PC-Tipps

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A

Adobe-Formulare erstellen, die auch abgespeichert werden können

Damit Acrobat Reader ein PDF-Formular im ausgefüllten Zustand abspeichern kann, muss diese Funktion durch Acrobat Professional freigeschaltet werden:

  • Formular-PDF mit Acrobat Professional (ab Version 8) öffnen
  • Menübefehl: Erweitert > Funktionen im Acrobat Reader erweitern

Adobe Acrobat: abspeichern

Um pdf-Formulare abzuspeichern, muss man auf das kleine Symbol der Diskette klicken oben links klicken und nicht "Speichern unter" ausführen. (Das funktioniert aber auch nur, wenn man das Professional-Programm hat.)

Aufgabenliste in Outlook 2007 individuell sortieren

Sie möchten Ihre Aufgaben nicht nur nach Fälligkeit, sondern zuerst nach verschiedenen, selbst gewählten Kategorien der Dringlichkeit (z.B. 1, 2, 3), nach einer Arbeitsgruppe oder auch nach anderen Kriterien sortieren, aber dafür ist keine Spalte vorhanden.
Lösung: Fügen Sie eine neue Spalte ein: Klicken Sie in der Aufgabenansicht auf die Zeile der Spaltenüberschriften, wählen "aktuelle Ansicht anpassen" und dann "Felder". Hier können Sie eine neue Bezeichnung für ein Feld eingeben und dieses auch gleich umit "Hinzufügen" an erster Stelle der Sortierreihenfolge eingeben.

Autotext aus Word 2003 nach Word 2007 übertragen:

Sie möchten den früheren "AutoText" in die neuen Schnellbausteine übertragen.
Lösung: Ein mit Word 2003 erstelltes Dokument, das auf der Normal.dot beruht, in der der Autotext gespeichert ist, mit Word 2007 öffnen. In der Symbolleiste den Reiter "Einfügen" anklicken und dann rechts "Schnellbausteine" anklicken. Jetzt erscheinen die Autotext-Einträge. Den gewünschten Eintrag mit der rechten Maustaste anklicken und dort "Eigenschaften bearbeiten" auswählen. Dann in "Katalog" "Schnellbausteine" auswählen und in die Normal.dotm speichern - jetzt steht der Textbaustein auch in Word 2007 zur Verfügung: einfach das Kürzel in den Text, F3 drücken, fertig! Leider muss man diesen Vorgang mit jedem Autotexteintrag einzeln durchführen.

B

D

Doodle

Nicht alle nutzen Outlook für Besprechungsanfragen. Welchen anderen Kalender kann man nutzen, um einfach Termine zu organisieren ohne jeden anzurufen?

Antwort: Nutzen Sie dafür doodle.com: Sie tragen einen Titel z. B. Teambesprechung ein und noch ihren Namen und ihre E-Mail Adresse. Ihnen wird ein Kalender angezeigt. In diesem wählen Sie die Daten aus, an denen die Besprechung stattfinden könnte. Ebenso wählen Sie mögliche Uhrzeiten. Sie können die Einladung selbstständig versenden, dann erhalten Sie von Doodle eine E-Mail und diese leiten Sie an die Teammitglieder weiter. Über den Link können sich alle in das Formular eintragen.

E

EDV-Hilfe von Kollegin zu Kollegin

E-Mail als Aufgabe

Sie möchten eine E-Mail in Outlook als Aufgabe markieren.
Lösung: E-Mail öffnen, dann mit der linken Maustaste in die Spalte mit den Fähnchen klicken, im Menü die Fälligkeit (heute, morgen, usw.) festlegen und die E-Mail erscheint automatisch als Aufgabe in der Vorgangsliste. Möchten Sie aber, dass die E-Mail als Aufgabe erscheint, ziehen Sie die geschlossene E-Mail mit der rechten Maus in den Aufgabenordner.

E-Mail-Benachrichtigung mit Sound

Sie möchten durch einen Sound informiert werden, wenn Sie eine Mail erhalten.
Lösung: In Outlook 2007/2010 können Sie für die Benachrichtung über eingehende Mails von bestimmten Personen einen Sound einrichten. Gehen Sie ins Outlook Mailprogramm, wählen Sie im Menü Extras den Punkt Regeln und Benachrichtungen, dann Neue Regel. Unter Beim Erhalt von Nachrichten einer bestimmten Person Sound wiedergeben können Sie den Benachrichtigungssound individuell einrichten, sodass Sie schon am Sound erkennen können, wer Sie gerade anmailt. Bei Outlook 2010 finden Sie den Menüpunkt Regeln im Register Verschieben

