PORTA-FAQs für Lehrende und Mitarbeitende

Allgemeine Fragen

Ich möchte mein Passwort ändern. In PORTA gibt es dazu jedoch keine Funktion. Wie kann dennoch die Änderung des Passwortes erfolgen?

Die Passwortänderung für PORTA wird über das zentrale Benutzermanagement durchgeführt, daher ist keine Funktion in PORTA vorgesehen. Um Ihr Passwort zu ändern, verwenden Sie bitte den Informationen auf der Webseite des ZIMK

Die Anmeldung an PORTA funktioniert nach längerer Zeit nicht mehr. Gleichzeitig reagiert PORTA nicht auf Eingaben in den Feldern Benutzername und Passwort. Wie kann die Anmeldung wieder erfolgen?

Schließen Sie bitte den Browser und versuchen Sie eine erneute Anmeldung an PORTA.

Mit welchen Auswirkungen muss in PORTA gerechnet werden, wenn der Arbeitsvertrag ausläuft?

Sobald der Arbeitsvertrag eines/r Mitarbeitenden nicht mehr gültig ist, kann PORTA nicht mehr genutzt werden. Eine Anmeldung ist damit nicht mehr möglich.

Meine Rolle wird mir im Portal nicht angezeigt. Wo kann ich mir Informationen zu meinem Account/Rolle anzeigen lassen?

Wenn Sie nur eine Rolle für PORTA haben, dann wird Ihnen diese nicht direkt auf der Oberfläche angezeigt. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Symbol mit dem Männchen. Dies kann auch dann vorkommen, wenn Sie sich nicht im internen Netz der Universität befinden. Verschiedene Rollen werden außerhalb des Universitätsnetzwerks nicht angezeigt.

Bitte beachten Sie als Lehrende (bzw. Prüfende) und DepartmentAdmin für Veranstaltungen, dass außerhalb des Uni-Netzes bzw. ohne einen VPN-Client nur die Rollen "Mitarbeitende" oder "Studierende" aktiv sind. Diese Einschränkung ist aus Sicherheitsgründen notwendig.

Informationen zum Thema VPN

Nach der Anmeldung an PORTA können Sie sich ihre persönlichen Daten anzeigen lassen. Warum sehe ich unter meinen eigenen Daten mein Geburtsdatum und meinen Geburtsort?

Weil PORTA auch ein Identitätsmanagementsystem ist, müssen persönliche Daten enthalten sein, um die Eindeutigkeit einer Person sicherstellen zu können. Die Daten werden nicht veröffentlicht bzw. werden keinen anderen Nutzern angezeigt. Lediglich Personen, die im Benutzermanagement aktiv sind, benötigen diese Informationen für die Bestimmung der Eindeutigkeit.

Ich bekomme nur die Rolle "Mitarbeiter*in" angezeigt aber nicht meine Rollen "Lehrende*r" oder "Prüfer*in" bzw. "Prüfer-Vertreter*in"

Bitte beachten Sie, dass außerhalb des Uni-Netzes bzw. ohne einen VPN-Client nur die Rollen "Mitarbeiter" und "Studierende/r" aktiv sind. Diese  Einschränkung war aus Sicherheitsgründen notwendig.

Informationen zum Thema VPN

Prüfungsmanagement

PORTA arbeitet bei einigen Funktionen mit einer Absicherung von TANs. Was muss beachtet werden, wenn neue TANs benötigt werden?

Sobald PORTA feststellt, dass Sie nicht mehr genügend TANs zur Verfügung haben, werden Sie daran erinnert, eine neue TAN-Liste zu erstellen.

Zur Erstellung einer neuen TAN-Liste wechseln Sie bitte in die Rolle "Prüfer" und nutzen Sie die Funktion "Eigene Daten ansehen" unter dem Menüpunkt "Benutzer-Information". Dort gibt es die Möglichkeit über den Bereich "TAN" eine neue TAN Liste zu erstellen/freizuschalten.

Lehrveranstaltungen

Ich habe als Lehrende*r oder DepartmentAdmin außerhalb des Universitätsnetzes keinen Zugriff auf meine Veranstaltungen bzw. Veranstaltungen meines Faches

Um Zugriff auf Ihre Veranstaltungen zu haben, benötigen Sie außerhalb des Universitäts-Netzes aus Sicherheitsgründen eine aktive VPN-Verbindung. Ohne VPN-Verbindungsind nur die Rollen "Mitarbeiter/in", "Studierende" und "Bewerber/in" aktiv.

Informationen zum Thema VPN

 

Wie sehen meine Lehrveranstaltungen aus Studierendensicht aus?

Sie möchten wissen, wie Ihre Lehrveranstaltungen den Studierenden im Studienplaner angezeigt werden? Dann suchen Sie 1. im Menü oben nach "Lehrangebot je Prüfungsordnung" und 2. nach der gewünschten Prüfungsordnung.

Ich bin benötige eine Rolle um Veranstaltungen eines Faches/einer Professur bearbeiten zu können

Um Veranstaltungen eines Faches oder einer Professur bearbeiten zu können, benötigen Sie die Department-Admin-Rolle.

