PORTA-FAQs für Lehrende und Mitarbeitende

Allgemeine Fragen

Ich möchte mein Passwort ändern. In PORTA gibt es dazu jedoch keine Funktion. Wie kann dennoch die Änderung des Passwortes erfolgen?

Die Passwortänderung für PORTA wird über das zentrale Benutzermanagement durchgeführt, daher ist keine Funktion in PORTA vorgesehen. Um Ihr Passwort zu ändern, verwenden Sie bitte den Informationen auf der folgenden Webseite: www.uni-trier.de/index.php

Die Anmeldung an PORTA funktioniert nach längerer Zeit nicht mehr. Gleichzeitig reagiert PORTA nicht auf Eingaben in den Feldern Benutzername und Passwort. Wie kann die Anmeldung wieder erfolgen?

Schließen Sie bitte den Browser und versuchen Sie eine erneute Anmeldung an PORTA.

Mit welchen Auswirkungen muss in PORTA gerechnet werden, wenn der Arbeitsvertrag ausläuft?

Sobald der Arbeitsvertrag eines/r Mitarbeitenden nicht mehr gültig ist, kann PORTA nicht mehr genutzt werden. Eine Anmeldung ist damit nicht mehr möglich.

Meine Rolle wird mir im Portal nicht angezeigt. Wo kann ich mir Informationen zu meinem Account/Rolle anzeigen lassen?

Wenn Sie nur eine Rolle für PORTA haben, dann wird Ihnen diese nicht direkt auf der Oberfläche angezeigt. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Symbol mit dem Männchen. Dies kann auch dann vorkommen, wenn Sie sich nicht im internen Netz der Universität befinden. Verschiedene Rollen werden außerhalb des Universitätsnetzwerks nicht angezeigt.

Was passiert mit den Raumbuchungen, die bereits im System sind?

Raumbuchungen, die bereits im alten System eingetragen wurden, werden ins neue System übernommen.Sie müssen nicht erneut gebucht werden!

Nach der Anmeldung an PORTA können Sie sich ihre persönlichen Daten anzeigen lassen. Warum sehe ich unter meinen eigenen Daten mein Geburtsdatum und meinen Geburtsort?

Weil PORTA auch ein Identitätsmanagementsystem ist, müssen persönliche Daten enthalten sein, um die Eindeutigkeit einer Person sicherstellen zu können. Die Daten werden nicht veröffentlicht bzw. werden keinen anderen Nutzern angezeigt. Lediglich Personen, die im Benutzermanagement aktiv sind, benötigen diese Informationen für die Bestimmung der Eindeutigkeit

Gibt es Schulungen für das neue System?

Ja, insbesondere zum Thema Anlage und Erfassung von Veranstaltungen und zur Veranstaltungsplanung werden wir sowohl vor der Systemumstellung als auch danach Schulungen anbieten. Diese beginnen ab Mitte Februar.

  • Die Anmeldung zu den Schulungen ist ab dem 09.02.2015 in LSF möglich. Auch nach der Umstellung werden wir Schulungen anbieten. Diese werden dann aber über PORTA zu buchen sein.

 

Bei der Noteneingabe gibt es keine inhaltlichen Änderungen, deshalb wird es hier vor der Umstellung keine Schulungen geben, sondern wir werden mit dem Versand der erforderlichen TAN-Listen Anfang April auch eine Kurzanleitung mit versenden, wie die Noten in PORTA einzugeben sind. Zudem werden wir dazu Schulungsvideos auf der PORTA-Seite einstellen. Sobald PORTA hochgefahren wurde, werden wir für alle Fragen rund um die Prüfungsanmeldung separate Schulungen anbieten.

  • Ab dem 09.02.2015 wird für Sie zum selbständigen, zeitlich unabhängigen und individuellen Testen auch ein PORTA-Demoserver bereit gestellt, mit dem Sie das neue System PORTA bereits vor seinem Start erkunden können. Zudem werden wir zu den wichtigsten Punkten Schulungsvideos und Anleitungen auf den Info-Seiten von PORTA bereit stellen. Diese helfen Ihnen, grundlegende Funktionen kennen zu lernen. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um sich mit dem System vertraut zu machen.
Ich bekommen zwar die Rolle "Lehrender" oder "Prüfer" oder "Prüfer-Vertreter" anzeigt, kann aber nicht in diese wechseln?

Bitte beachten Sie, dass außerhalb des Uni-Netzes bzw. ohne einen VPN-Client nur die Rollen "Mitarbeiter" und "Studierende/r" aktiv sind. Die anderen Rollen werden zwar angezeigt, man kann aber nicht in diese wechseln. Diese  Einschränkung war aus Sicherheitsgründen notwendig.

