Direktkäufe

Auszug aus den Beschaffungsrichtlinien der Universität Trier:

V. Wirkung der Zentralen Beschaffung

  1. Grundsätzlich sind ausschließlich die Bediensteten der Zentralen Beschaffung und der Vergabestelle befugt, für die Universität Angebote einzuholen, Dienstleistungs- bzw. Lieferaufträge zu erteilen und Verträge abzuschließen, soweit diese Befugnis nicht vom Kanzler allein wahrgenommen wird.
  2. Andere Bedienstete der Universität - ganz gleich in welcher Funktion sind nicht zum Einholen von Angeboten, zur Erteilung von Aufträgen und zum Abschluss von Verträgen berechtigt. Unvermeidliche sogenannte "Direktkäufe" sind nur mit der vorherigen Zustimmung der Zentralen Beschaffung zulässig. ...
 

    Bei nicht freigegebenen Direktkäufen besteht ein hohes Risiko, dass die Kosten nicht erstattet werden!
     


    Für unvermeidliche Direktkäufe wird folgendes Verfahren festgelegt:

    1. Beantragung des Direktkaufs außerhalb von TURM:
      Nach Eintritt eines entsprechenden Notfalls, ist der Direktkauf immer vorab per E-Mail bei der Zentralen Beschaffung zu beantragen. Eine Voranfrage kann persönlich oder telefonisch erfolgen. Bitte richten Sie Ihre Anfrage an den zuständigen Sachbearbeiter der Zentralen Beschaffung. Schildern Sie den Notfall und geben Sie die benötigten Gegenstände mit den geschätzten Kosten an.
      Da es sich um eine Notfallbeschaffung handelt, wird vorab auf eine Prüfung der Finanzierung verzichtet. Die Finanzierung wird erst bei der erforderlichen Bedarfsmeldung in TURM geprüft.
      Der Direktkauf kann erst durchgeführt werden, nachdem die Zentrale Beschaffung die Freigabe erteilt hat.
       

      Wichtige Hinweise für die Durchführung des Direktkaufs:

      Es ist immer die Anschrift der Universität Trier als Lieferanschrift anzugeben, keine Privatanschrift!

      Bei allen Direktkäufen, insbesondere im EU-Ausland und in Drittländern, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. / UID / VAT-No) DE 149 881 695 der Universität Trier anzugeben.
      Der Lieferant erstellt dadurch eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer. Nur mit Angabe der USt-IdNr. kann eine Doppelbesteuerung vermieden werden.
      Sollte Umsatzsteuer berechnet werden und dadurch eine Doppelbesteuerung notwendig sein, wird nur der Nettobetrag erstattet!
      Falls bei der Bestellung kein Feld für die Angabe der USt-IdNr vorgesehen ist, nehmen Sie diese bitte in die Lieferanschrift auf.

      Pfand wird grundsätzlich nicht erstattet, dies gilt auch bei Direktkäufen!

      Die Repräsentations- und Bewirtungsrichtlinie ist zwingend zu beachten! Dies gilt insbesondere für die Punkte Finanzierung und Finanzierbarkeit.


       
    2. Erstattung des Direktkaufs beantragen:
      Nach der Durchführung des Direktkaufs muss zur Erstattung der Auslagen eine Bedarfsmeldung in TURM eingereicht werden, damit:
      - die notwendigen Genehmigungen erfolgen,
      - die korrekte Kontierung sichergestellt ist und
      - die Buchungen erfolgen können.
      Dabei ist im Feld "Begründung" anzugeben:
      - Freigegebener Direktkauf (von wem und wann freigegeben?)
      - Schilderung des Notfalls
      - Bedarfsbegründung
      - Mitarbeiter an den die Erstattung erfolgen soll
      - Bankverbindung (IBAN, BIC, Kreditinstitut)

        (WICHTIG: Die Kontoverbindung muss von diesem Mitarbeiter im TURM-Portal unter "Mitarbeiterservice" eingetragen werden!)

      Anlegen der zu erstattenden Positionen:
      - Verwenden Sie keine Materialnummern!
      - Bitte verwenden Sie immer als Bestell-Mengeneinheit "LE" (Leistungseinheit) statt "ST" (Stück)!


      Einreichen der Unterlagen:
      Der Ausdruck des Formulars Bedarfsmeldung ist mit den vorhandenen Belegen zu ergänzen und von einer weiteren Person (z. B. Dekanat) "sachlich richtig" zu zeichnen.
      Bitte diese Unterlagen per Hauspost an den zuständigen Sachbearbeiter der Zentrale Beschaffung senden.

      Rechnungen und Kassenbelege müssen zwingend im Original eingereicht werden, ansonsten kann keine Erstattung erfolgen!

      Für die Erstattung von vorausgezahlten Rechnungen sind Zahlungsbelege (Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung o. ä.) erforderlich. Nicht relevante Teile dieser Belege können geschwärzt werden.

    Ansprechpartner

    Stefan Schmitz
    Stefan Schmitz
    Function: Sachgebietsleiter
    Facility: Sachgebiet 2.2: Zentrale Beschaffung
    Room: DM17
    Tel.: +49 (0)651 201-4225
    Fax: +49 (0)651 201-4299

    Vertretung

    Dirk Kasel
    Dirk Kasel
    Function: Hauptsachgebietsleiter
    Facility: Leitung HSG 2
    Room: V220
    Tel.: +49 (0)651 201-4212
    Fax: +49 (0)651 201-4298