Zur Einrichtung der Rolle wenden Sie sich per E-Mail an portauni-trierde

Veranstaltungen werden nicht von Stud.IP importiert

Dies kann mehrere Gründe haben:

  • es wurde eine neue Semesterunabhängige Veranstaltung angelegt und die Veranstaltungsnummer ist noch vierstellig: diese muss auf eine achtstellige Nummer angepasst werden.
  • in seltenen Fällen muss evtl. auch die Organisationseinheit angepasst werden.

In beiden Fällen erfolgt die Anpassung über Abteilung II (Mail an portauni-trierde).

PORTA gibt bei der Veranstaltungsanmeldung folgende Meldung aus: "Eine Anmeldung ist derzeit nicht möglich. Aufgrund einer fehlerhaften Konfiguration der Zeiträume sind mehrere Belegungszeiträume für diese Veranstaltung gültig!"

Überprüfen Sie, ob bei der Veranstaltung Anmeldeverfahren mit Platzvergabe und Offene Anmeldeverfahren kombiniert wurden. Falls ja, müssen Sie sich für ein Verfahren entscheiden und das/die andere(n) löschen. Verfahren mit anschließender Platzvergabe und Offene Anmeldeverfahren dürfen bei einer Veranstaltung nicht kombiniert werden.

Besteht eine solche fehlerhafte Kombination nicht, wenden Sie sich per Mail an portauni-trierde

Studierende melden, dass sie sich nicht zu einer Veranstaltung anmelden können

Hierfür kann es unterschiedliche Gründe geben:

  • Bei der Veranstaltung wurde noch kein Anmeldezeitraum ausgewählt -> wählen Sie auf der Registerkarte Zeiträume die gewünschte Anmeldefrist aus.
  • Die Veranstaltung ist noch nicht freigegeben, sodass sie nicht im Studienplaner erscheint -> schalten Sie die Veranstaltung in der Veranstaltungsbearbeitung über den Icon „Freigabekennzeichen bearbeiten“ frei.
  • Die Anmeldephase hat noch nicht begonnen. In einem solchen Fall erscheint bei den Studierenden im Studienplaner kein Anmeldebutton. Auf der Detailansicht sind die Anmeldefristen auch für Studierende aufgeführt.
Meldung „Belegungen aus dem Winter/Sommersemester xy können aktuell nicht bearbeitet werden, da der Zeitraum vom Typ "Belegungsbearbeitung" für das ausgewählte Semester derzeit nicht gültig ist“

Um in der Manuellen Platzvergabe Änderungen an den Teilnehmerlisten bei abgelaufenen Bearbeitungsfristen vornehmen zu können, ergänzen Sie auf der Registerkarte Zeiträume die Frist "Teilnehmerbearbeitung ohne Anmeldefrist“.

Mit dieser Frist ist kein Anmeldeverfahren für Studierende verknüpft.

Ich kann bestimmte Module nicht zuordnen / finde bestimmte Module nicht

Erste Möglichkeit:

Bei der Modulzuordnung ist unter Organisationseinheit eine Professur voreingestellt. Dann gehen Sie wie folgt vor:

  • Löschen Sie bei der Zuordnung die voreingestellte(n) Organisationseinheit(en)
  • Geben Sie im Feld Nummer das Modulkürzel ein
  • Suchen
  • Checkbox beim gefundenen Modul anhaken
  • Zuordnungen Aktualisieren

Eine Schritt für Schritt Anleitung dazu finden Sie im Skript "Lehrveranstaltungen bearbeiten" auf der Seite des PORTA-Supports für Lehrende und Mitarbeitende unter dem Punkt LEHRVERANSTALTUNGSMANAGEMENT  PORTA-Anleitungen.

Zweite Möglichkeit:

Das Modul ist auch über die Suche im Feld Titel nicht zu finden.

  • Dann wurde das Modul noch nicht ins System eingepflegt (z.B. bei einer neuen Prüfungsordnung möglich). Wenden Sie sich per E-Mail an portauni-trierde
Veranstaltung erscheint nicht im Modulhandbuch

Prüfen Sie in der Semesterunabhängigen Veranstaltung (Registerkarte Grunddaten), ob der Gültigkeitszeitraum aktiv ist und korrigieren Sie diesen, wenn notwendig.

Veranstaltung erscheint im Studienplaner/Modulhandbuch von Studierenden, obwohl die Module in der Veranstaltung gelöscht wurden bzw. der Gültigkeitszeitraum abgelaufen ist

Das Setzen eines Enddatums bei einer Lehrveranstaltung bewirkt, dass diese nach Ablauf nicht mehr im Modulhandbuch, im Vorlesungsverzeichnis und im Studienplaner angezeigt wird, was zur Verbesserung der Übersichtlichkeit auf Seiten der Studierenden führt.

Diese Veranstaltung wird allerdings noch den Studierenden angezeigt, die hier bereits ein Leistungselement vorliegen haben, z.B. eine Zulassung zu der Veranstaltung.

