Publikation

Sie haben für eine Publikation der auf der Konferenz präsentierten Beiträge verschiedene Möglichkeiten. Oft ist es einfacher und organisatorisch besser, die Beiträge im Vorfeld zu definierten Terminen einzufordern und die Publikation zu Beginn der Konferenz in die Tagungstaschen zu geben, so dass Vorträge aufmerksamer verfolgt und nachbereitet werden können. Sie können die Ergebnisse auch hinterher veröffentlichen. Der Versand an die Teilnehmer wird dann allerdings aufwendig und teuer.
Geben Sie auf jeden Fall die Formate für publikationsreife Druckvorlagen vor (zu ve-wendende Fonts und Größen, Grafikformate, Zitieren von Literatur) und den maximalen Umfang der Beiträge an. Zeigen Sie an Beispielen, wie ein Text aussehen soll. Das erspart Ihnen hinterher viel Arbeit. Machen Sie klare Angaben darüber, wem die Rechte an der Publikation gehören und was sich für die einzelnen Autoren daraus ergibt. Vor der Veröffentlichung ist die Zustimmung der Autoren zu einer Veröffentlichung ihrer Beiträge einzuholen.
Sie können natürlich auch nur oder zusätzlich eine Publikation machen, die im Internet abgelegt ist. Dabei sollten Sie darauf achten, wie lange auf welchen Servern der Zugriff auf solche Publikationen zugesichert werden kann.
Gehen Sie davon aus, dass Sie für die Publikation einen Druckkostenzuschuss bezahlen müssen, der in der Finanzierung der Konferenz enthalten sein muss. Planen Sie 4-5 Exemplare für Bibliotheken und zusätzliche für jeden Förderer und Sponsor ein.
Zusätzlich sollte eine kürzere Medienmitteilung angefertigt werden, die die wesentlichsten Höhepunkte und Ergebnisse der Tagung zusammenfasst. Er bietet der Abteilung Kommunikation und Marketing willkommenes Futter für das hauseigene Forschungsmagazin „konzenTRiert“ und wird an regionale und nationale Medien verteilt.