VoIP steht für "Voice over Internet Protocol". Das bedeutet, dass Telefonate via Internet geführt werden, anstatt über herkömmliche Telefonleitungen. Bei einer analogen Telefonanlage werden Anrufe über physische Telefonleitungen übertragen. Im Gegensatz dazu nutzt VoIP digitale Datenpakete über das Internet, was in der Regel flexibler und oft kostengünstiger ist. Mit VoIP bzw. Zoom X Phone können Sie ab September 2025 mittels verschiedener Geräte (z.B. Dienstrechner, Notebook, Smartphone) und ortsunabhängig telefonieren, solange eine Internetverbindung besteht.

Zoom X Meetings hat sich seit der Corona-Pandemie als zuverlässige Plattform für Videokonferenzen an der Universität Trier etabliert. Zoom wird eine qualitativ hochwertige und zuverlässige Video- und Audiokommunikation attestiert. Der Anbieter hat seine Plattform um diese zentralen Stärken aufgebaut und weiterentwickelt. Die derzeitige Videokonferenzlösung Zoom X Meetings wird ab September 2025 um Zoom X Phone, ein umfassendes VoIP-Telefonie-System, erweitert, das sich nahtlos integrieren lässt.

Diese Erweiterung zu Zoom X Phone bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:

• Die Zusammenführung zu einer Kommunikationsplattform ermöglicht Videomeetings, Webinare, Chats und eben Telefonie in einem DSGVO-konformen Produkt.
• Mit der Zoom Workplace-App bzw. Client als zentralem Dreh- und Angelpunkt können Sie flexibel und ortsunabhängig arbeiten, egal ob auf einem Desktop-PC, Notebook, Smartphone oder Tablet. Dies unterstützt insbesondere das mobile Arbeiten.
• Die intuitive Nutzung basiert auf vertrauten und barrierefreien Tools und Oberflächen. Zudem wird der bestehende Zoom X Funktionsumfang durch den Phone-Bestandteil um hilfreiche Telefoniefunktionen wie Anrufbeantworter (Voicemail), Anrufansagen, Weiterleitungen, die Steuerung von Verfügbarkeitszeiten sowie einem unkomplizierten Wechsel von Telefonat in ein Videomeeting ergänzt ohne das zusätzliche Software nötig ist.
• Eine praktische Anrufmaskierung sorgt dafür, dass Ihre Privatsphäre gewahrt wird und Ihre private Nummer in verschiedenen Kontexten – wie während des mobilen Arbeiten – verborgen bleibt.

Zoom X Phone kommt in einer Partnerschaft zwischen der Deutschen Telekom und Zoom zum Einsatz.

Die Deutsche Telekom fungiert als infrastruktureller Partner, der sicherstellt, dass die Plattform den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen innerhalb der EU entspricht. Die Telekom stellt die Infrastruktur bereit und sorgt dafür, dass alle Daten innerhalb der europäischen Grenzen verarbeitet werden, was besonders wichtig für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist.

Zoom hingegen ist der Hauptanbieter der Kommunikationslösung selbst. Sie entwickeln und pflegen die Software, die die VoIP-Dienste ermöglicht, und stellen sicher, dass die technischen Features reibungslos funktionieren.

Wussten Sie schon? Aktuell nutzen wir an der Universität Trier bereits Zoom X Meetings als Tool für Videokonferenzen, Webinare und Chats. Ab September 2025 wird dann Zoom X Meetings um die VoIp-Telefoniekomponente Zoom X Phone erweitert.

Bis zur Umstellung im September 2025 werden wir Sie in regelmäßigen Abständen und Schritt für Schritt über den Umstellungsprozess informieren. Unser Ziel ist es, Sie umfassend auf die Umstellung vorzubereiten, damit Sie sich sicher und vertraut mit der neuen Lösung fühlen.

Im Vorfeld empfehlen wir Ihnen regelmäßig einen Blick auf die Rundmails zur Umstellung der Telefonanlage auf Zoom X Phone zu werfen sowie begleitend dazu die Infowebseite zu nutzen.
Der FAQ-Bereich bspw. steht Ihnen bereits jetzt zur Verfügung und unterstützt Sie bei ersten Fragen rund um die Einführung von Zoom X Phone an der Universität Trier. Die FAQs werden ständig aktualisiert und erweitert.