Prüfungsmanagement

PORTA arbeitet bei einigen Funktionen mit einer Absicherung von TANs. Was muss beachtet werden, wenn neue TANs benötigt werden?

Sobald PORTA feststellt, dass Sie nicht mehr genügend TANs zur Verfügung haben, werden Sie daran erinnert, eine neue TAN-Liste zu erstellen.

Zur Erstellung einer neuen TAN-Liste wechseln Sie bitte in die Rolle "Prüfer" und nutzen Sie die Funktion "Eigene Daten ansehen" unter dem Menüpunkt "Benutzer-Information". Dort gibt es die Möglichkeit über den Bereich "TAN" eine neue TAN Liste zu erstellen/freizuschalten.

Veranstaltungen

Veranstaltungsplanung mit semesterunabhängigen und -abhängigen Veranstaltungen. Wie gehe ich idealerweise bei der Planung vor?

1. Suchen Sie zunächst nach einer möglichen Veranstaltung, die es bereits gibt (semesterunabhängige Veranstaltung)
2. Wenn es eine semesterunabhängige Veranstaltung gibt, reicht es aus diese für das gewünschte Semester mit Planungsdaten anzulegen
3. Gibt es keine semesterunabhängige Veranstaltung, so muss eine neue Veranstaltung angelegt werden

Wie kann ich eine genaue Suche durchführen z. B. nach einem Veranstaltungstitel?

Die Suche nach Eingabe eines Suchbegriffs wird standardmäßig als sog. "unscharfe" Suche durchgeführt, so dass man auch einen Teil des Suchbegriffs eingeben kann und alle passenden Suchergebnisse aufgelistet bekommt.
 

Beim Abspeichern von Terminen tritt folgende Meldung auf: „Konflikte: Das automatische Zuweisen des durchführenden Dozenten führt zu Personenkonflikten. Bitte überprüfen Sie diese vor dem endgültigem Speichern!“

Dies ist ein reiner Hinweis, der Sie auffordert sich die Personenkonflikte anzusehen und evtl. abzuspeichern. Sie können die Termine auch mit den Personenkonflikten abspeichern und diese evtl. später lösen

Was hat es mit dem Begriff „Parallelveranstaltung“ auf sich?

Parallelgruppen sind semesterabhängige Veranstaltungen. Gemeint sind nicht Veranstaltungen, die zeitlich parallel stattfinden.
Auch wenn im Semester nur eine Veranstaltung stattfindet, wird eine „Parallelgruppe“ angelegt.


Mehrere Parallelgruppen  werden angelegt bei Veranstaltungen, deren Gruppen inhaltsgleich sind. Der Studierende sollte auch nur eine Gruppe besuchen können.

PORTA gibt bei der Veranstaltungsbelegung folgende Meldung aus: "Eine Anmeldung ist derzeit nicht möglich. Aufgrund einer fehlerhaften Konfiguration der Zeiträume sind mehrere Belegungszeiträume für diese Veranstaltung gültig!"

Überprüfen Sie, ob bei der Veranstaltung evtl. Anmeldeverfahren mit Platzvergabe und Offene Anmeldeverfahren kombiniert wurden. Falls ja, müssen Sie sich für ein Verfahren entscheiden und das/die andere(n) löschen.

Sollte bei den ausgewählten Verfahren alles korrekt sein, wenden Sie sich per Mail an porta@uni-trier.de

Wie kann ich mir alle Veranstaltungen meines Faches ansehen?

Suchen Sie unter dem Punkt StudienangebotVeranstaltung suchen - Struktur nach Ihrer Organisationseinheit. Wählen Sie diese aus und es werden die zugehörigen Veranstaltungen aufgelistet.

Was ist eine Semesterunabhängige Veranstaltung (SUV) und eine Semesterabhängige Veranstaltung (SAV)?

Eine Veranstaltung besteht aus zeitunabhängigen und zeitabhängigen Daten. Daher spricht man von einer Semesterunabhängigen Veranstaltung und einer Semesterabhängigen Veranstaltung.

Die Daten der Semesterunabhängigen Veranstaltung bleiben unabhängig vom Semester immer bestehen und ändern sich nicht. Hierzu zählen:  Allgemeiner Veranstaltungstitel, Veranstaltungsart, Angebotsfrequenz, Module, Studiengänge, Zeiträume.

Wurde einmal eine Semesterunabhängigen Veranstaltung angelegt, muss pro Semester nur noch die Semesterabhängige Veranstaltung ergänzt werden. Diese Daten können jedes Semester variieren. Hierzu gehören: Spezieller Veranstaltungstitel, Termine, Räume, Dozenten, Texte.

