Ablauf der Tagung
Nach dem letzten Check beginnen Sie in Zusammenarbeit mit den Pedellen mit der Vorbereitung der Räume. Dazu gehören auch die Kontrolle der Bestuhlung, der techni-schen Ausstattung und die Aufstellung der Stellwände. Machen Sie einen Aushang mit dem Lageplan vom Standort (mit Mensa) und einem Stadtplan. Richten Sie eine Infor-mationstafel ein, an der aktuelle Informationen für die Konferenzteilnehmer angebracht werden können. Im Tagungsbüro sollten ein Fahrplanbuch für den öffentlichen Nahver-kehr und ein Bahn-Fahrplan vorhanden sein. Besser ist es, die Internet-Auskunft www.bahn.de zu nutzen. Auch die Telefonnummer eines Taxi-Unternehmens sollte bereit liegen. Unverzichtbar ist auch der „Notfallkoffer“ mit Büromaterialien (Heft-zwecken, Schere, Tesafilm, Schnur) sowie eine Erste-Hilfe-Tasche - evtl. einschl. eini-ger Kopfschmerztabletten – zur Versorgung kleinerer Wehwehchen. Im Tagungsge-bäude ist ein Lageplan der verschiedenen Räumlichkeiten aufgehängt worden und die Räume und die Wege dorthin sind gut und eindeutig ausgeschildert. Sie haben die Technik auf Funktionsfähigkeit überprüft. Dabei haben Sie auch die Präsentationen der Vortragenden, die Sie vorher per E-Mail erhalten haben, geladen und überprüft.
Vor der Registrierung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben Sie nachgesehen, wer die Tagungsgebühr bezahlt hat. Wer noch nicht bezahlt hat, muss bar bezahlen oder einen Überweisungsbeleg vorlegen. Unklare Fälle müssen nicht die Hilfskräfte im Tagungsbüro, sondern Sie als Organisator entscheiden! Danach gibt es die Tagungsunterlagen.
Mit den Tagungsunterlagen kann man z. B. Bons für die Mensa ausgeben mit denen ein Menü nach freier Wahl zusammengestellt werden kann. Das Studierendenwerk schickt Ihnen hinterher eine Abrechnung. Dies ist ein sehr preiswerter und für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sehr komfortabler Service. Falls Sie keine Bon-Lösung möchten, sollten Sie bei großen Veranstaltungen, bei denen keine Verpflegung angeboten wird, das Studierendenwerk in jedem Fall informieren, damit dieses sich ggf. auf eine erhöhte Nachfrage einstellen kann.
Vor Beginn der Veranstaltung stehen schon Kaffee, Tee, Wasser, Kekse, Konfekt bereit, am Nachmittag rundet ein kleines Stück Kuchen das Ganze ab.
In jedem Raum, in dem Vorträge mit Technik-Einsatz stattfinden, ist eine studentische Hilfskraft oder ein Techniker einsatzbereit, der ggf. „Nothilfe“ leisten kann. Diese prüfen noch einmal, ob die benötigten Präsentationen für die jeweilige Sitzung abrufbereit sind und die Laptops im Zusammenspiel mit dem Beamer funktionieren und von den Vortra-genden ohne Stress genutzt werden können.
Auf dem Campus haben Sie, ausgehend vom Eingangsbereich, ggf. von den öffentlichen Parkplätzen eine Ausschilderung zum Tagungsort vorgenommen. Denken Sie daran, diese Ausschilderung nach dem Ende der Tagung zu entfernen! Für die Ausschilderung gibt es Stellschilder, die Sie in der Regel bei den Pedellen erhalten. Sprechen Sie mit diesen ab, wo diese Stellschilder aufgestellt werden sollen.
Nun kann die Konferenz beginnen.
Es ist jetzt Ihre Aufgabe, auf die Zeitdisziplin zu achten. Den Vortragenden sind genaue Angaben gemacht worden. Die Leiterinnen und Leiter der jeweiligen Sitzungen sind vom Programm-Komitee aufgefordert, die jeweiligen Zeit-Limits streng einzuhalten. Sie als Organisator haben darauf zu achten, dass rechtzeitig vor dem Ende von Pausen zum Weitermachen aufgefordert wird. Nutzen Sie dafür ggf. akustische Signale. Laut ver-nehmliches Händeklatschen im Foyer oder der Cafeteria bewirkt Wunder!
Es gibt nichts Schlimmeres als Tagungen, die aus dem Zeitruder geraten. Die Undiszipliniertheit von Vortragenden und/oder Sitzungsleitern darf nicht dazu führen, das die Letzten im Programm kaum noch Zeit für Vorträge und vor allem Diskussionen haben!
Vor der ersten Mittagspause bietet es sich an, ein Gruppenfoto zu machen. Solche „Wimmelbilder“ haben einen hohen Erinnerungswert. Suchen Sie dafür vorher einen geeigneten Platz, an dem sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut sichtbar auf-stellen können. Eine Treppe ist bei großen Personengruppen dafür ein guter Ort. Hier bieten sich alle Treppen rund ums Forum je nach Gruppengröße an. Anschließend kann man unter ortskundiger Führung gemeinsam zum Essen in die Mensa gehen.
Das Rahmenprogramm am Abend haben Sie sorgfältig geplant und Besonderheiten des Tagungsortes ausgesucht. Dieses Rahmenprogramm bietet sich sehr gut z. B. für Eh-rungen und Auszeichnungen an. Sie sollten dafür förmliche Einladungen ausdrucken, die den Tagungsunterlagen beiliegen und die Ihnen einen Überblick gewähren, wer (dafür bezahlt und damit) Zugang hat. Falls der (Ober-)Bürgermeister zum Empfang einlädt, schickt er oft eigene Einladungskarten, die ggf. vorher übersetzt werden müs-sen.
Kleine (stadt-spezifische) Geschenke an die Vortragenden und die Leiterinnen und Leiter der jeweiligen Sitzungen kosten nicht viel, schaffen aber eine gute Atmosphäre. Oder wie wäre es mit einer Flasche Uni-Wein? Die Präsente sollten jeweils im An-schluss an eine Vortragsrunde übergeben werden.
Bevor alle die Konferenz verlassen, sollten Sie noch einen Fragebogen ausgeben, der eine Bewertung der Tagung durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ermöglicht. Die-ser kann auch auf der Internet-Plattform angeboten werden. Dort sollten dann auch die Auswertungen sichtbar sein.