AFaT-Vertreter werden in der Regel auf der konstituierenden Sitzung eines Fachschaftsrates gewählt. Diese Sitzungen finden nach Beendigung der jährlichen Neuwahlen des Fachschaftsrates statt. 

Die AFaT-Vertreter müssen in der FSR-Sitzung einen Bericht über das jeweils zurückliegende AFaT-Treffen abgeben. 

Die Anwesenheit bei den Treffen des AFaT ist für die Fachschaftsvertreter obligatorisch, da proportional zu deren Anwesenheit Geldmittel an den FSR zurückgehen (siehe Restbetrag). Es ist daher dringend empfehlenswert jemanden auszuwählen, der genug Freizeit erübrigen kann. 

Die AFaT-Sitzungen finden normalerweise alle 14 Tage montags um 18:00 (s.t.) statt; Meistens im Studihaus, der Raum wird aber in jeder Sitzungseinladung sowie auf dieser Webseite vorab angegeben. 

Bei jeder Sitzung wird ein Protokoll angefertigt. Eine Vorlage ist in der Dokumentensammlung zu finden. Anzupassende Stellen werden in der Vorlage mit einem Formularfeld angezeigt. Das Protokoll ist möglichst detailliert zu halten. Es handelt sich um ein Ergebnisprotokoll, das möglichst auszuformulieren ist.

Die durch die Satzung verpflichtenden TOPs sind bereits vorausgefüllt. 

Auch ist bei jeder Sitzung eine Anwesenheitsliste zu führen, aus der die namentlich die anwesenden Mitglieder einer jeweiligen Fachschaft hervorgehen. Anhand der Anwesenheitsliste ist gemäß Satzung die Beschlussfähigkeit festzustellen. Termin und Ort der folgenden Sitzung werden am Ende des Protokolls vermerkt. 

Im Zweifelsfall bleiben vertrauliche Informationen außerhalb des Protokolls. Dies wird auf der Sitzung durch den jeweiligen Redner angezeigt. 

Das Protokoll ist nach der Sitzung möglichst schnell an den AFaT-Verteiler (afatuni-trierde) zu senden, spätestens jedoch 7 Tage nach der jeweils protokollierten Sitzung. Ein Exemplar geht, vom Protokollanten unterschrieben, an das AStA-Finanzreferat zur Archivierung.

Dem Protokoll sind alle gestellten Anträge (unabhängig davon, ob diese genehmigt wurden oder nicht) anzufügen.

Nach Bestätigung des Protokolls in der folgenden Sitzung durch Abstimmung unter den Vertreter*Innen wird das Protokoll auf der Webseite des AFaT veröffentlicht.

Je Protokoll wird dem Protokollanten vom AStA eine Aufwandsentschädigung von 10€ ausgezahlt. 

Allen Fachschaftsräten steht ein Grundbetrag und ein Restbetrag zu der vom AFaT-Finanzer berechnet wird und vom AStAFin ausgezahlt wird. Wie diese Beträge genau berechnet werden, steht in der Finanzordnung.

Damit eine Fachschaft den Grundbetrag bekommt, muss sie beim AStAFin (astafinuni-trierde) das aktuelle Wahlprotokoll (inklusive Postenverteilung bzw. Protokoll der konstituierende Sitzung), einen Haushaltsplan für das aktuelle Haushaltsjahr und eine Verpflichtungserklärung zur ordnungsgemäßen Kassenführung einreichen. Der Haushaltsplan muss ausgeglichen sein. Das bedeutet, dass nur so viele Ausgaben verplant werden dürfen, wie eine Fachschaft Einnahmen hat und umgekehrt. Der Grundbetrag muss bis zum 15. Januar jedes Jahres beantragt werden.

Für die Auszahlung des Restbetrags muss nur ein formloser Antrag bei AStAFin eingereicht werden, sofern alle Dokumente (Wahlprotokoll, Haushaltsplan, Protokoll der konstituierenden Sitzung und Verpflichtung zur odnungsgemäßen Kassenführung) schon für den Grundbetrag eingereicht wurden. Die Auszahlung muss ebenfalls bis zum 15. januar beantragt werden.

Jeder Fachschaftsrat muss folgendes Kassenbuch für die Buchführung verwenden:

Vorlage mit Beispielen als .xlsx

In der Vorlage stehen einige Beispieleinträge. Diese können gelöscht werden und eigene Buchungen eingetragen werden. 

Für jeden Eintrag im Kassenbuch muss ein Belegzettel ausgefüllt werden. Die Rechnungen sind diesem anzufügen.

Der AFaT-Vertreter hat im Wesentlichen die Vertretungsfunktion seiner Fachschaft in einem Gremium aus weiteren Vertretern, welche studentische Belange besprechen, die Erstsemesterarbeit betreuen und Geldmittel für die Fachschaften vermitteln und verwalten. 

Bei studentischen Projekten des Fachschaftsrates, als auch bei den jährlichen Feierlichkeiten, kann es vorkommen, dass das Budget die finanziellen Möglichkeiten des FSR übersteigt und sie einen negativen Saldo haben. Im Gegenzug für die Bereicherung der Bildungslandschaft, als auch fachinterner Stabilität und interdisziplinärer Zusammenarbeit ist es möglich, vom AFaT einen bestimmten Betrag dieses negativen Saldos als Unterstützung des FSR in einem Antrag zurückerstattet zu bekommen. Die Höhe des Betrags kann der Finanzordnung des AFaT entnommen werden. Dabei sind aus den Anträgen Beträge privater Natur zu streichen und nur sinnhafte Ausgaben einzufordern.

Bei Antragstellung ist herauszuarbeiten, welche Anforderungen an das Fach gestellt werden. Es ist notwendig, einen Kontostand des FSR vorzuweisen und aufgrund dessen die Dringlichkeit der Unterstützung zu unterstreichen. Keinesfalls sollten Anträge mit niedrigen Geldsummen gestellt werden, welche vom FSR getragen werden könnten, um eine möglichst seriöse Rolle im AFaT einzunehmen und sich der positiven Einstimmigkeit der anderen Mitglieder sicher zu sein.

Für Anträge werden folgende Unterlagen benötigt:

• Rechnung
• Anschreiben mit Summe + Prozentsatz des beantragten Verlustbetrags
• Haushaltsplan
• Aktueller Kontostand
• ggf. öffentliche Ausschreibungen
• ggf. Anzahl an teilnehmenden Studierenden / externen Teilnehmern
• ggf. 3 Angebote, welche verglichen wurden

Die konkreten Richtlinien zu Anträgen und etwaige Fristen können der Finanzordnung des AFaT entnommen werden.