Pressearbeit

Setzen Sie sich rechtzeitig mit der Abteilung Kommunikation und Marketing der Universität in Verbindung. Sie verfügt mit dem Informationsdienst Wissenschaft (idw) über beste Kontakte zur nationalen Medienlandschaft und versorgt auch die regionalen Medien in Rheinland-Pfalz, Saarland und Luxemburg zuverlässig mit Ihren Informationen.
Bereits in der Planungsphase sollte die Pressestelle über Titel, Inhalt (kurz), Termin, Ort, Veranstalter der Tagung informiert und ein Ansprechpartner für Rückfragen benannt werden. Mit diesem wird dann die strategische Pressearbeit abgestimmt.
Benötigt werden weiterhin Telefonnummern kompetenter Ansprechpartnerinnen und -partner für die Presse vor und während der Tagung. Etwa 4-6 Wochen vor der Tagung sollten dann die Informationen/Materialien für ausführliche Pressemitteilungen vorliegen.

Je nach Einzugsbereich der Veranstaltung werden die lokale oder nationale Presse, die Fachpresse und die einschlägigen Hörfunk- und Fernsehsender informiert, dabei sind folgende Bestandteile üblicherweise vorgesehen, können jedoch für die jeweilige Veranstaltung modifiziert werden:

Nach Festsetzung des Events: Terminankündigung mit Titel, Ort, Veranstalter, Ansprechpartner/innen
Etwa 2-3 Wochen vor der Veranstaltung: Pressemitteilung zum Thema mit detailliertem Inhalt, besonderen Referenten/Interviewpartnern etc. sowie die Einladungen an die Presse
Pressemitteilung eine Woche vorher mit konkreten Informationen, inhaltlichen Highlights, besonderen Referenten/Interviewpartner, möglichst plus Fotos
Erinnerung kurz vor dem Event, evtl. telefonisch.

Für eine gute Resonanz der Konferenz sind zudem noch drei Punkte zu beachten:

Ansprechpartner für die Presse nicht nur nach Prominenz auswählen, sondern auch nach Erreichbarkeit - Nobelpreisträger, die man nicht ans Telefon kriegt, nützen nichts. Informieren Sie diese Ansprechpartner vorher, dass möglicherweise Journalisten anrufen. Das erspart peinliche Auftritte.
Vorbereiten einer Presseerklärung/Pressemappe, in der nicht nur steht, wie bedeutend die Veranstaltung und ihre Teilnehmer sind, sondern weisen Sie auch auf ein paar inhaltliche Highlights, wenn möglich plus Fotos, hin.
Auch über redaktionelle Beiträge in Fachzeitschriften kann bereits im Vorfeld einer Tagung wirkungsvoll für eine Teilnahme geworben werden.