Datenschutzerklärung / Privacy Policy
Datenschutzhinweise des International Office für Bewerbungsverfahren und die Organisation und Durchführung von Auslandsaufenthalten
Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber, der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher ausschließlich auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (vor allem jenen der Datenschutzgrundverordnung - DSGVO -). In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens für Auslandsaufenthalte und die Datenverarbeitung, welche im Rahmen der Organisation und Durchführung des Auslandsaufenthalts - bzw. im Fall der incoming mobility des Aufenthalts an der Universität Trier - stattfindet.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist: Die Universität Trier Universitätsring 15 54296 Trier Kontaktdaten des International Office: Telefon: +49 651 201 2806 E-Mail: international@uni-trier.de
Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten: Telefon: +49 651 201 0 E-Mail: dsbuni-trierde
Zwecke der Datenverarbeitung, Kategorien der Daten und Rechtsgrundlagen Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen. Weiterhin werden Daten im Rahmen der Organisation und Durchführung Ihres Auslandsaufenthalts, für das Berichtswesen (u.a. DAAD/EU-Kommission) sowie die Meldung gegenüber der jeweiligen Gastinstitution - bzw. im Fall der incoming mobility gegenüber der Heimatinstitution - verwendet. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. der Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Auslandaufenthalts, für das Berichtswesen und die Meldung gegenüber der jeweiligen Gast- bzw. Heimatinstitution verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 2, Abs. 3 S. 1 lit. b) DSGVO i.V.m § 3 LDSG, § 2 Abs. 6 und § 67 Abs. 6 HochSchG. Folgende Daten werden erhoben und verarbeitet: Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Steuer-ID, Kontoverbindung, besondere Bedürfnisse etc.), Kontaktperson für Notfälle (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Angaben zum bisherigen Studium (Studiengang, Semesterzahl etc.) und/oder zur Berufstätigkeit, Angaben zum Auslandsaufenthalt (Heimat- / Gastinstitution, Zeitraum des Aufenthalts, an der Gastinstitution erbrachte (Studien-) Leistungen etc.), Förderdaten (Art u. Höhe des Stipendiums, persönliche Voraussetzungen etc.).
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten Das Bereitstellen Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig. Sie haben keine Pflicht, die Daten bereitzustellen. Bitten bedenken Sie aber, dass die Bereitstellung gewisser personenbezogener Daten für die Durchführung des Auswahlverfahrens bzw. des Auslandsaufenthalts erforderlich ist. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe von Plätzen bzw. die Undurchführbarkeit des Auslandsaufenthalts zur Folge haben.
Wem werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt? Zugriff auf Ihre Daten haben nur Personen, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens bzw. der Organisation und Durchführung des Auslandsaufenthalts benötigen oder Personen, an welche wir Daten gemäß einer von Ihnen möglicherweise erteilten Einwilligung weiterleiten dürfen. Folgende Stellen erhalten Zugriff auf Ihre Daten: Heimat- bzw. Gastinstitution, Förderinstitutionen/Geldgeber, interne Stellen an der Universität Trier (Studierendensekretariat, Hochschulprüfungsamt, Haushaltsabteilung, Beirat für internationale Angelegenheiten, Programmbeauftragte in den Fachbereichen etc.), Finanzamt. Für die in der Datenbank des International Office (Moveon) erfassten Angaben besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Firma QSU Unisolution LTD, Großbritannien; Unterauftragsverarbeiter für das Hosting der gespeicherten Daten ist die Firma Telemaxx Telekommunikation GmbH in Karlsruhe, Deutschland.
Dauer der Speicherung Ihre personenbezogenen Daten werden ab Eingang der Bewerbung gespeichert, solange es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Sie werden spätestens nach 10 Jahren anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die im Upload-Portal des International Office der Universität Trier hinterlegten Dokumente werden spätestens nach einem Jahr gelöscht.