Sollte Zoom Workplace bisher noch nicht auf Ihrem Dienstrechner installiert sein, können Sie die App bereits heute installieren und die bereits verfügbaren Funktionen (Meetings, Chat, Whiteboard, etc.) nutzen und sich mit der App vertraut machen. Weitere Hinweise zu Zoom Workplace und der Download-Möglichkeit finden Sie auf dieser Seite.

Um als Mitarbeitender Zoom X Phone ab September 2025 auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, Smartphone oder Tablet nutzen zu können, benötigen Sie die Zoom Workplace App, die neben den bereits vorhandenen Zoom X-Funktionalitäten, auch die Telefonfunktion nahtlos in Ihr bestehendes Zoom-Konto integriert.

Nach der Installation der App und Anmeldung mit Ihrer Mitarbeiterkennung, können Sie Telefonanrufe direkt über Ihren Arbeitsplatzrechner oder Ihr Smartphone tätigen und empfangen. Weitere Hinweise und den Download finden Sie auf der Seite Zoom Workplace.

Ja. Grundsätzlich erhält jeder Nutzer eine persönliche Rufnummer. Unter dieser Nummer ist der Mitarbeitende direkt kontaktierbar. Neben den personenbezogenen Rufnummern werden für Bereiche, wie Sekretariate, Labore, Hilfskraftbüros etc., personenungebundene Funktionsnummern geführt. Dazu werden wir Sie noch weitergehend informieren.

Nach der Umstellung der analogen Telefonanlage und der Migration der Rufnummern auf die VoIP-Technologie (Zoom X Phone) Anfang September 2025, können analoge Telefone, wie sie bisher an der Universität im Einsatz sind, nicht mehr verwendet werden.

Die Telefonie wird in Zoom X und damit in die Zoom Workplace App integriert, mit der Sie auf unterschiedlichen Geräten, wie Desktops, Notebooks, Tablets oder Smartphones, und verschiedenen Betriebssystemen, wie Microsoft Windows, macOS, Linux oder Android, mit Ihrer dienstlichen Rufnummer ortsunabhängig telefonieren können. Tischtelefone werden nicht mehr benötigt.

Um die bestmögliche Audioqualität zu gewährleisten und das Telefonieren so angenehm wie möglich zu gestalten, empfehlen wir die Verwendung eines Headsets. Für die Einführung von Zoom X Phone im September 2025 wird allen Mitarbeitenden, die kein Headset besitzen, kostenneutral ein Standard-Headset zur Verfügung gestellt. Sie können dabei aus vier verschiedenen Varianten wählen (vgl. FAQ-Beitrag). Weitere Informationen, wie Sie ein Standard-Headset erhalten, folgen in den nächsten Tagen.

Bereits vorhandene Headsets können selbstverständlich auch mit Zoom X Phone weiterhin genutzt werden.

Für die Nutzung von Zoom X Phone an der Universität Trier stehen Ihnen vier verschiedene Headset-Varianten zur Verfügung:

• Ein-Ohr-Variante (Mono-Ausführung): Ideal, wenn während der Anrufe auch ein Ohr für Umgebungsgeräusche offen bleiben soll.
• Zwei-Ohr-Variante (Stereo-Ausführung): Ideale Geräuschisolierung, perfekt für konzentriertes Arbeiten und ungestörte Gespräche, gerade in lauteren Umgebungen.

Bei beiden Varianten können Sie sich zudem zwischen einer kabelgebundenen oder einer Bluetooth-Variante entscheiden:

• Kabellos mit Bluetooth: Kabellose Freiheit, die es Ihnen ermöglicht, sich während der Anrufe frei zu bewegen, ohne an den Schreibtisch gebunden zu sein.
• Kabelgebunden ohne Bluetooth: Die kabelgebundene Variante ist direkt an den Computer angeschlossen und erfordert keine Aufladung des Headset-Akkus, ideal für stationäre Arbeitsplätze.