Konsequenzen:

Es gibt keine Veranstaltung, auch keine einmalige Veranstaltung ohne Semesterunabhängige Veranstaltung. Alle Veranstaltungen müssen einer Semesterunabhängigen Veranstaltung zugeordnet werden.

Aber bitte beachten Sie auch: nicht für jede einmalige Veranstaltung „Klausur“, „Klausureinsicht“ etc. sollte eine neue Semesterunabhängige Veranstaltung angelegt werden, da dies ansonsten unübersichtlich wird. Um hier nicht unendliche viele Semesterunabhängige Veranstaltungen mit Einzelreservierungen anzulegen, ist es sinnvoll, auch für die Einzelveranstaltungen pro Professur eine Semesterunabhängige Veranstaltung anzulegen, z.B.  „Einzelveranstaltungen Professur XY“, in der dann die semesterabhängigen Veranstaltungen, sprich Einzelreservierungen, eingetragen werden können. Ggf. ist es auch sinnvoll eine Semesterunbhängige Veranstaltung für „Klausur“ „Klausureinsicht“ zu kreieren, die dann mit Inhalt gefüllt werden.

Ehe also eine neue Semesterunabhängige Veranstaltung angelegt wird, sollten Sie kontrollieren, ob nicht bereits eine solche vorhanden ist.

Wo kann ich die Vorlesungsverzeichnisse der vergangenen Jahre einsehen?

Vorlesungsverzeichnisse WiSe 07/08 bis SoSe 15 finden Sie hier

Ich kann in der Veranstaltungsbearbeitung keine Zeitraumgruppe (Anmeldefrist)anlegen

In dem Fall sind die Fristen der Anmeldeverfahren dieses Semesters noch nicht hinterlegt. Da die Anmeldefristen zur Semesterunabhängigen Veranstaltung gehören, können die Zeitraumgruppen dennoch zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Löschen Sie bei der Zuordnung das voreingestellte Semester.
  2. Klicken auf Suchen.
  3. Die gewünschte(n) Zeitraumgruppe(n) anhaken.
  4. Zuordnungen aktualisieren.
Ich kann keine Module zuordnen / ich kann bestimmte Module nicht zuordnen?

Erste Möglichkeit:

Bei der Modulzuordnung ist unter Organisationseinheit eine Professur voreingestellt (z.B. bei DepAdminRolle für Professur und nicht für ein Fach). Dann gehen Sie wie folgt vor:

  • Löschen Sie bei der Zuordnung die voreingestellte(n) Organisationseinheit(en)
  • Geben Sie im Feld Nummer das Modulkürzel ein
  • Suchen
  • Checkbox beim gefundenen Modul anhaken
  • Zuordnungen Aktualisieren

Schritt für Schritt Anleitung dazu auf der Homepage.

 

Zweite Möglichkeit:

Das Modul ist auch über die Suche im Feld Titel nicht zu finden.

  • Dann wurde das Modul noch nicht ins System eingepflegt (z.B. b einem neuen Studiengang möglich). Hier müsste man das HPA kontaktieren.
Ich kann einen bestimmte Lehrperson nicht finden/eintragen?

Dies kann verschiedene Ursachen haben:

  • Die Lehrperson hat keinen gültigen Vertrag, dieser ist entweder abgelaufen oder noch nicht gültig
    • eine Zuweisung als Dozent/in ist nur während des Gültigkeitszeitraumes des Vertrages möglich
    • gibt es einen gültigen Vertrag: Anfrage an:  porta@uni-trier.de
  • DieLlehrperson gehört einer anderen Organisationseinheit an
    • Bei der Zuordnung des Dozenten die voreingestellte Organisationseinheit löschen und nach dem Namen suchen.          
Veranstaltungen werden nicht von Stud.IP importiert

Dies kann mehrere Gründe haben:

  • es wurde eine neuen Semesterunabhängige Veranstaltung angelegt und die Veranstaltungsnummer ist noch vierstellig: diese muss auf eine achtstellige Nummer angepasst werden, muss über Abteilung II erfolgen
  • Durchführende(r) Dozent/in fehlt unter Termine und Räume
  • Evtl. muss Organisationseinheit angepasst werden, muss über Abteilung II erfolgen
Ich habe als Lehrender außerhalb des Universitätsnetzes keinen Zugriff auf meine Veranstaltungen

Um Zugriff auf Ihre Veranstaltungen zu haben, benötigen Sie außerhalb des Universitäts-Netzes aus Sicherheitsgründen eine aktive VPN-Verbindung. Ohne VPN-Verbindungsind nur die Rollen "Mitarbeiter", "Studierende" und "Bewerber" aktiv.

Informationen zum Thema VPN finden Sie hier https://www.uni-trier.de/index.php?id=30830