PORTA - Informationen zur Einführung

Powerpoint Präsentation zur Umstellung auf PORTA

 

Was ist PORTA?

PORTA ist der Name für das neue integrierte Campus-Management-System der Universität Trier. PORTA verwendet das von der HIS eG neu entwickelte Softwareprodukt HISinOne.

PORTA integriert die derzeit noch separat und über Schnittstellen funktionierenden Campus-Management-Module LSF für Veranstaltungsmanagement, SOS für Studierendenverwaltung, ZUL für Zulassung und POS für die Prüfungsverwaltung und löst sie ab.

 

 

Warum wird PORTA eingeführt?

Die Umstellung ist notwendig, da die Fortentwicklung der bisher im Einsatz befindlichen Produkte der HIS-GX-Generation eingestellt wird und diese mittelfristig auch nicht mehr unterstützt werden. Die HIS eG bündelt ihre Entwicklungsressourcen deshalb vorrangig im neuen Produkt HISinOne.

 

Was bietet PORTA?

Zielsetzung war, dass PORTA mindestens den Funktionsumfang  von LSF/ ZUL/ SOS/ POS sicherstellen muss. Dies ist durchweg gelungen. Zudem bieten die Datenbankintegration deutliche Verbesserungen in allen Funktionsbereichen. Bei den Nutzern profitieren zunächst insbesondere die Studierenden und Fächer mit Vereinfachungen, der im Anschluss an die Einführung von PORTA  vorgesehene Ausbau der Berichtsfunktionen wird insbesondere den Nutzen der Fächer erhöhen.

  • Das bereits eingeführte APP (Zulassung) ermöglicht zum einen die Anbindung an das DoSV und den direkten E-Mail-Kontakt mit den Bewerbern in der Bewerbungsphase.
  • Die Studierendenverwaltung STU wird stärker automatisiert, d.h. Anträge auf Einschreibung, Beurlaubung, Exmatrikulation sollen über das System gestellt und beschieden werden. Beurlaubung und Exmatrikulation werden aber nicht von Anfang an verfügbar sein, sondern zunächst, wie bisher, über eigene Internet-Seiten und Download-Formulare laufen.
  • Im Bereich der Prüfungsverwaltung wird zukünftig die Abbildung von Prüfungsordnungen erleichtert. Insbesondere werden z.B. über ein Art „Containermodell“ Änderungen polyvalenter Veranstaltungen oder zugehöriger Prüfungen automatisch für sämtliche betroffenen Prüfungsordnungen übernommen.
  • Die Verzahnung von Veranstaltungen, Modulen und Prüfungen wird noch enger werden. Dies bietet mittelfristig bei der Studiengangplanung weitere Entwicklungsmöglichkeiten, etwa durch Nutzung eines Curriculum Designers. Dafür muss jedoch die Datenqualität im Bereich der Modulhandbücher und Veranstaltungseingabe verbessert werden; dies ist eine Aufgabe nach der Umstellung.
  • Die Auswertungsmöglichkeiten werden nach Einführung über ein Business-Intelligence deutlich verbessert und die aggregierten Daten sollen dann stichtagsbezogenen den Fächern für eigene Auswertungen zur Verfügung stehen.

 

Wann und wie wird auf PORTA umgestellt?

Die Umstellung erfolgt im Zeitraum vom 13.03. bis 06.04.2015. In dieser Zeit werden die derzeit betriebenen Systeme angehalten und vom Netz genommen. Dann wird der zum Stichtag 13.03.2014 vorhandene Datenbestand aus den LSF-/ SOS-/ POS-Datenbanken in die PORTA-Datenbank migriert und stehen dann nach erfolgreicher Migration ab dem 07.04.2014 mit dem Systemstart von PORTA wieder zu Verfügung.

Während der dreiwöchigen Umstellungsphase ist eine Arbeit mit den Systemen LSF/ SOS/ POS nicht mehr möglich. Für Notfälle (Zeugniserstellung, Ex-Bescheinigungen, dringende Raumbuchungen für den Zeitraum) ist Vorsorge getroffen. Dies ist aber wirklich nur in Notfällen möglich.