Ich kann eine bestimmte Lehrperson bei der Zuordnung in der Liste nicht finden

Dies kann verschiedene Ursachen haben:

  • Die Lehrperson hat keinen gültigen Vertrag, dieser ist entweder abgelaufen oder noch nicht gültig
    • eine Zuweisung als Lehrperson ist nur während des Gültigkeitszeitraumes des Vertrages möglich.
  • Es gibt einen gültigen Vertrag: da PORTA die Personendaten aus der Personalabteilung importiert, sollten Sie zunächst in der Personalabteilung nachfragen, ob dort die Daten ins System eingepflegt wurden.
    • wenn nein, muss abgewartet werden, bis dies erfolgt ist und die Daten über die Schnittstellen an PORTA geliefert wurden,
    • wenn ja, Anfrage an portauni-trierde senden.
  • Die Lehrperson gehört einer anderen Organisationseinheit an
    • Bei der Zuordnung nach dem Namen suchen. So können Lehrpersonen anderer Organisationseinheiten einer Veranstaltung als Lehrperson zugeordnet werden.
Wie kann ich die Einrichtung/Organisationseinheit bei einer Veranstaltung ändern?

Die Änderung der Einrichtung/Organisationseinheit erfolgt in Abteilung II. Wenden Sie sich dazu per E-Mail an portauni-trierde

 

Wo kann ich die vierstellige Veranstaltungsnummer anpassen?

Bei Neuanlage einer Semesterunabhängigen Veranstaltung erhält diese eine vierstellige Nummer. Die Anpassung der Nummern erfolgt in Abteilung II. Senden Sie eine E-Mail an portauni-trierde

Wie kann ich mir einen Ausdruck mit allen Veranstaltungen meines Faches / meiner Professur erstellen?

Wählen Sie unter LEHRORGANISATION - VERANSTALTUNGEN - VERANSTALTUNGEN BEARBEITEN - bei Struktur die entsprechende Organisationseinheit aus. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Auswahl "Auswahl mit Unterelementen" anhaken. Wählen Sie das gewünschte Semester aus.

Die anschließende Suche listet alle Veranstaltungen der Organisationseinheit auf.

Wählen Sie in der Drop-Down-Box "Auftrag ausführen" -> Liste der Veranstaltungen aus. Über den Button "Start" wird eine pdf-Datei mit allen Lehrveranstaltungen erstellt, reine Reservierungen werden nicht mit ausgegeben.

Was ist eine Semesterunabhängige Veranstaltung (SUV) und eine Semesterabhängige Veranstaltung (SAV)?

Eine Veranstaltung besteht aus zeitunabhängigen und zeitabhängigen Daten. Daher spricht man von einer Semesterunabhängigen Veranstaltung und einer Semesterabhängigen Veranstaltung.

Die Daten der Semesterunabhängigen Veranstaltung bleiben unabhängig vom Semester immer bestehen und ändern sich nicht. Hierzu zählen:  Allgemeiner Veranstaltungstitel, Veranstaltungsart, Angebotsfrequenz, Module, Studiengänge, Zeiträume.

Wurde einmal eine Semesterunabhängigen Veranstaltung angelegt, muss pro Semester nur noch die Semesterabhängige Veranstaltung ergänzt werden. Diese Daten können jedes Semester variieren. Hierzu gehören: Spezieller Veranstaltungstitel, Termine, Räume, Dozenten, Texte.

Konsequenzen:

Es gibt keine Veranstaltung, auch keine einmalige Veranstaltung ohne Semesterunabhängige Veranstaltung. Alle Veranstaltungen müssen einer Semesterunabhängigen Veranstaltung zugeordnet werden.

Aber bitte beachten Sie auch: nicht für jede einmalige Veranstaltung „Klausur“, „Klausureinsicht“ etc. sollte eine neue Semesterunabhängige Veranstaltung angelegt werden, da dies ansonsten unübersichtlich wird. Um hier nicht unendliche viele Semesterunabhängige Veranstaltungen mit Einzelreservierungen anzulegen, ist es sinnvoll, auch für die Einzelveranstaltungen pro Professur eine Semesterunabhängige Veranstaltung anzulegen, z.B.  „Einzelveranstaltungen Professur XY“, in der dann die semesterabhängigen Veranstaltungen, sprich Einzelreservierungen, eingetragen werden können. Ggf. ist es auch sinnvoll eine Semesterunbhängige Veranstaltung für „Klausur“ „Klausureinsicht“ zu kreieren, die dann mit Inhalt gefüllt werden.

Ehe also eine neue Semesterunabhängige Veranstaltung angelegt wird, sollten Sie kontrollieren, ob nicht bereits eine solche vorhanden ist.

Wo kann ich die Vorlesungsverzeichnisse der vergangenen Jahre einsehen?

Die Vorlesungsverzeichnisse können auf PORTA unter folgendem Link eingesehen werden:

Vorlesungsverzeichnisse (Archiv)