Ihre Rechte Sie haben nach Art. 15 DSGVO einen Anspruch auf kostenfreie Auskunft über die zu Ihrer Person erhobenen bzw. gespeicherten personenbezogenen Daten. Gem. Art. 16, 17 und 18 DSGVO kann eine Einschränkung der Verarbeitung, Berichtigung oder Löschung der gespeicherten Daten durch Sie verlangt werden. Darüber hinaus steht Ihnen gem. § 21 DSGVO ein Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu. Ferner besteht für Sie das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Für die Universität Trier ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.
| Data protection information of the International Office for application procedures and the organisation and implementation of stays abroad
Dear applicant, The protection of your personal data is of particular concern to us. We therefore exclusively process your personal data based on the relevant legal provisions (in particular those of the General Data Protection Regulation - GDPR). In this data protection information, we inform you about the most important aspects of data processing in the context of the selection procedure for stays abroad and the data processing that takes place in the context of the organisation and implementation of the stay abroad - or in the case of incoming mobility, the stay at Trier University.
Data Controller The entity responsible for data processing is: Trier University Universitätsring 15 54296 Trier Contact details - International Office: Telephone: +49 651 201 2806 Email: international@uni-trier.de
Contact details of the data protection officer: Telephone: +49 651 201 0 E-Mail: dsbuni-trierde
Uses of your data, types of data and legal bases We process the personal data that you provide to us as part of the application process. Moreover, your data will be used for the organisation and implementation of your stay abroad, for reports (e.g. DAAD/EU Commission) and for notifying the respective host institution - or, in the case of incoming mobility, the home institution. Your data will be processed exclusively for the purpose of the application procedure and for organising, implementing and following up on your stay abroad, as well as for reports and notifications to the respective host or home institution. The processing of your personal data is based on Article 6(1)(e), Article 6(2), and Article 6(3)(b) of the General Data Protection Regulation (GDPR), in conjunction with § 3 of the State Data Protection Act (LDSG), § 2(6), and § 67(6) of the Higher Education Act (HochSchG). The following personal data will be collected and processed: Personal details: name, date of birth, contact information, tax id, bank account details, special needs, etc.; emergency contact information: name, address, telephone number, email address of next of kin; academic background: degree programme, number of semesters completed, etc.; employment history; details of the stay abroad: home and host institutions, duration of stay, academic achievements at the host institution, etc.; funding information: type and amount of grant, personal requirements, etc.
Provision of your data The provision of your personal data is voluntary. There is no obligation to provide your personal data. However, please note that certain personal data are necessary for the implementation of the selection process and the stay abroad. Failure to provide relevant personal data may result in your application not being considered or the study abroad programme not being carried out.
To whom will your personal data be disclosed? Access to your personal data will be granted only to individuals who require it for the proper implementation of the application process or the organisation and implementation of your stay abroad, or to whom data may be forwarded in accordance with any consent you have provided. The following offices may have access to your data: Home or host institution, funding institutions/funders, internal offices at Trier University (Admissions Office, University Examination Office, Budget Department, Advisory Board for International Affairs, departmental coordinators etc.), tax office. For data stored in the International Office's database (Moveon), there is an order processing agreement with QSU Unisolution LTD, United Kingdom; the sub-processor for hosting the stored data is Telemaxx Telekommunikation GmbH, Karlsruhe, Germany.
Data Retention Period Your personal data will be stored from the receipt of your application for as long as necessary for the stated purposes. They will be anonymised after a maximum of 10 years, unless longer storage is necessary to defend legal claims. Documents stored in the International Office's upload portal will be deleted after a maximum of one year.
Your Rights Under Article 15 of the GDPR, you have the right to obtain information about the personal data collected or stored about you. Under Articles 16, 17, and 18 of the GDPR, you may request the restriction of processing, correction, or deletion of your stored data. Additionally, you have the right to object to data processing under Article 21 of the GDPR. You also have the right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority. For Trier University, this is the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information Rhineland-Palatinate, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.
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