FAQ-DocuPRO Kopier- und Drucksystem
Haben Sie Fragen?
In diesem Bereich finden Sie Antworten zu den häufigsten Fragen zum System. Sollte Ihre Frage nicht dabei sein, können Sie uns gerne über folgende E-Mailadresse kontaktieren:
Fragen bzgl. Karten
Da die Bürokarten evtl. schon seit mehreren Jahren im Umlauf sind, könnten die zu den Bürokarten hinterlegten E-Mailadressen veraltet sein. Sind Sie nicht sicher, dass für Ihre Bürokarte eine aktuelle Mailadresse hinterlegt ist, sollten eine Überprüfung der jeweiligen Zuordnung durch das ZIMK veranlasst werden. Zu diesem Zweck bitte wir die Besitzer der Bürokarten, entsprechende Anfragen über die persönlichen Universitäts-E-Mailadressen über DocuPROuni-trierde an uns zu richten.
Bürokarten werden mit dem „Antrag für Campuskarte/Bedienstetenkarten“ in der Abteilung I bei Herrn Drossert beantragt.
Ja, Bürokarten kosten einmalig 10,- € und werden der Kostenstelle belastet. Diese wird auf dem Kartenantrag angegeben.
Ja, auch für Bürokarten muss ein Antrag für die Festlegung des persönlichen Nutzungsumfangs gestellt werden. Es muss der Kartenbesitzer und die Kartennummer eingetragen werden, nicht derjenige, der später damit kopieren wird.
Für die Nutzung von DocuPro sind aktuell folgende Karten zugelassen:
- TUNIKA
- Mitarbeiterausweis
- Bürokarte
- UB-Gästekarte
- TUKAN-Besucherkarte (VisitorCard)
Andere Karten sind für die Nutzung des Systems nicht freigeschaltet.
Besucher, die über keine Tunika, Mitarbeiterkarte oder UB-Gästekarte verfügen, können an allen TUKAN-Automaten des Studierendenwerks eine VisitorCard beziehen, die auch für das Nutzen des DocuPRO-Systems freigeschaltet ist.
Für die erstmalige Ausgabe einer VisitorCard verlangt das Studierendenwerk einen Kartenpfand und ein in in der Mensa oder Cafeteria einsetzbares Startguthaben.
Um die VisitorCard in DocuPro nutzen zu können, muss diese zusätzlich mit einem ausreichenden DocuPro-Guthaben aufgeladen werden.
Bei Rückgabe der VisitorCard werden Pfand und Restguthaben erstattet
Für das Ausstellen der UB-Gästekarte ist die Universitätsbibliothek zuständig. Bitte wenden Sie sich an den Zentralschalter in der Bibliothekszentrale. Die UB-Gästekarte ist kostenpflichtig, bitte erfragen Sie die aktuellen Kosten ebenfalls in der Universitätsbibliothek.
Fragen bzgl. Drucken
Um die Druckfunktion der auf den Fluren der Fachbereiche und Einrichtungen aufgestellten Ricoh-Multifunktionsgeräte (MFG) nutzen zu können, muss ein spezieller Treiber auf Ihrem Arbeitsrechner installiert sein. Abhängig davon, ob Sie ein MFG mit oder ohne Kartenleser als Drucker einrichten möchten, sind unterschiedliche Treiber erforderlich.
Unter folgendem Link können Sie den erforderlichen Treiber herunterladen: Treiber DocuPRO.
Wenn Sie mit Ihrer URT-Benutzerkennung an Ihrem Arbeitsrechner angemeldet sind, können Sie Ihren dienstlichen Druckauftrag an ein Flur-MFG mit Kartenleser senden und anschließend am Gerät freischalten, indem Sie Ihre Mitarbeiter- oder Bürokarte an den Kartenleser halten und über die Option „Drucken“ den betreffenden Druckauftrag auswählen.
Wenn Sie Ihren dienstlichen Druckauftrag von Ihrem Arbeitsrechner an ein Flur-MFG ohne Kartenleser senden ist zur Abholung des Druckauftrags keine Anmeldung am MFG erforderlich. Die Druckjobs werden direkt vom Ihrem Arbeitsrechner an das MFG gesendet und sofort ausgedruckt. Auf Wunsch können Sie den Druck eines vertraulichen Dokuments erst nach Eingabe einer sog. "Anwender-ID" mit einem von Ihnen gewählten PIN auf dem MFG freischalten. Eine Kurzanleitung zur Einrichtung eines vertraulichen Druckes auf einem MFG ohne Kartenleser finden Sie unter der Rubrik "Vertraulicher Druckauftrag" in den Anleitungen.
Die Druckfunktion auf Ricoh-MFG außerhalb der Universitätsbibliothek ist nur für gültige Mitarbeiterausweise freigeschaltet.
Das private Drucken ist für Studierende und Mitarbeiter der Universität ausschließlich an den öffentlich aufgestellten Ricoh-Multifunktionsgeräten (MFG) in den Lesesälen der Universitätsbibliothek sowie an den bisherigen Druckerstandorten möglich. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie auf unserer Seite zur privaten Nutzung des DocuPRO-Systems.
Für Besucher ist das Drucken an den MFG nicht möglich.
Ja, die TUNIKA gehört zu den Karten, die für DocuPro eingesetzt werden können, Voraussetzung ist entsprechendes Guthaben auf Ihrem DocuPRO-Konto. Wie und wo Sie über die TUNIKA Drucken oder Kopieren können wird auf den Seiten für Private Nutzung und Mobiles Drucken beschrieben.
Dies gilt nicht für den Druck über den QPilot Client.
Damit ein PDF beim Drucker ankommt können folgende Schritte beachtet werden:
- Die betroffene Datei sollte mit dem lokalen Adobe Acrobat DC und nicht in einem Webbrowser geöffnet werden.
- Im Acrobat kann man nun via „Datei -> Eigenschaften“ prüfen, ob das PDF einen Titel enthält, der Sonderzeichen enthält. (Wichtig: Der Titel ist nur über die Einstellungen zu sehen und hat nichts mit dem Dateinamen zutun!)
- Als nächstes sollte ein PDF aus der betroffenen Datei erstellt werden, indem via „Datei-> Drucken“ der Zieldrucker Adobe PDF ausgewählt wird. Nach Klick auf Drucken wird eine PDF-Datei erstellt, die nun funktionieren sollte. Es ist wichtig, dass der Drucker danach wieder auf „DocuPRO“ geändert wird, da das Dokument andernfalls natürlich nicht beim Drucker ankommen kann.
- Sollte das Dokumente viele Grafiken, Bilder oder Scans enthalten, kann die zusätzliche Einstellung „Erweiterte Druckeinstellung -> Als Bild drucken.“ noch hilfreich sein.
Fragen bzgl. Kopieren
Dienstliches Kopieren ist an den auf den Fluren der Fachbereiche und Einrichtungen aufgestelltem dienstlichen Ricoh-Multifunktionsgeräten (MFG) möglich. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie auf unserer Seite zur dienstlichen Nutzung des DocuPRO-Systems
Das private Kopieren ist an dienstlichen MFGs aus urheberrechtlichen Gründen nicht gestattet.
Privates Kopieren ist an allen öffentlichen Ricoh-Multifunktionsgeräten (MFG) in den Lesesälen der Universitätsbibliothekmöglich (Standorte). Um ein Gerät für Sie freizuschalten, halten Sie Ihr Karte an das betreffende Kartenlesegerät. Zugelassen für das Kopieren an diesen Geräten sind TUNIKAs, Mitarbeiterausweise, Bürokarten, UB-Gästekarten sowie Tukan-Besucherkarte . Anleitungen zum Kopieren finden Sie unter: Download-Bereich
Eine monatliche Abrechnung der Druckkosten pro Kostenstelle wird nicht vorgenommen. Aus diesem Grund ist die Auswahl einer Kostenstelle im Kopier-/Drucksystem DocuPRO nicht erforderlich. Die dienstliche Nutzung der Funktionen wird direkt nach Anmeldung über Ihre Mitarbeiterkarte freigeschaltet.
Für das Abrechnungssystem der hoheitlichen Geräte ist die Verwaltung der Universität zuständig. Fragen zur Abrechnung richten Sie daher bitte an die Kollegen der Verwaltung / Abteilung I
Lehrbeauftragte beantragen eine Mitarbeiterkarte und lassen sich dann die jeweiligen Kostenstellen darauf freischalten. Anschließend ist das dienstliche Kopieren auf den auf den Fluren der Fachbereiche und Einrichtungen aufgestellten dienstlichen Multifunktionsgeräten wie folgt möglich:
- Bei einem Ricoh-MFG mit Kartenleser wird das dienstliche Kopieren freigeschaltet, indem Sie Ihre Mitarbeiter- oder Bürokarte an den Kartenleser halten.
- Die Ricoh-MFG ohne Kartenleser funktionieren wie gewohnt ohne Kartenanmeldung.
Nein, die Möglichkeit, gegen Bargeldzahlung zu kopieren besteht nicht. Es kann nur mit einer für das System zugelassenen Karte (TUNIKA, Mitarbeiterausweis, UB-Gästekarte oder TUKAN-Besucherkarte (VisitorCard) ) kopiert werden.
Fragen bzgl. Scannen
Wenn zu viele Dokumente gescannt werden oder ungünstige Voreinstellungen verwendet werden, kann es zu einer Ablehnung beim Mailversand durch das Exchange-Mailsystem kommen. Das Exchange-Mailsystem der Universität Trier erlaubt nur eine E-Mail-Größe von maximal 40MB. Vom Mailsystem abgelehnte Scans werden aus Datenschutzgründen von den Ricoh-Multifunktionsgeräten verworfen. Um die Größenbeschränkung des Mailsystems zu umgehen, kann direkt auf einen USB-Stick gescannt werden. Eine Anleitung befindet sich im Downloadbereich.
Ja, dienstliches Scannen auf dienstlichen Multifunktionsgeräten (MFG) ist möglich. Sie können Dokumente am MFG scannen und an Ihre oder andere E-Mailadressen direkt versenden.
Detaillierte Informationen hierzu finden Sie auf unserer Seite zur dienstlichen Nutzung des DocuPro-Systems.
Privates Scannen ist aus urheberrechtlichen Gründen weder an den dienstlichen Multifunktionsgeräten (MFG), noch an den MFGs in den UB-Lesesälen erlaubt. TUNIKA, UB-Gästekarten und TUKAN-Besucherkarten sind nicht für das Scannen zugelassen.
Ja, auch das dienstliche Scannen über Bürokarten ist möglich. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie auf unserer Seite zur dienstlichen Nutzung des DocuPRO-Systems.
Fragen bzgl. Guthaben
Das Aufladen des privaten Guthabens für das DocuPRO Kopier und Drucksystem ist über:
- TUNIKA,
- Mitarbeiterausweis,
- UB-Gästekarte sowie
- TUKAN-Besucherkarte (VisitorCard)
an jedem TUKAN-Automaten möglich.
Eventuelle Erstattungen von nicht benötigtem Druckguthaben erfolgen ebenfalls über die TUKAN-Automaten.
Das Kopierguthaben können Sie folgendermaßen laden:
- eine für das DocuPRO-System zugelassene Karte* in den Aufwerter stecken.
- Gewünschtes Kontingent auswählen und bestätigen.
- EC-Karte in Zahlungsterminal einführen und Hinweise auf dem Display beachten.
- Beleg wird gedruckt. Eine Quittung kann nach Bedarf angefordert werden.
- TUNIKA wird freigegeben.
* für DocPRO sind folgende Karten zugelassen: TUNIKA, Mitarbeiterausweis, UB-Gästekarte oder TUKAN-Besucherkarte (VisitorCard)
Fragen bzgl. Abrechnung
Eine monatliche Abrechnung der Druckkosten pro Kostenstelle wird nicht vorgenommen. Aus diesem Grund ist die Auswahl einer Kostenstelle im Kopier-/Drucksystem DocuPRO nicht erforderlich. Die dienstliche Nutzung der Funktionen wird direkt nach Anmeldung über Ihre Mitarbeiterkarte freigeschaltet.
