Aktuelles:
Februar und März 2026: Zurzeit finden Informationsveranstaltungen statt. Alle Infos dazu:
Informationsveranstaltungen RABBIT - digitale Rechnungsbearbeitung
Digitales Rechnungs-Bearbeitungs-Tool: RABBIT
Ab März 2026 wird die bislang analoge Rechnungsbearbeitung auf einen digitalen Freigabeprozess umgestellt. Damit entfallen zukünftig papierbasierte Umläufe und manuelle Unterschriften.
Zugang: https://vw-rabbit.uni-trier.de
Gesamtprozess
Die digitale Rechnungsbearbeitung mit RABBIT startet mit der Erstellung der Bedarfsmeldung in Turm. Nach Eingang der Rechnung wird sie im RABBIT erfasst und bearbeitet und anschließend in SAP verbucht – dieser Ablauf gilt ausschließlich für Rechnungen mit Bestellbezug. Rechnungen ohne Bestellbezug werden wie bisher weiterbearbeitet.
| Prozessstufen | |
|---|---|
| Zentraler Rechnungseingang |
Die Rechnung wird im RABBIT hochgeladen und mit einem eindeutigen Schlüssel, dem RABBIT-Key, versehen. Verantwortlich: Poststelle (Abt. I, SG 1 Sondergebiete) |
| Sortierung | Ein Bestellbezug wird durch Abt. I hergestellt. Verantwortlich: Zentrale Beschaffung (Abt. I, SG Zentrale Beschaffung) |
| Prüfung der Lieferung oder Leistung | Die Ware oder erbrachte Leistung wird von der Person, die den Bedarf gemeldet hat (oder einer Vertretung), geprüft. Siehe auch Von der Bedarfsmeldung zur Rechnungsprüfung - Was ändert sich? Verantwortlich: Bedarfsmelder, allerdings kann die Verantwortlichkeit durch diese/n einer weiteren Person zugewiesen werden. |
| Rechnerische Prüfung | Die rechnerische Prüfung erfolgt durch die Beschaffung. Verantwortlich: Zentrale Beschaffung (Abt. I, SG Zentrale Beschaffung) |
| Finanzbuchhaltung | Prüfung der Kontierung sowie der Zahlungsdaten. Verantwortlich: Finanzbuchhaltung (Abt. I, SG 4 Rechnungswesen) |
| Signatur | Nach Abschluss der Signaturprüfung erfolgt die Verbuchung in SAP. Verantwortlich: Anordnungsberechtigte (Abt. I, SG 2 Haushalt) |
Von der Bedarfsmeldung zur Rechnungsprüfung - Was ändert sich?
Bedarfsmeldung
Die Bedarfsmeldung erfolgt weiterhin über TURM. Siehe auch https://www.uni-trier.de/universitaet/verwaltung/abteilung-i-finanzen/zentrale-beschaffung
Rechnungseingang & Prüfung der Lieferung oder Leistung
Die Erfassung im RABBIT erfolgt ab Rechnungseingang.
Nach der Zuordnung zur Bedarfsmeldung wird die ordnungsgemäße Lieferung/Leistung geprüft.
Zusätzliche Dokumente (z.B. Lieferschein, Teilnehmerlisten) können ergänzt werden.
Schnelleinstieg RABBIT
Anleitung anzeigen
Schritt 1: Anmeldung vw-rabbit.uni-trier.de
Unter https://vw-rabbit.uni-trier.de/ finden Sie das Rechnungsbearbeitungs-Tool RABBIT. Rechts oben in der Ecke befindet sich ein LOGIN-Button. Die Anmeldung erfolgt mit der ZIMK-Kennung.
Schritt 2: Arbeitsvorrat und Öffnen der Rechnungen
Zum Öffnen der zu prüfenden Rechnungen klicken Sie entweder unter „Bestätigung der Rechnungen“ auf „Öffnen“ oder direkt im Bereich „Prüfung der ordnungsgemäßen Lieferung/Leistung“ auf „Öffnen“ neben der jeweils zu prüfenden Eingangsrechnung.
Schritt 3: Prüfung der Rechnung auf ordnungsgemäße Lieferung und Leistung
Nachdem Sie eine Rechnung aus dem Arbeitsvorrat geöffnet haben, ist sie auf die ordnungsgemäße Lieferung/ Leistung zu überprüfen. Nach Prüfung aller Rechnungspositionen ist die ordnungsgemäße Lieferung und Leistung insgesamt zu bestätigen und anzugeben, ob ein Lieferschein vorhanden ist und ggf. hochgeladen wurde.