Weitere Informationen zur Bereitstellung der Standard-Headsets, insbesondere wenn Sie noch kein Headset besitzen, folgen in den nächsten Tagen.

Ja! Wenn Ihr vorhandenes Headset in Ihrem Betriebssystem korrekt installiert und nutzbar ist, können Sie dieses auch mit Zoom X Phone verwenden. Prüfen Sie in den Audioeinstellungen von Zoom, ob Ihr Headset als Eingabe- und Ausgabegerät auswählbar ist.

Eine entsprechende Zoom X Phone-Lizenz werden zukünftig die Mitarbeitenden der Universität Trier erhalten.

Studierende können die Zoom X Meetings-Funktionalitäten nutzen. Dazu zählen Videomeetings und Chats. Die Nutzung einer Zoom X Phone-Lizenz ist nicht möglich. Persönliche Telefonlizenzen sind ausschließlich den Mitarbeitenden vorbehalten.

Studentische Aushilfen und wissenschaftliche Hilfskräfte können Zoom X Phone im Rahmen ihrer Anstellung mittels userungebundener Tischtelefone nutzen.

Ja. Dazu müssen Sie Zoom Workplace auf Ihrem Mobiltelefon installieren.

Alternativ kann für Anrufe an die dienstliche Rufnummer auch eine Weiterleitung an andere Rufnummern, z. B. Mobiltelefon, eingetragen werden. In diesem Fall muss Zoom Workplace nicht auf dem Mobiltelefon installiert werden. Allerdings können Sie dann auch keine ausgehenden Anrufe über die dienstliche Rufnummer tätigen. 

Ja. Zoom X Phone ist darauf ausgelegt, Barrierefreiheit für alle Nutzer zu bieten.

Die Plattform unterstützt Screenreader, um sehbehinderten Nutzern die Navigation zu erleichtern, und bietet Nutzern mit Höreinschränkungen eine Transkriptionshilfe, die gesprochene Inhalte in Echtzeit in Text umwandelt, wodurch es Nutzern leichter fällt, Gesprächen zu folgen und auf Informationen zuzugreifen. Die Benutzeroberfläche ist zudem mit Tastaturbefehlen vollständig steuerbar, was insbesondere für Personen mit motorischen Einschränkungen von Vorteil ist.

Zoom X und damit auch Zoom X Phone ist DSGVO-konform.

Zoom X wird von der Deutschen Telekom angeboten. Die Deutsche Telekom stellt die technische Infrastruktur auf Servern in Deutschland und der EU bereit. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), gemäß Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), liegt vor.

Der Zoom Workplace bildet den zentralen Zugriffspunkt für die umfassende Nutzung der Funktionen und Vorzüge von Zoom X. 

Mit Zoom Workplace können Sie Zoom X auf verschiedenen Geräten nutzen. Die dafür notwendige App lässt sich auf Computern mit Microsoft Windows, macOS oder Linux installieren und nutzen. Zudem steht sie für mobile Geräte zur Verfügung. Sie können die App sowohl auf Smartphones als auch auf Tablets mit iOS oder Android über die jeweiligen App-Stores herunterladen und installieren.  

Für die Nutzung der Funktionen in Zoom X ist die Installation der Zoom Workplace-App erforderlich. Weitere Hinweise zu Zoom Workplace und den Download finden Sie hier.

Ohne Zoom Workplace können Sie keine Anrufe in Zoom X Phone tätigen oder empfangen. Die Nutzung der Telefonfunktion erfordert die vorherige Installation der App auf dem betreffenden Endgerät.

Ähnlich wie im Hörsaal und Seminarraum können in Büros mit Hilfskräften, Lagern, Laboren und dergleichen userungebundene Tischtelefone eingesetzt werden. Die Geräte sind speziell für den jeweiligen Raum registriert und nicht an eine individuelle Nutzung gebunden. DIe Geräte können damit zum Telefonieren von allen Personen verwendet werden. 

Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zu Tischtelefonen in Funktionsräumen in den nächsten Tagen.