Für das Abrechnungssystem der hoheitlichen Geräte ist die Verwaltung der Universität zuständig. Fragen zur Abrechnung richten Sie daher bitte an die Kollegen der Verwaltung / Abteilung I
Nein, die Möglichkeit, gegen Bargeldzahlung zu kopieren besteht nicht. Es kann nur mit einer für das System zugelassenen Karte (TUNIKA, Mitarbeiterausweis, UB-Gästekarte oder TUKAN-Besucherkarte (VisitorCard) ) kopiert werden.
Ja, Bürokarten kosten einmalig 10,- € und werden der Kostenstelle belastet. Diese wird auf dem Kartenantrag angegeben.
Fragen bzgl. Support
Um die Druckfunktion der auf den Fluren der Fachbereiche und Einrichtungen aufgestellten dienstlichen Ricoh-Multifunktionsgeräte (MFG) nutzen zu können, muss ein spezieller Treiber auf Ihrem Arbeitsrechner installiert sein. Abhängig davon, ob Sie ein MFG mit oder ohne Kartenleser als Drucker einrichten möchten, sind unterschiedliche Treiber erforderlich.
Unter folgendem Link können Sie den erforderlichen Treiber herunterladen: Druckertreiber DocuPRO
Das dienstliche Kopieren oder Scannen auf diesen dienstlichen Multifunktionsgeräten wird freigeschaltet, indem Sie Ihre Mitarbeiter- oder Bürokarte an den Kartenleser halten. Die Ricoh-MFG ohne Kartenleser funktionieren ohne Kartenanmeldung.
Detaillierte Informationen finden Sie auf der DocuPRO-Seite ‚Dienstliche Nutzung‘
Die private Nutzung des DocuPRO-Kopier und Drucksystems ist an den öffentlich aufgestellten MFGs eingerichtet. Sie benötigen eine für das System zugelassene Karte (TUNIKA, Mitarbeiterausweis, UB-Gästekarte oder TUKAN-Besucherkarte (VisitorCard)) sowie entsprechendes Guthaben auf Ihrem DocuPRO-Konto.
Detaillierte Informationen finden Sie auf der DocuPRO-Seite ‚Private Nutzung‘
Das DocuPRO-Kopier- und Drucksystem steht auf allen auf den Fluren der Fachbereiche und Einrichtungen aufgestellten Ricoh-Multifunktionsgeräten (MFG) für die dienstliche Nutzung zur Verfügung. MFG ohne Kartenlesegerät funktionieren ohne Kartenanmeldung.
Des weiteren ist DocuPRO auf allen öffentlich aufgestellten Ricoh-Multifunktionsgeräten (MFG) in den Lesesälen der Universitätsbibliothek eingerichtet. (Standorte)
Lexmark- und HP-Geräte sowie Stand-Alone-Scanner, die in den Büros eingesetzt werden, funktionieren unabhängig von DocuPRO.
Das ZIMK hilft Ihnen gerne bei Problemen mit dem Kopier- und dem Drucksystem. Bitte richten Sie Ihre Fragen an: DocuPROuni-trierde oder wenden Sie sich auch gerne an unseren Service-Punkt.
Aktuelle Anleitungen und Treiber finden Sie unter folgendem Link: Downloadbereich
Fragen bzgl. Druckproblemen
Wird beim Start des Druckvorgangs die Meldung „Kein Papier…“ angezeigt, obwohl noch ausreichend Papier im Multifunktionsgerät verfügbar ist, besteht ein Papierformat/Fachkonflikt.
Es gibt zwei mögliche Ursachen:
Der anstehende Druckauftrag wurde in einem Papierformat gesendet, dass nicht im Multifunktionsgerät verfügbar ist.