Zur Weitereichung der Rechnung an eine andere zuständige Person, kann die Weiterleitungsfunktion über Eingabe der ZIMK-Kennung genutzt werden.
Suchfunktion
Status der Rechnungsbearbeitung & Suchfunktionen
Es gibt zwei Möglichkeiten, bereits geprüfte Rechnungen erneut aufzurufen oder zu finden:
- Standardsuche: auf der Startseite über „Suche“
- Schnellsuche: Über das Häschen mit dem „i“ in der Navigationsleiste
Tipp: Sucht man ohne Eingrenzung, erscheinen alle bisher bearbeiteten Rechnungen.
Über den Status erkennt man, wo sich die jeweilige Rechnung gerade in Bearbeitung befindet.
Weitere Anleitungen
FAQ
Wohin sollen Rechnungen geschickt werden?
- Papierrechnungen werden an die Poststelle gesendet und dort archiviert. Digitale Rechnungen könne Sie an rechnunguni-trierde weiterleiten.
- Weitere Dokumente (z.B. Lieferschein, Teilnehmerlisten, technische Anlagen, etc.) können Sie beim Zeichnen der Rechnung im Rabbit hochladen und jederzeit einsehen.
Betroffen sind ausschließlich Rechnungen mit Bestellbezug. Zugrunde liegt die Dienstanweisung der Kanzlerin zur Einführung eines Zentralen Rechnungseingangs.
Welche Rechnungen werden in RABBIT bearbeitet?
Ausschließlich Eingangsrechnungen mit Bestellbezug, weitere Vorgänge werden nach und nach daraufhin geprüft, ob eine Integration in die Zeichnungsprozesse des RABBIT möglich ist. Andere Rechnungen, beispielsweise im Rahmen der Abrechnung von Dienstreisen, sind vorerst noch hiervon ausgenommen und müssen weiterhin ausgedruckt mit der Dienstreiseabrechnung eingereicht werden.
Wie gehe ich bei Direktkäufen vor?
Für Direktkäufe gelten zunächst unverändert die bislang geltenden Regelungen fort. Nach erfolgter Leistung wird eine Bedarfsmeldung (BM) angelegt. Wird die Rechnung vom Bedarfsmelder eingereicht, so wird auf der Rechnung die BM-Nummer notiert sowie der Erhalt der Ware/die erbrachte Leistung quittiert und diese wird dann über die Hauspost an die Zentrale Beschaffungsstelle mit Hinweis auf den Direktkauf gesendet.
Die Abläufe bei Direktkäufen werden demnächst an den RABBIT-Workflow angepasst. Weitere Informationen folgen.
Wie gehe ich bei Sammelbestellungen/ Jahresbestellungen / Rahmenbestellungen vor?
Bei solchen Bestellungen wird ein Gesamtbetrag in SAP in einer Bestellung angelegt. Über diese Bestellung sollen alle Teilrechnungen/ unterjährigen Rechnungen abgerechnet werden, ohne für jede Rechnung eine neue Bedarfsmeldung und Bestellung anlegen zu müssen.
Daher stimmt die Summe der in RABBIT hochgeladenen Bestelldaten nicht mit dem Betrag auf der zu prüfenden Rechnung überein und muss angepasst werden.
In der Regel ist nur eine Bestellposition / nur eine Mengeneinheit angegeben, daher ist der Nettobetrag so anzupassen, dass er mit dem Rechnungsnettobetrag übereinstimmt.
Generell gilt: Linke Seite und Rechnung müssen übereinstimmen.
Wie werde ich informiert, wenn ich im RABBIT-Portal etwas bearbeiten muss?
Sie erhalten eine E-Mail, wenn ein Vorgang zur Prüfung vorliegt oder an Sie weitergeleitet wurde.
Was passiert, wenn eine Rechnung längere Zeit unbearbeitet in einem Workflowabschnitt liegt?
Der/die Bearbeiter:in wird zunächst über das Erinnerungssystem in regelmäßigen Abschnitten benachrichtigt. In Abhängigkeit von der Dringlichkeitseinstufung der Rechnung wird nach mehreren Tagen die Rechnung an eine andere Person weitergeleitet, in der Regel den/die Kostenstellenverantwortliche:n oder den/die Vorgesetzte:n.
