Exchange-Server / UTM: Benutzer-Infos

Aktuell: Betreff-Erweiterung mittels { SPAM }

Die cloudbasierte automatische Erkennung unerwünschter oder schädlicher E-Mail – sog. Spam – hat prinzipiell keine Trefferrate von 100%, denn nur sicher erkannter Spam darf blockiert werden. Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, auch die wahrscheinlichen Spam-Kandidaten aus dem Posteingang in einen Spam-Ordner zu verschieben, werden nun die Betreffzeilen solcher Nachrichten automatisch ergänzt. Dabei wird der Text "{ SPAM } " dem Betreff vorangestellt. Sie können in ihrem E-Mail-Client, z. B. Outlook, mit geringem Aufwand eine Regel erzeugen, welche solche E-Mails aus dem Posteingang entfernt.

Max. Anzahl möglicher E-Mail-Empfänger pro Tag

Zur Schadensbegrenzung bei einem eventuellen Missbrauch einzelner Postfächer – sowohl für das Postfach selbst, als auch hinsichtlich der Reputation der Universität Trier insgesamt – unterliegt der Versand von E-Mails bestimmter Grenzen. So darf in der Grundkonfiguration eines Postfaches pro Tag lediglich an eine bestimmte Anzahl verschiedener Empfänger versendet werden.

Diese Grenze – das sog. „RecipientRateLimit“ – beträgt derzeit:   500
(bzw. Studierende: 200)

Hinweis: Hierbei ist es unerheblich, ob dies in einer E-Mail geschieht oder aufgeteilt in mehreren E-Mails. Es erfolgt eine Aufsummierung über alle E-Mails eines Tages hinweg.

Bei Bedarf kann diese Grenze jedoch im Vorfeld (am besten 2 Tage vorher) gerne erhöht werden. Melden Sie einen erhöhten Bedarf einfach formlos und rechtzeitig per E-Mail (Ticket) an: zimkserviceuni-trierde

Gleichfalls melden Sie sich gerne bei unserem Service-Punkt, wenn Sie in die zugehörige Versandsperre gelaufen sind und diese aufgehoben haben möchten. Andernfalls können Sie u. U. bis zu 24 Stunden keine E-Mails mehr versenden – Ihr Postfach selbst bleibt jedoch erreichbar. Nach dieser Zeit wird die Versandsperre automatisch wieder aufgehoben. Um die Sperre zu umgehen, können größere Versendungen auch über mehrere Tage verteilt werden.

Max. Gesamtgröße einer E-Mail inkl. Anhänge (MB)

Eine E-Mail darf darüber hinaus eine bestimmte Größe in der Summe ihrer Bestandteile nicht überschreiten. Hierzu zählt der eigentliche Inhalt einer E-Mail, als auch mögliche Anhänge.

Diese Größe – die sog. „MessageSize“ – beträgt derzeit (in MB):   40

Hinweis: Die Angabe bezieht sich auf den Versand mittels lokaler E-Mail-Clienten, z. B. Outlook, Thunderbird etc... Beim Versand via der Outlook-Weboberfläche (kurz: OWA, https://owa.uni-trier.de) oder mobiler Clients („ActiveSync“) werden die von Exchange vorgegebenen und empfohlenen Standardgrößen verwendet. Diese betragen bei OWA 25 MB und bei ActiveSync ca. 7 MB.

Für den Austausch größerer Dateien empfehlen wir die Sync & Share-Plattform „Seafile“, die allen Universitätsangehörigen kostenfrei zur Verfügung steht.
Weitere Informationen zu Seafile: https://www.uni-trier.de/index.php?id=73282

Geblockte Dateitypen bei E-Mail-Anhängen

Aus Sicherheitsgründen, vor allem zur Blockierung von Computer-Viren und sonstiger Schadsoftware, sind nicht alle Dateitypen für den Versand als Anhang einer E-Mail zugelassen. Potentiell unsichere Dateien mit den nachfolgend genannten Datei-Endungen werden derzeit in der Außenkommunikation von unserem Sicherheitssystem UTM blockiert; einige Dateitypen werden zudem generell nicht von Outlook angezeigt:

.exe .msi .com .bat .hta .inf .jse .wsh .vbe .lnk .chm .pif .reg .scr .cmd .vbx .vbs

Diese Dateitypen werden auch in Archiven (.zip) gefunden und ggf. blockiert. Passwortgeschützte Archiv-Dateien und veraltete Office-Dokumentformate wie .doc oder .xls, welche häufig zur Verbreitung gefährlicher Makros genutzt werden (Emotet), werden zur Zeit nicht blockiert, was sich bei gegebener Bedrohungslage kurzfristig ändern kann. Bitte achten Sie daher auf die Verwendung moderner Dokumentformate wie .docx oder .xlsx.

Für den Austausch o. g. Dateitypen empfehlen wir die Sync & Share-Plattform „Seafile“, die allen Universitätsangehörigen kostenfrei zur Verfügung steht.
Weitere Informationen zu Seafile: https://www.uni-trier.de/index.php?id=73282

Sollte es dennoch in Ausnahmefällen unumgänglich sein, dass Sie potentiell unsichere Dateitypen als Anhang einer E-Mail versenden oder empfangen müssen, wenden Sie sich bitte an unseren Service-Punkt.

UTM-Portal: Absender Blacklisting / Whitelisting

Neben der Regel-Möglichkeit von E-Mails im Client (z. B. per Postfachregeln in Outlook/OWA) existiert bereits im vorgelagerten UTM-Portal die Möglichkeit, Absender von E-Mails zu blockieren (Blacklisting) bzw. explizit zu erlauben (Whitelisting). Bitte beachten Sie: E-Mails, die wie nachfolgend beschrieben blockiert werden, erreichen Ihr Exchange-Postfach nicht, d. h. auf diesem Wege abgelehnte Nachrichten sind später nicht wiederherstellbar.

Anleitung Absender blockieren über UTM Sophos

Senden Sie keine automatischen Lesebestätigungen

Oftmals unbekannt ist die für Mobilgeräte herstellerseitig voreingestellte automatische Beantwortung von Lesebestätigungsanfragen, welche viele E-Mails mit Werbung oder Betrugsversuchen enthalten. Bereits beim Lesen oder Löschen dieser Nachrichten kann die Existenz des Empfängers bestätigt werden, ein regelmäßig unerwünschter Effekt. Sie können dies in den Optionen der Outlook-Weboberfläche (https://owa.uni-trier.de) abstellen, wie folgt: