PORTA-FAQs für Lehrende und Mitarbeiter/-innen

Allgemeine Fragen

Bitte aktualisieren Sie Ihren Browser, da ältere Browser den Inhalt nicht korrekt anzeigen.

Bitte beachten Sie, dass außerhalb des Uni-Netzes bzw. ohne einen VPN-Client nur die Rollen "Mitarbeiter" und "Studierende/r" aktiv sind. Die anderen Rollen werden zwar angezeigt, man kann aber nicht in diese wechseln. Diese  Einschränkung war aus Sicherheitsgründen notwendig.

Bei PORTA werden im Hintergrund noch Aktionen durchgeführt, während der/die Anwender/in Prozesse bearbeitet. Wird z. B. in der Bearbeitung von Veranstaltungen ein Zusatzfenster (z. B. bei der Zuordnung von Lehrpersonen) geöffnet, kann es vorkommen, dass keine Eingabe mehr möglich ist. In diesem Fall muss die Seite neu geladen werden (Taste F5). An einer Lösung wird derzeit gearbeitet.

Wenn Sie nur eine Rolle für PORTA haben, dann wird Ihnen diese nicht direkt auf der Oberfläche angezeigt. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Symbol mit dem Männchen. Dieses kann auch dann vorkommen, wenn Sie sich nicht im internen Netz der Universität befinden. Vereinzelte Rollen werden außerhalb nicht angezeigt

Die Passwortänderung für PORTA wird über das zentrale Benutzermanagement durchgeführt, daher ist keine Funktion in PORTA vorgesehen. Um Ihr Passwort zu ändern, verwenden Sie bitte den Informationen auf der folgenden Webseite: www.uni-trier.de/index.php

Sobald der Arbeitsvertrag eines/r Mitarbeiters/in nicht mehr gültig ist, kann PORTA nicht mehr genutzt werden. Eine Anmeldung der/des Benutzers/in ist damit nicht mehr möglich.

Schließen Sie bitte den Browser und versuchen Sie eine erneute Anmeldung an PORTA.

Weil PORTA auch ein Identitätsmanagementsystem ist, müssen persönliche Daten enthalten sein, um die Eindeutigkeit einer Person sicherstellen zu können. Die Daten werden nicht veröffentlicht bzw. werden keinen anderen Nutzern angezeigt. Lediglich Personen, die im Benutzermanagement aktiv sind, benötigen diese Informationen für die Bestimmung der Eindeutigkeit

Neben Ihrem Rufnamen werden auch weitere Vornamen von Ihnen angezeigt.
In Porta können neben dem Rufnamen auch alle Vornamen abgelegt werden.
Durch die Übernahme aus dem Vorgängersystem, in dem diese Unterscheidung noch nicht möglich war, kann es passieren, dass weitere Vornamen angezeigt werden.

Nach 15 fehlerhaften Versuchen wird der genutzte PC für weitere Loginversuche gesperrt. Versuchen Sie eine erneute Anmeldung frühestens nach 15 Minuten wieder. Versucht man innerhalb des gesperrten Zeitraums weiterhin den Login, verlängert sich die Zeit in der man keinen Zugang erhält. Die Sperre ist auf den Rechner bezogen und eine Anmeldung auch für andere Accounts ist nicht mehr möglich.

Prüfungsmanagement

Sobald PORTA feststellt, dass Sie nicht mehr genügend TANs zur Verfügung haben, werden Sie daran erinnert, eine neue TAN-Liste zu erstellen.

Zur Erstellung einer neuen TAN-Liste wechseln Sie bitte in die Rolle "Mitarbeiter" und nutzen Sie die Funktion "Eigene Daten ansehen" unter dem Menüpunkt "Benutzer-Information". Dort gibt es die Möglichkeit über den Bereich "TAN" eine neue TAN Liste zu erstellen/freizuschalten.

Veranstaltungen

Auf der Startseite findet sich im roten Feld in der rechten oberen Bildhälfte ein Link „Vorlesungsverzeichnis“. Damit erreicht man sowohl über PORTA das aktuelle Vorlesungsverzeichnis, wie auch die älteren Verzeichnisse aus LSF, die als PDF zur Verfügung gestellt werden.

Ein zentrales Prinzip des Veranstaltungsmanagements und deren Vernetzung mit den Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen in PORTA ist die Einführung einer neuen Kategorie der Semesterunabhängigen Veranstaltung (SUV) im Gegensatz zu Semesterabhängigen Veranstaltungen (SAV).

 

Semesterunabhängige Veranstaltung (SUV)

Stellen Sie sich die SUV als einen Container vor, der die zentralen Daten einer Veranstaltung beinhaltet. Dazu gehören die Informationen, die sich nicht mit jedem Semester ändern. Das sind Nummer, Titel und Veranstaltungsart plus die zugehörigen Module und Studiengänge. Die SUV wird einmal angelegt und bleibt für die kommenden Semester erhalten.

Diese Daten bleiben über alle Semester hinweg bestehen. Ob in diesem Container in jedem Semester Veranstaltungen einsortiert werden oder z.B. nur im jedem Wintersemester ist dabei unerheblich.

