Prozessmanagement: Entlastung durch klare Abläufe und einfach zugängliche Informationen

In Organisationen wie der Universität Trier begegnet man tagtäglich einer großen Zahl unterschiedlicher Abläufe. Viele davon sind in ihrer Struktur her gleich oder sehr ähnlich, manche – wie die Organisation einer Prüfung oder die Beantragung eines Drittmittelprojekts – werden häufig durchgeführt. Anderen – wie der Einrichtung eines neuen Studiengangs oder der Wahl eines neuen Senats – begegnet man seltener, aber dennoch regelmäßig.

Allen genannten Beispielen gemein ist eine mehr oder weniger feststehende Struktur bestimmter Arbeitsschritte, die von den Beteiligten ausgeführt werden. Eine solche Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten, die erledigt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, bezeichnet man als Prozess. Prozesse sind wiederholbar, umfassen oftmals mehrere Bereiche einer Organisation und machen damit in der Regel auch nicht an Abteilungsgrenzen halt.

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Die Analyse, Beschreibung und Gestaltung solcher Abläufe steht im Mittelpunkt des Prozessmanagements. Betrachtet werden hierbei nicht nur technische Aspekte – wie der Einsatz bestimmter IT-Systeme –, sondern auch organisatorische Fragen wie die Einbindung von Beteiligten in den Gesamtablauf. Die zentrale Fragestellung des Prozessmanagements kann damit auf die Formulierung „Wer macht was, wann, wie und womit?“ zugespitzt werden.

Erklärtes Ziel ist es, schneller und einfacher benötigte Informationen zur Verfügung zu stellen sowie klare Zuständigkeiten und strukturierte Abläufe zu erreichen. Hierzu werden Prozesse gemeinsam mit den jeweiligen Beteiligten dokumentiert, Verbesserungsmöglichkeiten aufgedeckt und Informationsmaterial wie z.B. Formulare, Merkblätter oder Checklisten online verfügbar gemacht.

Am Ende sollen für die Universität Trier passende Lösungen stehen, die dahingehend eine Entlastung bieten, dass mehr Zeit für Studium, Lehre und Forschung bleibt. Nicht zuletzt dient das Prozessmanagement aber auch dazu, einen Nachweis über die dokumentierten Abläufe, zum Beispiel im Rahmen der Systemakkreditierung, zu erbringen.