestellt worden? Haben Sie die Nummer bekannt gegeben?
  • Laufen die Computer, stehen die Internetverbindungen und funktionieren die Nutzerkennungen?

Denken Sie daran den Transfer innerhalb der Stadt bei verschiedenen Veranstaltungen bzw. Nutzung mehrer Hotels zu bedenken. Hier ist eine Lösung anzustreben, die dem einzelnen Teilnehmer die größtmögliche Freiheit bietet und sie als Konferenzveranstal-ter entlastet. Der Verkehrsverbund Region Trier bietet gemeinsam mit den Veranstaltern von Seminaren und Tagungen ein KombiTicket an. Dies ermöglicht den Teilnehmern die Fahrt mit dem ÖPNV zwischen Unterkunft bzw. Bahnhof zum Veranstaltungsort. Die Eintrittskarte für das Seminar/die Tagung gilt am Veranstaltungstag als Fahrschein in allen Bussen und Nahverkehrszügen im gesamten VRT-Gebiet. Sie gilt bei der DB in der 2. Klasse und ist gegen Aufpreis in der 1. Klasse gültig. Die Kosten für das KombiTicket betragen zurzeit pro Tag und pro Tagungsteilnehmer 60 Cent (Tarifstand 2005/2006). Diesen sehr guten und preiswerten Service sollten Sie nutzen. Ggf. kann der notwendige Tagungsausweis den Teilnehmerinnen und Teilnehmern schon vorab zugeschickt werden. Damit entfällt schon bei der Fahrt vom Bahnhof zum Tagungsort oder Hotel die lästige Frage nach dem benötigten Kleingeld und dem richtigen Tarif.
Nehmen Sie Kontakt mit dem VRT auf, um nähere Informationen zu erhalten.