Beispiel: es wurde ein Druckauftrag im Papierformat Din A3 gesendet, es ist aber kein Din A3 Papier im Multifunktionsgerät verfügbar oder es handelt sich um ein Din A4-Multifunktionsgerät.
Die andere mögliche Ursache besteht in einer Fachzuordnung beim Senden des Druckauftrags.
Ist beim Senden des Druckauftrags Magazin 1 statt automatische Magazinwahl bei der verwendeten Anwendung ausgewählt, hat diese Einstellung Vorrang vor allen anderen Einstellungen im Druckertreiber und am Multifunktionsgerät. Wenn das Papier im Fach 1 leer ist oder ein anderes Papierformat als das geforderte Format im Fach 1 eingelegt wurde, kommt es zur Meldung „Kein Papier…“.
Es hilft weiter beim Senden von Druckaufträgen die automatische Magazinwahl zu verwenden, wenn es keine speziellen Anforderungen gibt. Sonderformate sollten möglichst nicht im Fach 1 eingelegt werden. Hinweis: an öffentlichen MFGs (Bibliothek/Pools) steht nur Din A4 Papier zur Verfügung.
Es gibt verschiedene Ursachen, weshalb Druckaufträge am MFG nicht angezeigt werden. Mögliche Ursachen und Schritte zur Überprüfung des Problems sind im Folgenden beschrieben.
Lokaler PC verwendet veraltete Treiberversion
Bedingt durch eine Systemumstellung vom 12.01.2022 muss auf Ihrem Drucker mindestens die Treiberversion V4.32 installiert sein, damit Aufträge problemlos am MFG angezeigt werden können.
Die auf Ihrem PC installierte Treiberversion können Sie überprüfen, indem Sie auf Ihrem Computer (Microsoft Windows) auf das Start-Symbol klicken, im Suchfeld "Geräte und Drucker" eingeben und per Doppelklick oder Enter-Taste den Bereich "Geräte und Drucker" öffnen. Klicken Sie im neu erscheinenden Fenster auf den entsprechenden DocuPro-Drucker und lassen Sie sich über die rechte Maustaste die Druckereigenschaften und anschließend die Treiberversion anzeigen.
Ist eine ältere Version als V4.32 installiert, müssen Sie die Treiberversion über das Softwarecenter oder den DocuPro-Downloadbereich aktualisieren. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie unter Anleitungen.
Druckauftrag kann keiner Karte zugeordnet werden
Bitte überprüfen Sie, ob Ihr Druckauftrag unter Ihrer Hauptkennung abgesendet wurde. Wurde Ihr Druckauftrag bspw. als Administrator abgesendet, so kann dieser keiner Karte zugeordnet werden.
Direkter Druck aus einer Website verhindert Übermittlung der Anmeldekennung
Manche Webseiten verhindern beim Drucken das Übermitteln der Anmeldekennung, sodass der Druckauftrag keiner Karte zugeordnet werden kann. Um dieses Problem zu umgehen, erstellen Sie zunächst eine PDF-Datei der gewünschten Website. Hierzu klicken Sie im Reiter "Datei" auf die Option "Drucken" und wählen als Zieldrucker "Adobe PDF" oder "Microsoft Print to PDF" sowie das entsprechende Papierformat aus, wie z.B. DinA4. Die Website wird als PDF-Dokument unter dem von Ihnen angegebenen Speicherort abgelegt. Das PDF-Dokument kann nun bspw. mit der lokalen Softwareanwendung Adobe Acrobat problemlos über "Datei" und "Drucken" an das DocuPRO-System gesendet werden.
Verwendung eines falschen Papierformats oder einer fehlerhaften Datei
Beim Senden des Druckauftrags über den Service myPrint können nicht unterstützte Papierformate oder fehlerhafte Dateien Fehler auslösen und werden daher nicht am MFG angezeigt. Überprüfen Sie insbesondere mehrseitige Dokumente auf das richtige Papierformat, wie z.B. DinA4. Wenn die Probleme im Zusammenhang mit einem PDF-Dokument auftreten, beachten Sie die FAQ zu Warum funktioniert der Druckauftrag meines PDF-Dokuments nicht?