Gibt es die Möglichkeit, jemanden auf Dauer oder vorübergehend, etwa im Urlaubs- oder Krankheitsfall, als Vertretung einzutragen?
Wir planen, optional verschiedene Regelsets zur Vertretung und/oder Weiterleitung von RABBI-Vorgängen zur Auswahl anzubieten, sodass Sie Ihre Vertretungsregeln im RABBIT selbst konfigurieren können. Zu diesem Zweck sammeln wir diesbezügliche Anregungen und Bedarfe, die Sie uns gerne unter rabbit@uni-trier.de mitteilen können.
Was mache ich, wenn eine Skontofrist auf der Rechnung enthalten ist?
Skontofälle werden durch die Vorabsortierung als dringende Fälle markiert. Diese Fälle sollten bevorzugt abgearbeitet werden. Der Skontobetrag wird erst in der Finanzbuchhaltung eingetragen. Rechnung und Bestelldaten sollten also übereinstimmen (ohne Skontoabzüge).
Ersetzt die Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung/Leistung die sachliche Richtigzeichnung?
Nicht vollständig. Es handelt sich hierbei um eine Teilzeichnung im Rahmen der sachlichen Richtigzeichnung, mit der bestätigt wird, dass die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde bzw. die Lieferung vollständig und in der geschuldeten Qualität erfolgt ist. Die sachliche Richtigzeichnung besteht noch aus weiteren Komponenten, wie etwa der Budgetfreigabe oder auch den verschiedenen Genehmigungsschritten innerhalb des TURM-Bedarfsmeldungsprozesses.
Was passiert, wenn ich einen Vorgang nicht selbst zeichnen kann?
Liegt die Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung/Leistung nicht in Ihrer Zuständigkeit oder kann nur eine andere Person die Bestätigung vornehmen, kann der Fall weitergeleitet werden. Dies funktioniert durch Eingabe der ZIMK-Kennung der zuständigen Person.
Kann ich alte Rechnungen aufrufen?
Sie können über eine Suche Ihre eigenen Rechnungen jederzeit abrufen. Dort haben Sie immer Einblick in die Daten, den aktuellen Bearbeitungsstand oder auch angehangene Dateien. Die Rechnungen werden dort innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
Wenn ich eine Frage zu einer Rechnung habe, die gerade in einem anderen Workflowschritt bearbeitet wird, wie finde ich die richtige Ansprechperson?
Der untenstehenden Tabelle können Sie die verantwortlichen Organisationseinheiten entnehmen. Ansprechpersonen der jeweiligen Einheiten finden Sie auf der Homepage der Abt. I.
| Prozessstufen | Verantwortlich |
|---|---|
| Zentraler Rechnungseingang | Poststelle (Abt. I, SG Sondergebiete) |
| Sortierung | Zentrale Beschaffung (Abt. I, SG Zentrale Beschaffung) |
| Prüfung der Lieferung oder Leistung | Bedarfsmelder, allerdings kann die Verantwortlichkeit durch diese/n einer weiteren Person zugewiesen werden. |
| Rechnerische Prüfung | Zentrale Beschaffung (Abt. I, SG Zentrale Beschaffung) |
| Finanzbuchhaltung | Finanzbuchhaltung (Abt. I, SG Rechnungswesen; buchhaltung@uni-trier.de) |
| Signatur | Anordnungsberechtigte (Abt. I, SG Haushalt) |
Wo erhalte ich weitere Hilfe? Wo kann ich Systemfehler oder Verbesserungswünsche melden?
Sollten Sie Unterstützung benötigen oder Ideen für eine Weiterentwicklung mit uns teilen wollen, kontaktieren Sie das Team gerne über rabbituni-trierde.
Anleitungen finden Sie unter www.uni-trier.de/beschaeftigte/rabbit/anleitung
Woher kommt der Name RABBIT?
Aus dem Namensvorschlag Digitales Rechnungs-Bearbeitungs-Tool stammt die Abkürzung REBET. Daraus wurde später RABBIT.
Bildernachweis
Die Anleitungen wurden mit der Unterstützung von Grafiken von Colourbox erstellt.
Das Hasenlogo wurde von Elena Otto gestaltet, die digitale Vektorisierung erfolgte durch Sonja Schwaiger.