 

Semesterabhängige Veranstaltung (SAV)

In diese angelegten Container (SUV) können nun in jedem Semester eine oder auch mehrere Veranstaltungen eingestellt werden, diese bilden dann die semesterabhängigen Veranstaltungen (SAV).

Klassisches Beispiel zur Illustration:

Die SUV in der Germanistik lautet „Seminar zur Weimarer Klassik“ die in diese Container einsortierten Lehrveranstaltungen lauten dann „Goethe“, ein weiteres Seminar „Schiller“, das dritte Seminar hat den thematischen Inhalt „Herder“, und das vierte Seminar „Wieland“. Alle sind durch die SUV an das Modul und den Studiengang gebunden, haben jedoch unterschiedliche Titel und Termine, gemeinsam ist Ihnen jedoch die einheitliche Veranstaltungsart.

Bitte beachten Sie: Die Vorlesung „Die Weimarer Klassik“ gehört nicht in diese SUV, da es sich hier sich um eine andere Veranstaltungsart handelt. Dafür muss eine separate SUV erzeugt werden.

Die Einführung von SUV und SAV erscheint am Beispiel der Germanistik einleuchtend, ist jedoch auch notwendig, wenn die Titel z.B. bei „Seminar Analysis I“ sowohl in SUV und SAV identisch sind.

Die Beibehaltung der zentralen Daten der SUV führt in beiden Varianten zu einer Erleichterung bei der Bearbeitung der Daten zukünftiger Semester: denn beim Anlegen der SAV wird der Titel der SUV automatisch übernommen, die Module und Studiengänge bleiben bestehen, ebenfalls die Zeiträume (Anmeldefristen). Ändern können Sie jetzt  – die Durchführenden Dozenten, die Bemerkungen, die Teilnehmerzahlen,  Termine und Räume, usw.

 

Konsequenzen aus  SUV und SAV:

Die Einführung von SUV und SAV hat folgende Konsequenzen:

Es gibt keine Veranstaltung, auch keine einmalige Veranstaltung ohne SUV. Alle Veranstaltungen müssen einer SUV zugeordnet werden. Bildhaft heißt dass, das keine Veranstaltung außerhalb eines Containers existieren kann und erst diese Hülle benötigt wird, um im System einsortiert zu werden. Die Einführung von SUV als Container ermöglicht eine sehr gute Übersicht über das Veranstaltungsangebot, da bereits im Vorfeld die Basis des neuen Semesters  klar ist.

Aber bitte beachten Sie auch: Nicht für jede einmalige Veranstaltung „Klausur“, „Klausureinsicht“ etc. sollte eine neue SUV angelegt werden, da dies ansonsten - da diese SUV bestehen bleiben - unübersichtlich wird.

Um hier nicht unendliche viele SUVs mit Einzelreservierungen anzulegen, ist es sinnvoll, auch für die Einzelveranstaltungen pro Professur eine SUV anzulegen, z.B.  „Einzelveranstaltungen Professur Öffentliches Recht I“, in der dann die semesterabhängigen Veranstaltungen, sprich Einzelreservierungen, eingetragen werden können. Ggf. ist es auch sinnvoll Container für „Klausur“ „Klausureinsicht“ zu kreieren, die dann mit Inhalt gefüllt werden. Ehe also eine neue „SUV“ angelegt wird, sollten Sie kontrollieren, ob nicht bereits eine SUV vorhanden ist, die man nutzen kann, bzw. sich sinnvolle SUV kreieren, die dann genutzt werden können.

Dies betrifft in der Hauptsache Gruppenveranstaltungen. In PORTA darf/kann kein Studierender bei einer Gruppenveranstaltung zu mehreren Gruppen zugelassen werden, da es darum geht die knappe Ressource Seminarplatz möglichst optimal zu nutzen.

Bei diesem Problem müssen folgende Fälle unterschieden werden:

1) Bereits  in LSF wurde ein falsches Platzvergabeverfahren durchgeführt und deshalb haben die Studierenden in LSF fälschlicherweise mehrere Plätze erhalten. Dies können die Mitarbeiter im Fach direkt über die Anmeldelisten in PORTA  korrigieren.

2) Es kann daran liegen, dass durch die Migration der Veranstaltungen von LSF nach PORTA Lehrveranstaltungen gleichen Titels und gleicher Veranstaltungsart zusammengeführt wurden, die vorher in LSF getrennt waren.

In den allermeisten Fällen (schätzungsweise 90 %) war diese Zusammenführung auch richtig und nötig, um die neue Systematik von PORTA umzusetzen. Hier spielt die „Semesterunabhängige Veranstaltung (SUV) eine zentrale Rolle, die immer die notwendige Voraussetzung für eine Veranstaltungen ist – egal ob Einzel, Block oder semesterwöchentlich Veranstaltung.

Achtung: Bitte schauen Sie sich dringend das Prinzip der neuen Kategorie der „Semesterunabhängigen Veranstaltungen (SUV)“ und der Bedeutung für die Einstellung von „Semesterabhängige Veranstaltungen (SAV)“ an. Ohne ein Verständnis dieser Kategorien und deren Bedeutung, ist eine sinnvolles arbeiten mit PORTA als Department-Administrator schwierig!