Zielsetzung dieser Migration in einem Rutsch, der sogenannten Stichtagsmigration, ist den Nutzern die Umstellung so einfach wie möglich zu machen und aufwändige Doppelarbeiten in Alt- und Neusystem zu vermeiden.

 

Welche Daten werden nach PORTA migriert?

Alle Studierenden- und Prüfungsdaten einschließlich der Modulhandbücher, die derzeit im System hinterlegt sind, werden zum Stichtag 13.03.2014 migriert.

Anmeldungen zu Prüfungen während und nach der Migration werden übernommen.

Zudem werden die Veranstaltungsdaten für folgende Semester zusammen mit den Teilnehmerlisten migriert: WS 2014/15, SoSe 2015 und WS 2015/16 (bis 13.03.2014 erfasste Plandaten).

Die Veranstaltungsdaten vergangener Semester werden als Vorlesungsverzeichnis im pdf-Format auf der Webseite der Universität zur Verfügung gestellt (https://www.uni-trier.de/index.php?id=703).

 

Sind die Altdaten noch verfügbar?

Die wesentlichen Daten werden vollständig migriert und stehen in PORTA weiter zur Verfügung. Ein Zugriff auf die dann vom Netz genommenen Systeme LSF/ SOS/ POS wird für die Nutzer/innen allerdings nicht mehr möglich sein.

 

Wie wird über die Umstellung informiert?

Vorgesehen ist, wiederholt und auf unterschiedlichen Wegen zu informieren.

Dekane-Runde 20.11.2014
LSF-Nutzer (Mitarbeiter/-innen und Studierende)  über Internetseiten LSF und PORTAab 20.11.2014
Senatskommission für Studium und Lehre 27.11.2014
Senat 18.12.2014
Personalrat ist bereits eingebunden
Universitätsmitglieder und Studierende über CAMPUS news  Ausgabe Dezember 2014
Universitätsmitglieder und Studierende über Digest und Mail ab Dezember 2014
Wiederholungen Januar und Februar 2015

Bei Bedarf können auch die sozialen Netzwerke wie Facebook oder Twitter zur Information genutzt werden.

 

Wie werden die Nutzer/innen geschult?

Es ist ein breit angelegtes Schulungskonzept geplant.

Mitarbeiter/-innen

Ab Anfang Februar steht ein Testsystem bereit auf dem sich die Nutzer das neue System PORTA anschauen und in ihren Rollen testen können. Zudem wird es für die beiden Nutzergruppen Lehrende und Beschäftigte in den Fachbereichen und in der Zentralen Verwaltung Schulungen für die relevanten Funktionen wie Erfassung/ Planung von Lehrveranstaltungen, Buchung von Räumen und Eingabe von Noten geben. Möglichst zu Beginn der Schulungsphase sollen einige Mitarbeiter/-innen, die bereits jetzt intensiv mit LSF arbeiten, geschult werden, damit diese als erste Ansprechpartner in den Fachbereichen zur Verfügung stehen zu können.

Die Schulungen sind für den Zeitraum Mitte Februar bis Mitte April geplant, aber auch nach der Einführung wird es dem Bedarf entsprechend Schulungen geben. Geplant sind:

  • jeweils 2 Schulungstermine pro Woche (Mo/Mi und Di/Do)
  • Schulungstermin jeweils 9:00-12:30 Uhr mit einer Pause von 30 Minuten
  • Gruppengröße 5-20 Teilnehmer/innen
  • Geschult wird ab 12.02.2015-10.04.2015
  • Orte der Schulungen: Poolräume und Sprachlabor
  • ab Mitte April Umwandlung der Schulungstermine in eine Fragestunde pro Woche oder 14-tägig, je nach Anfrage/Bedarf
  • Fortsetzung der Anwenderunterstützung über die Hotline des ZIMK

Studierende

Für Studierende ist eine vergleichbare Schulung in Kleingruppen aufgrund der hohen Anzahl nicht zu leisten und erscheint aufgrund der einfachen Menüführung der PORTA-Oberfläche auch nicht notwendig. Stattdessen werden für Studierende kurze Videos zur Schritt für Schritt-Demonstration der wichtigsten Funktionen bereitgestellt. Dieser Service steht selbstverständlich auch allen anderen Nutzer/innen zur Verfügung.

Stand: 01/2015