E-Mail Wiedervorlage

Sie erhalten täglich viele E-Mails und manche möchten Sie auf Wiedervorlage legen.
Lösung: Dies geht in Office 2007 ganz einfach: Sie klicken in Ihrer E-Mail-Liste mit der rechten Maustaste den Betreff an. Im dann erscheinenden Kontextmenü können Sie mit dem Menüpunkt "zur Nachverfolgung" alle Mails markieren und dadurch terminieren, entweder grob mit den entsprechenden Fähnchen oder genauer mit dem Punkt "Erinnerung hinzufügen". Hier können Sie einen genauen Wiedervorlagetermin mit Uhrzeit eintragen und sich auch durch einen Sound erinnern lassen. In Ihrer Liste können Sie diese Mails dann auch nach Fälligkeit sortieren oder Sie legen einen Wiedervorlageordner an und können auch dort die Mails nach Termin sortieren. Sie können erledigte Mails dann auch mit dem Menüpunkt "Zur Nachverfolgung" als erledigt kennzeichnen und erkennen so an den entsprechenden Fähnchen und Häkchen in Ihrer Liste auf einen Blick, welche E-Mails erledigt sind und welche noch warten.

Excel-Arbeitsblätter

Excel-Arbeitsblätter senkrecht anzeigen: Wenn man in Excel sehr viele Arbeitsblätter hat und man nicht alle nebeneinander sehen kann, kann man diese auch senkrecht anzeigen: man klickt mit der rechten Maustaste links unten am Bildschirmrand vor die Taben in einen der kleinen Pfeile. Dann wird eine Liste geöffnet, die alle Tabellenblätter senkrecht anzeigt und man kann das gewünschte Register anklicken, das Excel-Blatt wird geöffnet.

Excel: Name und Vorname trennen

Man erhält Listen mit Personendaten, um damit Serienbriefe zu schreiben. Oft sind aber Name und Vorname in der gleichen Zelle, sodass man damit keine formvollendete Anrede bilden kann. Um Name und Vorname zu trennen, gibt es eine Lösung in Excel: Wenn man in der linken Spalte Name und Vorname zusammen stehen hat, erzeugt man rechts davon eine neue leere Spalte. In diese schreibt man die Formel =RECHTS(A1;LÄNGE(A1)-FINDEN(" ";A1)) Mit dieser Formel wird in der rechten Spalte der Vorname gesondert aufgeführt.

F

Format übertragen (funktioniert bei den meisten Microsoft-Office-Anwendungen)

Sie möchten schnell ein Dokument erstellen und Text formatieren. Was häufig im Sekretariat vorkommt: Texte zusammenfügen, die von mehreren Personen erstellt wurden, jeder hat anders formatiert.

Lösung: nutzen Sie den Pinsel im Menü "Start", um Format zu übertragen. Wenn Sie einen Absatz nach Ihren Wünschen formatiert haben, können Sie jetzt einfach mit dem Pinsel das Format übertragen. Diese Vorgehensweise fuktioniert auch gut in Tabellen: Einfach die Stelle markieren, die Sie übertragen möchten, dann den Pinsel doppelklicken. Jetzt können Sie ganz einfach dieses Format mit einem Klick auf andere Stellen in Ihrem Dokument übertragen.

H

L

LSF-Stundenplan für Dozenten

Sie möchten in LSF einen Stundenplan mit allen Veranstaltungen für einen Dozenten erstellen
Lösung: in LSF anmelden, Suche nach Personen, die Person aus der Liste auswählen, dann Suche starten. Nun noch "Lehrpersonenplan" anklicken, ausdrucken, fertig!

LSF-Termin in Outlook-Kalender eintragen:

Melden Sie sich in LSF an. Suchen Sie die Veranstaltung, deren Termin Sie eintragen möchten. Klicken Sie auf den Titel der Veranstaltung. Links sehen Sie zuerst die Grunddaten, darunter dann die Termine. In der Terminzeile ist über dem kleinen blauen PDF-Kästchen auf der linken Seite eine kleine Tabelle mit einem grünen Pfeil. Klicken Sie diesen an und dann öffnen. Jetzt öffnet sich automatisch Outlook und der eingetragene Termin. Hier können Sie jetzt noch selbst Einträge vornehmen, falls Sie das wünschen, z.B. eine Kategorie zuteilen oder Ähnliches.

So kann man z.B. auch alle Lehrveranstaltungen des Vorgesetzten in den eigenen Kalender oder den des Chefs eintragen. Lediglich die Ferientermine muss man dann einzeln löschen (z.B. Lehrveranstaltungen in den Pfingstferien).