Sollte eine Zusammenführung von Veranstaltungen zu einer SUV tatsächlich falsch sein, so kann man die Veranstaltungen natürlich wieder trennen:

Im ersten Schritt wird eine neue SUV anlegt, anschließend darin eine SAV fürs SoSe 15, in der die Daten (Titel, Dozent, Zeit, Anmeldefrist, Teilnehmer) eingetragen werden. Zentral durch die Abteilung II (Ansprechpartnerin Frau Högner) müssten Raum und Module noch ergänzt werden. Danach muss in der anderen „falschen“ SUV  die entsprechende Gruppe auf „fällt aus“ gesetzt und die Teilnehmer storniert werden.

Suchen Sie unter dem Punkt StudienangebotVeranstaltung suchen - Struktur nach Ihrer Organisationseinheit. Wählen Sie diese aus und es werden die zugehörigen Veranstaltungen aufgelistet.

Beim Einfügen von großen Texten aus anderen Quellen sollte darauf geachtet werden, dass es sich um Inhalte handelt. Formatierungen, die z. B. in Word Verwendungen finden, sollten vor dem Einfügen entfernt werden.

Die wichtigen Grundinformationen der Veranstaltung sind in der semesterunabhängigen Veranstaltung enthalten. Somit ist es nur noch notwendig, für die geplanten Semester die semesterabhängigen Informationen einzutragen. Eine Kopie ist daher nicht mehr notwendig.

Nutzen Sie anstelle des Sonderzeichens das * als Platzhalter und versuchen Sie erneut eine Suchanfrage. Sie können auch nach Teilen des Titels suchen, der die Sonderzeichen nicht beinhaltet.

Die Suche nach Eingabe eines Suchbegriffs wird standardmäßig als sog. "unscharfe" Suche durchgeführt, so dass man auch einen Teil des Suchbegriffs eingeben kann und alle passenden Suchergebnisse aufgelistet bekommt.
Möchte man die Suche auf einen genauen Suchbegriff eingrenzen, kann der Suchoperator == dem Suchbegriff vorangestellt werden.

Parallelgruppen sind semesterabhängige Veranstaltungen. Gemeint sind nicht Veranstaltungen, die zeitlich parallel stattfinden.
Auch wenn im Semester nur eine Veranstaltung stattfindet, wird eine „Parallelgruppe“ angelegt.
Mehrere Parallelgruppen  werden angelegt bei Veranstaltungen, deren Gruppen inhaltsgleich sind. Der Studierende sollte auch nur eine Gruppe besuchen können.

Dies ist ein reiner Hinweis, der Sie auffordert sich die Personenkonflikte anzusehen und evtl. abzuspeichern. Sie können die Termine auch mit den Personenkonflikten abspeichern und diese evtl. später lösen

Es sind nicht alle E-Mailinformationen bzw. nicht die korrekten verfügbar. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner für PORTA

Beim Übergang von LSF zu PORTA wurden Veranstaltungen, die in LSF mit dem Zusatz "gemäß Aushang" oder "nach Vereinbarung gekennzeichnet wurden, mit einem Rhythmus (wöchentlich) und einer Bemerkung übernommen.

Um eine optimale Vergabe von Veranstaltungsplätzen vornehmen zu können, ist es nur möglich, dass ein Studierender pro Veranstaltung (über alle Parallelgruppen) nur eine Zulassung bekommt.

Mit PORTA gibt es sog. semesterabhängige und -unabhängige Veranstaltungen, zu denen Veranstaltungen eines jeweiligen Semesters mit den Planungsinformationen zugewiesen können

Die semesterunabhängigen Daten einer Veranstaltung beinhalten Informationen zu einer Prüfungs- und Veranstaltungsordnung, die über die Semester hinweg konstantbleiben. Die SUV ist im Prinzip der Veranstaltungscontainer, der in den Modulhandbüchern
beschrieben wird. Die SUV besteht aus: allgemeiner Veranstaltungstitel, Veranstaltungsart, Angebotsfrequenz und Zuordnung zu Studiengang und Modul

Die SUV wird um die semesterabhängigen Daten ergänzt, die jedes Semester variieren. Sie besteht aus: spezieller Veranstaltungstitel, Termine, Räume, Dozenten, Texte

1. Suchen Sie zunächst nach einer möglichen Veranstaltung, die es bereits gibt (semesterunabhängiger Titel in der Suchmaske)
2. Wenn es eine semesterunabhängige Veranstaltung gibt, reicht es aus diese für das gewünschte Semester mit Planungsdaten anzulegen
3. Gibt es keine semesterunabhängige Veranstaltung, so muss eine neue Veranstaltung angelegt werden

Das Semester der Veranstaltung, für die ein Datenkontrollblatt erstellt werden soll ist noch nicht ausgewählt. In der Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Semester das gewünschte auswählen.

PORTA muss für die Belegung korrekt eingestellt werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner für PORTA.