Kommt es am MFG beim Druckvorgang zu einem Jobabbruch oder das Senden über den Service myPrint schlägt fehl, können Fehler durch nicht unterstützte Papierformate (z.B. in Microsoft Word) oder fehlerhafte Dateien ausgelöst werden. Überprüfen Sie insbesondere mehrseitige Dokumente auf das richtige Papierformat, wie z.B. DinA4. Wenn die Probleme im Zusammenhang mit einem PDF-Dokument auftreten, beachten Sie die FAQ zu Warum funktioniert der Druckauftrag meines PDF-Dokuments nicht?
Beim Drucken einer PDF-Datei können verschiedene Probleme auftreten. Bitte beachten Sie daher folgende Informationen und überprüfen oder führen Sie die Anweisungen am betroffenen Dokument entsprechend durch:
- Erzeugen von PDF-Dateien
Erzeugen Sie Ihre PDF-Dateien stets mit der lokalen Softwareanwendung Adobe Acrobat DC oder nutzen Sie bspw. bei einem Microsoft Word-Dokument die Druckfunktion "Microsoft Print to PDF". Bei der Verwendung anderer PDF-Generatoren kommt es oftmals zu Problemen. Erzeugen Sie die betroffene PDF-Datei neu und senden Sie die neu erzeugte PDF-Datei erneut über myPrint oder direkt von einem Büro-PC/Pool-PC an DocuPRO. - Überprüfen des Titels und Namens Ihrer PDF-Datei
Der Titel und der Name Ihrer Datei sollte möglichst kurz sein, alphanumerische Zeichen des englischen Alphabets verwenden und keine Sonderzeichen, Umlaute oder Steuerzeichen enthalten. Den Namen Ihrer Datei können Sie per Rechtsklick und der Option "Umbenennen" bei Bedarf entsprechend anpassen. Um den Titel Ihrer Datei zu überprüfen und ggf. anzupassen, öffnen Sie die betroffene Datei mit der lokalen Softwareanwendung Adobe Acrobat DC. Dort können Sie sich über den Reiter "Datei" und im Feld "Eigenschaften" den Titel anzeigen lassen und überprüfen, ob dieser die zuvor genannten Konventionen einhält. (Wichtig: Der Titel ist nur über die Einstellungen zu sehen und ist nicht mit dem Dateinamen identisch!) - Überprüfen des Dateipfads
Für das Drucken von PDF-Dateien sollte ein möglichst kurzer Dateipfad verwendet werden. Die Länge Ihres Dateipfads können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie per Rechtsklick auf die Datei die Option "Eigenschaften" auswählen und den (Speicher-)Ort betrachten. Bei einem langen Dateipfad, ist zu empfehlen, temporär einen Ordner im C:\Verzeichnis oder auf Ihrem Desktop zu erstellen, die betroffene Datei hineinzukopieren und den Druck von dort aus erneut zu starten. - Überprüfen des Papierformats
Überprüfen Sie, ob in der Datei das richtige Papierformat eingestellt ist, z.B. DinA4. - PDF-Dokumente mit Grafiken oder beschädigten Inhalten
Enthält Ihr PDF-Dokument viele Grafiken, Bilder, Scans oder beschädigte Inhalte, kann es sein, dass dieses beim Drucken nicht korrekt verarbeitet werden kann. Beim Drucken einer PDF als Bilddatei umgehen Sie die Verarbeitung, indem Sie stattdessen ein einfaches Bild des Dokuments an den Drucker senden.
Öffnen Sie hierzu Ihr PDF-Dokument mit Adobe Acrobat Reader DC. Wählen Sie das Feld "Datei" und "Drucken" aus und klicken auf "Erweitert". Anschließend wählen Sie die Option "Als Bild drucken" aus. Klicken Sie abschließend auf "Ok" und schließen das Dialogfeld der erweiterten Druckeinstellungen. Bestätigen Sie nun mit "Ok", um den Druck zu starten.