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M

Makros in Excel

Vorschlag, wie man ein Makro in Excel erstellen kann, z.B. zur Bearbeitung von QIS-3t-Kontoauszügen. Makros kann man aber für viele Anwendungen nutzen.

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O

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Outlook 2010 - Mailheader

Erhalten Sie manchmal Mails, die Ihnen verdächtig vorkommen? Sie können in Outlook 2010 den ursprünglichen Absender herausfinden und den Pfad, auf dem die Mail versandt wurde (ohne die Mail zu öffnen): per Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Das geht so: Auf Ihrer Symbolleiste den Pfeil am Ende der Liste anklicken, dann „weitere Befehle“. Wählen Sie unter „Befehle nicht im Menüband“ das Symbol für  „Nachrichtenoptionen“  - hinzufügen - und schon erscheint der Befehl in Ihrer Symbolleiste. Bei geschlossener Mail können Sie jetzt das Symbol für Nachrichtenoptionen anklicken und sofort erhalten Sie alle Informationen zu den Eigenschaften der E-Mail.

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P

PDF

Problem:
Sie möchten gerne ein PDF-Formular so einrichten, dass Nutzer es von Ihrer Homepage laden können und direkt ausgefüllt per Mail zurücksenden können.

Lösung:

In Adobe Acrobat Pro fügen Sie eine Schaltfläche in das Dokument ein (Register Formulare). Mit der rechten Maustaste klicken Sie die Schaltfläche an. Sie erhalten jetzt das Menü "Eigenschaften". Unter dem Menüpunkt "Aktionen" können Sie die gewünschte Aktion einbinden, z.B. Aktivieren durch Anklicken und auch die E-Mail-Adresse angeben, zu der das Formular gesendet werden soll.

PowerPoint: Folien ausblenden

Wenn Sie nur Teile einer Präsentation zeigen möchten, können Sie einzelne Folien ausblenden. Einfach in der Normalansicht die Folie links in der Spalte mit der rechten Maustaste anklicken und dann im Menü „Folie ausblenden“ wählen. Bei der Präsentation können Sie diese dann wieder einblenden, indem Sie  bei Ablauf der Bildschirmpräsentation auf der Seite vor der ausgeblendeten Folie den Buchstaben „h“ eingeben. Jetzt erscheint die Folie wieder in Ihrer Präsentation. Auf diese Weise können Sie Präsentationen für verschiedene Adressaten unterschiedlich umfangreich gestalten.

Q

QIS 3t

Mit QIS 3t-Daten zu arbeiten, ist oft ein Problem, denn man erhält keinen Kontoauszug, der Ein- und Ausgang der Gelder protokolliert und man kann nicht auf Anhieb erkennen, wie viel Geld noch auf dem Konto ist. Daher heißt es: selbst rechnen. Dies kann man sich (etwas) vereinfachen, wenn man auf Makros zurückgreift. In einem ersten Schritt muss man die Daten der betreffenden Kostenstelle nach Excel exportieren. Das geht, wenn man in der Buchungsliste oben rechts das Excel-Symbol anklickt.

Im zweiten Schritt kann man sich dann ein Makro aufgezeichnen. Anfangs erscheint das etwas umständlich, macht sich aber bald bezahlt (Tipp: im Excel-Kurs für Fortgeschrittene kann man dies auch erlernen). zur Anleitung

S

Serienbriefe - Datum

Bei der Verbindung von Daten aus Access in Serienbriefen oder Seriendokumenten wird in Word manchmal das Datum im amerikanischen Format angezeigt.
Lösung: Erstmal muss man die Ansicht der Feldfunktionen im Word-Dokument aktivieren, dann das Datumsfeld durch folgenden Ausdruck ersetzen:

{Mergefield Datum \@ "dd.MM.yyyy" }, das Datum erscheint dann 01.02.2009 oder
{Mergefield Datum \@ "dd.MMM.yyyy" }, jetzt erscheint 01. Feb 2009. So kann man nach eigenen Wünschen variieren
.

Sonderzeichen einfügen

Manchmal ist es lästig, über den Befehl einfügen - Symbol die Sonderzeichen zu suchen (vor allem in fremdsprachlichen Texten). Einfacher geht es über den Ziffernblock. Alt-Taste drücken und gleichzeitig die entsprechenden Ziffern auf dem Nummernblock eingeben.

Für häufig benutzte Zeichen, z.B. das französische ç gibt man die 135 ein. Eine Liste der Sonderzeichen mit der entsprechenden Ziffernkombination findet man hier

Stud.IP - Listen

Sie möchten in stud.ip Listen mit Name und Vorname getrennt erstellen.
Lösung: Bei TeilnehmerInnen 1. Liste anklicken (da steht nur TeilnehmerInnen), dann auf data.xml klicken, diese Datei speichern unter (Namen erfinden), dann im Explorer Datei anklicken, mit rechter Maus und senden an Excel, dann bekommt man in Excel eine Datei, bei der Name, Vorname getrennt sind.

Stud.IP-News: schnelle Info an Teilnehmer aller Veranstaltungen Ihres Faches:

Wenn Sie eine dringende Mitteilung an alle richten möchten (z.B. wenn Veranstaltungen eines Dozenten wegen Krankheit ausfallen), erstellen Sie eine News in Stud.IP: Gehen Sie zu "Verwaltung von Veranstaltungen", dort in "News", erstellen eine Überschrift und den Text. Weiter unten können Sie auswählen, für welche weiteren Veranstaltungen diese News auch eingetragen werden soll, so müssen Sie nicht extra in jeder Veranstaltung die News nochmal einstellen. Auf diesem Wege erreichen Sie schnell alle Studierenden dieser Veranstaltungen, auch ohne eine Rundmail zu schreiben.

T

Tabelle in Word - Spaltenbreite festlegen

Kennen Sie das Problem, dass sich beim Einfügen von Text die Spalten der Tabelle ständig verbreitern? Dies können Sie unterbinden, wenn Sie im Menü Layout - Zellengröße unter Autoanpassen "feste Spaltenbreite" auswählen. Danach können Sie die Spaltenbreite festlegen. Das Menü finden Sie auch ganz leicht, wenn Sie mit der rechten Maustaste die Tabelle anklicken.

Termine erstellen in Excel (2007)

Man möchte eine Liste mit allen Terminen (Datum) für eine Veranstaltung erstellen, die 14-täglich jeweils Donnerstags während des gesamten Wintersemesters stattfindet.
Lösung: Anfangstermin eingeben, z. B. 05.11.09, in die Zelle darunter die Formel [= (Zelle darüber anklicken oder Zellbezug eingeben) + 14] eintragen. Mit der Funktion Autoausfüllen die Termine erstellen (in die Zelle mit der Formel klicken und mit dem Kreuz, welches im rechten unteren Eck entsteht, in der Spalte nach unten ziehen, bis der gewünschte Termin erreicht ist). Das kann man natürlich auch für andere Zeitabstände machen: jeden 2. Tag, (+2) jede Woche (+7), alle drei Wochen (+21), alles ganz ohne Kalender!

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Trennen - Individuelle Trennung vorgeben

Manchmal trennt Word nicht genau dort, wo Sie es benötigen. Längere Wörter mit Schrägstrich trennt Word oft gar nicht! Wenn man den Bindestrich als Trennstrich eingibt, verbleibt dieser bei Änderungen oft unbemerkt im Text, z. B. wenn man Text hinzufügt. Das sieht unschön aus! (Beispiel: der Wissenschafts-park)

Lösung: Sie können einen bedingten Trennstrich setzen, d. h. Sie geben dem Programm word vor, wo es bestimmte Wörter trennen soll:

  • Klicken Sie im Wort auf die Stelle, an der der bedingte Trennstrich eingefügt werden soll.
  • Drücken Sie STRG+BINDESTRICH.

Word trennt jetzt an dieser Stelle, aber nur, wenn es vom Textbild her erforderlich ist. Ansonsten bleibt das Wort zusammengeschrieben.

W

Word 2007/2010 - Befehle auf der Symbolleiste

Problem: Sie suchen in Word 2007 ständig die Befehle, die vorher übersichtlich in der Symbolleiste zur Verfügung standen, jetzt aber in den verschiedenen Menüs verborgen sind?

Lösung: Erstellen Sie Ihre eigene Symbolleiste: klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche (Symbol oben links) und dann auf Wordoptionen (unten links), danach wählen Sie im Menü den Befehl Anpassen. Nun können Sie alle benötigten Befehle auswählen und zu Ihrer eigenen Symbolleiste hinzufügen. Wenn Sie Ihre neue Symbolleiste anschauen, sehen Sie am Ende einen kleinen Pfeil, dies ist eine Schaltfläche, mit der Sie schnell in das Menü zum Anpassen der Symbolleiste kommen und die Symbolleiste verschieben können.

SNW-Treffen

SNW-Treffen

Nächster Sitzungstermin:
Mittwoch, 02.08.2017,
10.30 – 11:30 Uhr, in D 104

Interessierte sind immer herzlich willkommen!!