Modularen Fortbildungsreihe"Professionelles Management im Hochschulsekretariat"

Hier kommen Sie zur Personalentwicklung und Fortbildung.

• Die Neuauflage der Modulreihe "Professionelles Management im Hochschulsekretariat" 2023-25 hat begonnen.

• Zur Teilnahme an der modularen Fortbildungsreihe sind insgesamt 12 Veranstaltungen innerhalb von zwei Jahren verpflichtend zu belegen.
  Die Veranstaltungen sind verpflichtend.
  
  Kompetenzfeld 1 - Selbstmanagement und Zusammenarbeit
  •Standortanalyse kommunikative und persönliche Kompetenzen: 2 Tage (12 -13. Sept. 2023)
  •Gesundheit, mit Belastungen umgehen: 1 Tag (25. Okt. 2023)
  
  Kompetenzfeld 2 - Büroorganisation/IT/New Work
  •Arbeitstechniken im digitalen Office: 2 Tage in 2024
  •Corporate Design Uni Trier: ½ Tag in 2024
  •Typo 3 an der Uni Trier: 1 Tag in 2024
  •Spezielle Tools: Seafile RLP, Allriss, Forschungsdatenbank SciPort RLP: ½ Tag in 2024
  
  Kompetenzfeld 3 - Veranstaltungs- und Projektmanagement
  •Interkulturelle Kompetenz: ½ Tag in 2024
  •Veranstaltungs- und Projektmanagement für Hochschulsekretariate: 2 Tage in 2025
  
  Kompetenzfeld 4 - Finanzen/Personal/ Prüfungsrecht
  •Assistenz Finanzen/Personal: je ½ Tag in 2025
  •Assistenz Prüfungsverwaltung: ½ Tag in 2025 (optional)
  •Meet and Greet mit wichtigen Ansprechpartner/-innen des Hauses: ½ Tag in 2025
  Ausblick und Perspektiven: 1 Tag in 2025

Start der modularen Fortbildungsreihe für Hochschulsekretariate – 12 Themen in 2 Jahren

Bereits zum dritten Mal startete am 12. und 13. September 2023 die Neuauflage der modularen Fortbildungsreihe für Hochschulsekretariate, die auf Initiative des Sekretärinnen-Netzwerkes im Jahr 2005 das erste Mal an den Start ging. Mittlerweile hat das Referats Personalentwicklung und Fortbildung der Stabsstelle der Kanzlerin die Ausgestaltung der Reihe übernommen. Die Kanzlerin sieht in der Fortbildungsreihe ein wichtiges und bedarfsgerechtes Angebot für den besonderen Arbeitsplatz des Hochschulsekretariats. Das kürzlich konzeptionell verbesserte Format verbindet die Vermittlung aufgaben- und funktionsspezifischer Kompetenzen und Fähigkeiten mit Elementen aktiver Vernetzung, des Erfahrungsaustauschs und der gegenseitigen Unterstützung. Die Reihe umfasst 12 Themen in insgesamt zwei Jahren, von EDV bis Soft-Skills. Es gingen 14 hochmotivierte und interessierte Hochschulsekretärinnen an den Start.

Die erste Veranstaltung, die von der renommierten Trainerin Hella Ackermann aus St. Goar geleitet wurde, befasste sich mit der Standortanalyse der Teilnehmerinnen und deren kommunikativen und persönlichen Kompetenzen. Verbunden war das ganze mit einem ersten Kennenlernen der 14 aus völlig unterschiedlichen Fächern und Bereichen stammenden Sekretärinnen, die zum Teil schon Jahre, zum Teil auch erst wenige Monate an der Universität Trier arbeiten.

Das Seminar, das sich mit verschiedenen Themen wie Zeitmanagement, Zeitfressern, Konflikten, Schlagfertigkeit und Kompetenzen befasste, bot den Teilnehmerinnen die Möglichkeit, ihre persönlichen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und ihre Persönlichkeit zu stärken. Durch die praxisorientierten Übungen und Diskussionen konnten die Teilnehmerinnen lernen, für sich selbst einzustehen und ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Besonders erfreulich war die positive Entwicklung der Gruppe der Sekretärinnen, die im Laufe des Seminars immer enger zusammenwuchs. Die Teilnehmerinnen berichteten von einer gesteigerten Teamdynamik und einer verbesserten Zusammenarbeit, die sich von Minute zu Minute weiterentwickelte.

"Das Seminar hat uns nicht nur wertvolle Werkzeuge für unseren beruflichen Alltag gegeben, sondern auch dazu beigetragen, dass wir als Team stärker zusammenwachsen konnten", sagte eine der Teilnehmerinnen begeistert.

Eine Woche später hörte die Organisatorin der Fortbildungsreihe, Nicola Pospischil, Referentin für Personalentwicklung und Fortbildung in der Stabsstelle der Kanzlerin, „dass die Whats-App Gruppe der Fortbildungs-Teilnehmerinnen “ schon wenige Tage später „explodiert“ wäre. Auf Vorschlag der Referentin hatten sich alle in Wort und Bild über ihre durchaus verschieden gestalteten Arbeitsplätze ausgetauscht und so bereits im Sinn von good-practice voneinander profitiert. Noch in der Begrüßungsrunde am ersten Tag des Seminars hatten sich kaum zwei Personen der Gruppe gekannt.

Aktuell läuft eine Befragung des Referats Personalentwicklung und Fortbildung zu den gezielten EDV-Bedarfen der Gruppe der Hochschulsekretärinnen, um den Teilnehmerinnen keine Fortbildung „von der Stange“, sondern eine auf ihre tatsächlichen Bedürfnisse abzielende zweitägige Schulung im Jahr 2024 anzubieten.

Nicola Pospischil, Stabsstelle Kanzlerin